Referral recruitment    Rijbewijs 


Representatie- of vaste kostenvergoeding

Datum laatste wijziging: 13 maart 2018  |  Trefwoorden: Vaste kostenvergoeding, Representatie, Werkkostenregeling, Vrije ruimte, WKR, Reiskosten, Beloningscomponenten

Inhoud

  1. Oude regeling voor de WKR
  2. Werkkostenregeling (WKR)
  3. Vrije ruimte of intermediaire kosten
  4. Intermediaire kosten
  5. Kostenvergoeding toch belast onder de WKR?
  6. Steekproefsgewijs onderzoek
  7. Aandachtspunten
  8. Naslag

Oude regeling voor de WKR

Onbelaste vergoeding

De werkgever kan een (beperkte) vaste netto kostenvergoeding - ook wel algemene, vrije, vaste kostenvergoeding, representatie of beroepskostenvergoeding genoemd - aan de werknemer geven voor relatief kleine kosten die de werknemer niet declareerde. Voorbeelden zijn: relatiegeschenken (deze geschenken moeten uitsluitend bestemd zijn voor de zakelijke relaties), een abonnement op een financieel dag/weekblad, traktaties op het werk, zakelijk telefoonkosten en andere kosten die verband houden met de representatie.
De vergoeding van de representatiekosten moet zakelijke kosten betreffen, een cadeau van de werkgever aan de werknemer in het kader van zijn verjaardag of huwelijk valt niet onder het begrip zakelijk.





Hoogte bedragen

Afhankelijk van het niveau van de functie en het feit of de functionaris veel of weinig met derden contacten onderhoudt, komen netto bedragen van bijv. € 45, € 68 of € 113 per maand voor. Meestal zit een representatiekostenvergoeding verborgen in een algemene kostenvergoeding. Tweede Kamerleden zijn het meest geprivilegieerd, zij ontvangen jaarlijks ruim € 5.000 onbelast per jaar.

Ook lunchkosten

De Hoge Raad heeft in 2008 geoordeeld dat lunchkosten, ook als deze relatief hoog, variabel en niet-regelmatig zijn, kunnen worden opgenomen in de onderbouwing van een vaste kostenvergoeding. Dit betekent dat ook variabele kosten, die niet elk loontijdvak voorkomen of niet ieder loontijdvak voor ongeveer hetzelfde bedrag worden gemaakt, via een vaste kostenvergoeding kunnen worden vergoed als aannemelijk is dat de betreffende kosten zich op jaarbasis tot de veronderstelde omvang zullen voordoen.
De kosten van traktaties aan collega's kunnen alleen onbelast worden vergoed als de werknemer deze kosten maakt uit zakelijke overwegingen.

Bewijslast

Bij het verstrekken van een vaste kostenvergoeding heeft de werkgever de verplichting om voldoende aannemelijk te maken dat de kosten in verband met het verwerven van loon zijn gemaakt en dat de vergoeding tot dekking van die reële kosten hebben gediend. Een werkgever kan dit bereiken door gedurende een bepaalde periode gespecificeerd bij te houden welke kosten daadwerkelijk zijn gemaakt door de betreffende werknemers. De fiscus gaat als regel akkoord met een referentieperiode van drie aaneengesloten maanden. Zelfs tijdens de bezwaarfase heeft een werkgever nog de mogelijkheid om een vaste kostenvergoeding te kunnen onderbouwen* Dit blijkt onder meer uit een uitspraak van de Centrale Raad van Beroep (9-9-2005, nr. 04/4658), de hoogste rechter op het gebied van premieheffing sociale verzekeringen. Een onderzoek tijdens de bezwaarfase is dan werkelijk de laatste kans om zich teweer te kunnen stellen tegen een (forse) premienota sociale verzekeringen of naheffing loonbelasting over vermeende te hoge vaste kostenvergoedingen.

* Uit jurisprudentie (2008) is gebleken dat het achteraf onderbouwen van een vaste kostenvergoeding niet is toegestaan. De specificatie moet dus aanwezig zijn voordat de werkgever de kostenvergoeding aan de werknemer verstrekt, of uiterlijk op het tijdstip dat de vergoeding wordt uitbetaald.

CAO

Soms blijkt in de betreffende CAO een specificatie van de vaste kostenvergoeding al staan omschreven. Is de vaste kostenvergoeding voor een werknemer gelijk aan de in de CAO opgenomen specificatie dan is een verwijzing naar de CAO voldoende, zo heeft de Hoge Raad beslist.






De Belastingdienst (2011) neemt het voornoemde niet over. Letterlijk staat geschreven: 'Om te bepalen of u deze vergoeding onbelast mag verstrek­ken, kunnen wij u vragen om steekproefsgewijs te onderzoe­ken welke uitgaven uw werknemers gedurende een bepaalde tijd hebben gedaan. U zult zo’n onderzoek van tijd tot tijd moeten herhalen, wil het als betrouwbare basis kunnen dienen voor het bepalen van de hoogte van een vrijgestelde vaste kostenvergoeding. Voor een vaste kostenvergoeding die op basis van een CAO wordt betaald, geldt deze procedure ook. Zo’n vergoeding is niet zonder meer vrijgesteld.'

Vergoeding voor iedere werknemer afzonderlijk

Een kostenvergoeding moet voor iedere werknemer afzonderlijk zijn vastgesteld om onbelast te kunnen worden uitbetaald. Laat men dit na, dan riskeert men een naheffingsaanslag loonbelasting en premies werknemersverzekeringen en een boete (vaak 25%). De vaste kostenvergoeding is functioneel gebonden. Bij verandering van functie is het verstandig na te gaan of de vaste vergoeding nog steeds van toepassing is.

Ziekte en verlof

Als een werknemer vanwege ziekte of vakantie niet werkt, zal hij de kosten waarvoor een vaste kostenvergoeding wordt gekregen niet of niet geheel maken. De Belastingdienst stelt zich op het standpunt dat een vaste kostenvergoeding nog gedurende maand volgend op die waarin de werknemer ziek is geworden, mag worden doorbetaald. Daarna wordt de vergoeding gezien als belast loon en dient de werkgever daarover belasting in te houden. Dat is alleen anders voor kosten waarvan de werkgever kan aantonen dat deze ook doorlopen tijdens de ziekte van de werknemer, zoals bijvoorbeeld een jaarabonnement op een vaktijdschrift dat niet (tijdig) opgezegd kan worden. Deze doorlopende kosten kan de werkgever wel onbelast blijven vergoeden.

Belastingdienst kritisch

Onderbouwing vaste kostenvergoeding van groot belang. Voor de Belastingdienst is het gemakkelijk ´scoren´ bij een controle als de werkgever de vaste kostenvergoeding niet heeft onderbouwd. Het rekensommetje 'maandelijkse vergoeding x aantal werknemers x 12 maanden x 5 jaar' levert in de regel een flinke correctie op. Bovendien rekent de fiscus een bovenmatige kostenvergoeding tot netto loon, dat dan gebruteerd moet worden.

NB: Het voornoemde is niet van toepassing als een organisatie per 2011 de werkkostenregeling invoert, zie onder.

Werkkostenregeling

Vrije ruimte of intermediaire kosten

Een vergoeding voor representatiekosten (afhankelijk van de aard en bestemming) is belastbaar loon voor de werknemer, de werkgever kan deze vergoeding ook onderbrengen in het forfait. Zie Werkkostenregeling, Overige kosten en voordelen in geld of natura onder forfait.
Ook is het mogelijk dat de vergoeding onder intermediaire kosten valt. Zie onderstaande alinea's.

Intermediaire kosten

Intermediaire kosten zijn uitgaven die de werknemer niet voor zichzelf doet maar namens de werkgever en voor diens rekening. Een vergoeding van intermediaire kosten is hierom geen voordeel uit dienstbetrekking en dus geen loon voor de loonheffingen. Van loon kan wel sprake zijn als de werkgever de werknemer meer vergoedt dan het precieze bedrag van de uitgaven.
Voor kosten van de werknemer bestaat een wettelijke mogelijkheid van een vaste vergoeding. Deze wettelijke mogelijkheid is er niet voor vergoedingen van intermediaire kosten. Toch wordt goedgekeurd dat een vaste vergoeding van intermediaire kosten plaatsvindt alsof sprake is van een vaste vergoeding van kosten van de werknemer. Deze goedkeuring houdt het volgende in:
  1. de werkgever kan het bedrag van de intermediaire kosten aannemelijk maken;
  2. hij specificeert de intermediaire kosten per kostenpost naar aard en veronderstelde omvang;
  3. hij onderbouwt de vergoeding, als de inspecteur dat vraagt, met een steekproefsgewijs onderzoek van de werkelijk gemaakte kosten;
  4. een aanvullende vergoeding is alleen mogelijk als de werkgever aannemelijk kan maken in hoeverre de werkelijke uitgaven hoger zijn dan het desbetreffende bedrag van de vaste vergoeding. (Bron: Besluit Fiscaal Bestuursrecht (5 juli 2011 - herziening), punt 3.3.3.)
Zie ook subrubriek Intermediaire kosten.

Op de vraag aan de Belastingdienst 'Mijn werknemer krijgt een vaste kostenvergoeding. De Belastingdienst heeft deze vergoeding in 2009 goedgekeurd. Moet ik nu voor 2011 of 2012 weer een kostenonderzoek doen?' is het antwoord:
'Nee, dat hoeft niet als de omstandigheden waarop u de vergoeding hebt gebaseerd, onveranderd zijn. Als u gebruik maakt van de werkkostenregeling, mag u onder voorwaarden een vaste kostenvergoeding geven voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten. Voor het doen van onderzoek naar de werkelijke kosten - 1 van de voorwaarden - geldt dat u dit onderzoek vooraf moet doen. Deze voorwaarde geldt alleen voor nieuwe vaste kostenvergoedingen. Vaste kostenvergoedingen voor andere kosten dan gerichte vrijstellingen of intermediaire kosten zijn loon. Maar u kunt dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte.' (Bron: Belastingdienst / 2011).

Bij ziekte accepteert de Belastingdienst dat de vaste kostenvergoeding in de maand van ziek worden plus de daaropvolgende maand
wordt doorbetaald. Daarna mag alleen nog een deel worden doorbetaald voor vaste kosten zoals abonnementen.

In plaats van een vaste kostenvergoeding kan worden overwogen deze regeling te vervangen door declaraties, die als regel wel meer administratie vergen.






Kostenvergoeding toch belast onder de WKR?

Onder de werkkostenregeling (WKR) blijft een vaste kostenvergoeding alleen onbelast als deze bestaat uit kosten die vallen onder een gerichte vrijstelling of als intermediaire kosten zijn aan te merken. Dit moet u van tevoren onderzoeken, anders loopt u het risico dat de hele kostenvergoeding is belast. (Bron: Rendement, 30 jan. 2015)

Steekproefsgewijs onderzoek

De Belastingdienst heeft aangegeven dat een dergelijk steekproefsgewijs onderzoek alleen nodig zou zijn voor nieuwe vaste kostenvergoedingen. Dit is mooi, maar staat echter haaks op hetgeen in de wettelijke regeling is vastgelegd (dat bij de overgang op de werkkostenregeling een onderzoek verplicht is). BDO adviseert werkgevers dringend om alleen af te zien van het steekproefsgewijze onderzoek als de eigen inspecteur daar schriftelijk mee heeft ingestemd. Ook werkgevers die onder de ‘oude’ regeling (of overgangsregeling) reeds een steekproef hebben uitgevoerd of toen een goedkeuring van de Belastingdienst hebben ontvangen, adviseert BDO in 2015 een goedkeuring om te mogen afzien van de steekproef bij de Belastingdienst aan te vragen. (Bron: Accountantweek / BDO, 6 mrt. 2015)

Aandachtspunten

Met de definitieve inwerkingtreding van de werkkostenregeling per 2015 is de mogelijkheid om vaste kostenvergoedingen te betalen aan werknemers niet verdwenen. Maar ook de valkuilen voor specifiek deze vaste vergoedingen zijn blijven bestaan. BDO zette de aandachtspunten voor correcte onbelaste vaste kostenvergoedingen op een rijtje, kort samengevat:

  1. Zorg, nog steeds, voor een actuele onderbouwing
  2. Wijs de vaste kostenvergoeding aan als eindheffingsloon
  3. Houd op tijd een steekproef
  4. Voer deze steekproef vervolgens zorgvuldig uit
  5. Let op declaraties en credit cards
(Bron en meer: BDO, 21 jan. 2016)

Naslag

Meer informatie is te vinden in Handboek Loonheffingen. Ga naar subrubriek Loon- en inkomstenbelasting en klik bij Handboeken Loonheffingen op het door u gewenste jaar.







Gerelateerde artikelen en/of partner bijdragen:
Gerelateerd nieuws en/of opinies:



 Referral recruitment    Rijbewijs