Reiskostenvergoeding wordt thuiswerkbudget, maar vraag niet aan de Belastingdienst om te veranderen

Opinie  |  di 13 jul 2021  |  Bron: Merknemers.nu  |  Auteur: Andries Bongers  |  Trefwoorden: Werkkostenregeling, Budget, Budgetmodel, Flexibele arbeidsvoorwaarden, Thuiswerken, Thuiswerkplek, Thuiswerkovereenkomst, Vrije ruimte, WKR, Thuiswerkvergoeding

Werkgevers willen nieuwe manier van vergoedingen. Op zich lijkt dat een rechtvaardige wens, die aansluit op de veranderde manier van werken en woon- werkverkeer.
Werkgevers willen best een thuiswerkvergoeding geven, maar ontdekken dat een dergelijke vergoeding in geld gewoon tot het belastbaar loon wordt gerekend, maar dat een verstrekking van de noodzakelijke faciliteiten (die eigendom blijven van de werkgever) wel onbelast mag gebeuren.
Er worden daarom vaak gekunstelde constructies uitgevoerd om toch maar een onbelaste vergoeding te kunnen geven.
Zo zijn er werkgevers die vergoedingen geven uit de vrije ruimte van de Werkkostenregeling of een dergelijke onbelaste vergoeding weer laten verruilen met bruto loon (budget).
Dat vergoedingen (buiten een paar onbelaste forfaitaire vergoedingen) zonder meer belastbaar zijn moet duidelijk zijn, wanneer de werkkostenregeling strikt wordt gevolgd. Wat zegt de fiscale werkkostenregeling namelijk (niet te verwarren met de vrije ruimte, die wel eens verkort de WKR wordt genoemd) dat alle noodzakelijke voorzieningen door de werkgever onbelast verstrekt (beschikbaar gesteld) mogen worden. Dus ook het meubilair en andere faciliteiten om te voldoen aan de eenvoudige Arboregels voor thuiswerken.
Het Nibud heeft eerder een bedrag van € 2,00 per dag genoemd, als het gaat om de kosten van water en energie. Wanneer een dergelijke vergoeding wordt gegeven is dat meestal uit de vrije ruimte van de WKR, met het risico van overschrijding en een flinke eindheffing.
Nu thuiswerken kennelijk, na jaren van een zwalkend welles/nietes beleid, uiteindelijk in veel sectoren is geaccepteerd, is de vraag van veel werkgevers om daar gewoon een onbelaste vergoeding voor te kunnen geven.
Werkgevers willen nu al inzicht hebben wat hun gewijzigd beleid voor de komende jaren aan extra kosten en regelgeving gaat opleveren. In het belastingplan van 2022 is sprake van een verhoging van het percentage van de WKR. Vermoedelijk wordt bedoeld dat de 3% over de eerste € 400.000,00 van de loonsom gehandhaafd blijft, maar over het restant van de loonsom zal de vrije ruimte uit 1,18% blijven bestaan.
Wat ik mis is de creativiteit in het toepassen van de huidige wetgeving. Wanneer je als werkgever vindt dat de medewerker thuis ook bij de koffieautomaat een bakkie moet kunnen doen, verstrek dan een goede koffiemachine en de nodige koffiecupjes. Ja, het risico is natuurlijk ook dat tegen de vakantietijd ook cupjes en suiker meegenomen worden in de camper.
Ook is er voor de reiskostenregeling jaren geleden al een flexibele regeling getroffen, waarbij toen al rekening werd gehouden dat een medewerker (met een fulltime baan) maar 50% van de werkweek naar de werklocatie reist. Wanneer de reiskostenverruiming vanwege Corona wordt ingetrokken blijft nog steeds de oude regeling bestaan.

Flexibele arbeidsvoorwaarden is een strategische doelstelling geworden

Veel organisaties gaan hun arbeidsvoorwaarden meer flexibel aanbieden, waarbij de medewerker. afhankelijk van zijn persoonlijke situatie en interesses van dat moment, een keuze kan maken uit meerdere budgetten. Bijvoorbeeld afzien van een leaseauto en daarvoor in de plaats een mobiliteitsbudget krijgt. Maar ook een budget voor ontwikkeling of ontspanning c.q. vitaliteit.
Dergelijke regelingen moeten niet in Den Haag worden uitgewerkt, maar laat iedere werkgever zelf op basis van de bedrijfseigen situatie en wensen, maar ook doelstellingen, een eigen regeling uitwerken op de bestaande wetgeving.
Kies dan voor een strategie met beheersbare risico’s, een flexibele kostenstructuur en een modern, eigentijds en gepersonaliseerd beloningsbeleid. 
Merknemers is een organisatie, met experts die al vele op maat gemaakte regelingen voor bedrijven hebben uitgewerkt, rekening houdend met alle fiscale en arbeidsrechtelijke consequenties

Beloningsbeleid moderniseren? Wij weten hoe. Bel 035 - 525 23 67! (merknemers.nu)
 
Lees meer