Uitkeringen bijzondere gebeurtenissen    Werkkostenregeling (inleiding) 


Vrije ruimte

Datum laatste wijziging: 13 mei 2019  |  Trefwoorden: Vrije ruimte, Werkkostenregeling, Antimisbruikbepaling, WKR

Inhoud

  1. Begrip en vaststelling vrije ruimte, werkkostenforfait
  2. Meten met twee maten
  3. Van 1,6 naar 1,2%
  4. Wanneer vaststellen vrije ruimte
  5. DGA
  6. Fiscus akkoord met werkkostenvergoeding AWVN
  7. Goedkeuringen bonussen in de vrije ruimte
  8. Kosten uit 2014 kunnen in vrije ruimte van 2015
  9. Voorlopige stand van zaken bestedingen binnen vrije ruimte
  10. Antimisbruikbepaling
  11. Oud-medewerkers tellen mee voor vrije ruimte
  12. Naslag
  13. Rekenvoorbeeld
  14. Is dit wat de wetgever bedoelde?
  15. Werkkostenregeling: bonussen in vrije ruimte niet toegestaan
  16. Wanneer afrekening WKR?
  17. Vrije ruimte werkkostenregeling naar 1,3 procent?
  18. Verruiming WKR: tot 2000 euro hogere onbelaste vergoedingen
  19. Details onbelaste Arbo-vergoedingen
  20. Mogen (bonus)aandelen als eindheffingsbestanddeel WKR worden aangewezen?

Begrip en vaststelling vrije ruimte, werkkostenforfait

Onder de werkkostenregeling mag u maximaal 1,2% (vanaf 2015) van het totale fiscale loon, de 'vrije ruimte' ook wel werkkostenforfait of forfait genoemd, besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. De werkgever moet deze dan wel aanwijzen als eindheffingsloon (bijvoorbeeld door ze in de administratie op te nemen als eindheffingsloon).

Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, wordt geen loonbelasting betaald. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%. De werkgever hoeft hierover geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen en werkgeversheffing Zvw te betalen of bijdrage Zvw in te houden.

NB: Bij de berekening van de vrije ruimte mag de werkgever ook loon uit vroegere dienst betrekking meenemen als dat loon minder dan 10% van het totale fiscale loon uitmaakt.

Meten met twee maten

De vrije ruimte is de afgelopen jaren enkele keren aangepast

  • De vrije ruimte (forfait) van de werkkostenregeling (WKR) was in 2011 en 2012 nog 1,4% van het totale fiscale loon van alle werknemers.
  • In het regeerakkoord van 29 oktober 2012 werd besloten dat de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) vanaf 2013 1,5% zou bedragen. Dat werd uiteindelijk toch weer 1,4%.
  • En toen sloeg de vlam in de pan, vanaf 2015 bedroeg de vrije ruimte 1,2%. Dit gezien de volgende 'offers' van de overheid:
    • Er mag flexibeler worden omgegaan met vergoedingen en verstrekkingen die noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van de functie (het zogenaamde noodzakelijkheidsprincipe).
    • Met 'Producten eigen bedrijf' mag meer flexibel worden omgegaan.
    • Verschillende bedrijven van hetzelfde concern krijgen één totaal budget. Daarom kan er flexibeler om worden gegaan met vergoedingen die bijvoorbeeld deels voor het ene, en deels voor het andere bedrijf bestemd zijn. De enige voorwaarde is dat de moedermaatschappij vrijwel volledig eigenaar is van de betrokken bedrijven (meer dan 95% belang).
Maar de overheid nam ook maatregelen ten ongunste van organisaties en hun werknemers:
  • Premie bestuurdersaansprakelijkheid en Verklaring omtrent gedrag (VOG) belast (2015). 
  • Het stellen van extra eisen aan het noodzakelijkheidscriterium (2015)
  • Het belasten van internet thuis (2015?)
  • Het afschaffen van het rentevoordeel van de personeelslening voor hypotheken en woningverbetering (2016)
  • Voor outplacement geldt alleen een gerichte vrijstelling als tegelijkertijd aan de werknemer loon uit tegenwoordige dienstbetrekking (bijv. niet opgenomen vakantiedagen) wordt uitgekeerd (2016).
Merkwaardig genoeg leidden voornoemde verslechterende maatregelen niet tot het in procenten verhogen van de vrije ruimte. Dit kan men een voorbeeld van 'meten met twee maten' noemen.

Van 1,6% naar 1,2%

Tot en met 2012 hield de werkgever de bijdrage Ziektekostenverzekering (Zvw) in en vergoedde hem aan de werknemer, die er vervolgens loonbelasting/premie volksverzekeringen over betaalde.
Vanaf 2013 is dit veranderd, als gevolg van de invoering van de Wet Uniformering Loonbegrip. De werkgever houdt dan geen bijdrage Zvw meer in op het loon. De werknemer ontvangt vervolgens geen vergoeding meer, waardoor het brutoloon lager uitvalt.

Vanwege dat het feit dat het totale bruto loon dus ook aanmerkelijk minder zou gaan worden werd in principe besloten om de vrije ruimte te verhogen maar 1,6%. In plaats daarvan besloot het kabinet echter vanwege de bezuinigingswoede, om de vrije ruimte te verlagen van 1,5% naar 1,4% en vervolgens vanwege “het beperkt noodzakelijkheidscriterium” van 1,4% naar 1,2%, waarbij de vraag zich aandient welke werkgevers en werknemers nu het voordeel hebben van het onbelast beschikbaar stellen van communicatiemiddelen. Je hebt dergelijke middelen immers nodig (en dan is het sowieso onbelast) of je hebt het nauwelijks of niet nodig en dan wordt het niet eens beschikbaar gesteld. In bepaalde branches bijvoorbeeld de Zorgsector zou je liever een fiets onbelast willen vergoeden.

Wanneer vaststellen vrije ruimte

De werkgever is vrij om te bepalen wat de omvang van de vrije ruimte in zijn onderneming is. Hiervoor geeft de Belastingdienst drie methoden:
  1. de werkgever schat de vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar en toetst dat gedurende het lopende jaar en herrekent na afloop van het jaar;
  2. de werkgever schat de vrije ruimte op basis van het voorafgaande kalenderjaar en toetst dat per aangiftetijdvak van het lopende jaar en herrekent na afloop van het jaar;
  3. de werkgever berekent de vrije ruimte per aangiftetijdvak van het lopende kalenderjaar en toetst dat per aangiftetijdvak van het lopende jaar. NB: Bij methode 3 is geen herrekening mogelijk.

DGA

In theorie is het mogelijk de hele vrije ruimte voor een directeur-grootaandeelhouder (DGA), die op de loonlijst van een werkmaatschappij staat, voor hem benutten.
Een voorwaarde hierbij is dat de vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever voor de DGA als eindheffingsloon onderbrengt in de vrije ruimte, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is (zie ook: Gebruikelijkheidstoets).
Vergoedingen en verstrekkingen die de werkgever als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengt, hebben geen gevolgen voor de gebruikelijkloonregeling. Met andere woorden, ze tellen niet mee bij het loon dat de werkgever moet toetsen aan het gebruikelijk loon.

Bij een aantal vormen van loon kan de werkgever niet kiezen voor eindheffingsloon. Altijd loon van de werknemer zijn:
  1. een auto van de zaak (behalve de buitengewone beveiligingsmaatregelen);
  2. een dienstwoning (behalve de pied-à-terre en de kosten van buitengewone beveiligingsmaatregelen voor de woning);
  3. boetes;
  4. vergoedingen en verstrekkingen voor criminele activiteiten.

Fiscus akkoord met werkkostenvergoeding AWVN

Werkgeversvereniging AWVN heeft voor een van haar leden een goedkeuring ontvangen van de Belastingdienst voor de toekenning van een algemene werkkostenvergoeding. In de voorgelegde situatie kunnen werknemers afzien van een deel van de eindejaarsuitkering in ruil voor een netto vergoeding.
Onder de werkkostenregeling is het mogelijk om een deel van het bruto loon van de werknemer uit te ruilen voor een netto vergoeding. Indien sprake is van een vergoeding die ten laste van de forfaitaire vrije ruimte komt (1,5% van de fiscale loonsom) zal beoordeeld moeten worden of een dergelijke vergoeding niet ongebruikelijk is.

‘De Belastingdienst acht in ieder geval een algemene vergoeding die binnen de vrije ruimte blijft en aan alle werknemers wordt toegekend op voorhand niet ongebruikelijk. De goedkeuring biedt ruimte aan werkgevers die een onbenut deel van de vrije ruimte willen gebruiken om fiscaal vriendelijk te belonen. Het bedrag kan zowel een nominaal bedrag zijn als een percentage van het loon van de werknemer. Uiteraard dient de uitruil als zodanig wel realiteitswaarde te hebben en te voldoen aan de overige fiscale voorwaarden. Het grote voordeel van een algemene vergoeding in deze vorm is dat de cafetariaregeling belangrijk kan worden vereenvoudigd. Zo is het niet langer noodzakelijk om een waslijst aan forfaitposten (fiets, fitness, internet thuis en dergelijke) als bestedingsdoelen op te nemen. De werkgever hoeft niet te controleren of de netto vergoeding ook aan het opgegeven doel is uitgegeven en de werknemer is volledig vrij is zijn besteding.

Goedkeuringen bonussen in de vrije ruimte

BDO heeft wederom een goedkeuring ontvangen (2014) van de Belastingdienst waarin de werkgever werd toegestaan de bonussen variërend tussen de € 50 en € 250 per werknemer onder te brengen in de vrije ruimte. Ook nu stelt de Belastingdienst (Amersfoort in dit geval) dat de bonussen maximaal € 2.400 op jaarbasis mogen bedragen.

Kosten uit 2014 kunnen in vrije ruimte van 2015

Als een onderneming nu een declaratie binnen krijgt van kosten die de werknemer in 2014 heeft gemaakt, dan kunnen die kosten in de vrije ruimte van 2015 worden ondergebracht. Voor de loonbelasting – en dus ook de werkkostenregeling – geldt namelijk het zogenoemde kasstelsel.

Het kasstelsel houdt in dat kosten worden beoordeeld aan de hand van de wetgeving die van toepassing is op het moment dat de kosten vorderbaar en inbaar zijn. Bij een declaratie is dat pas op het moment van declareren, niet op het moment waarop de kosten door de werknemer zijn gemaakt.

Voorlopige stand van zaken bestedingen binnen vrije ruimte

Directeur van WishWish: "De meeste ondernemers die op de hoogte zijn van de regeling, proberen binnen de vrije ruimte te blijven. Zij schrappen fors in de extraatjes. Zo vervallen veel extra's die juist bedoeld zijn om medewerkers te stimuleren of gezond te houden. Van de onderzochte extra's wordt met name bespaard op het fietsplan (-33%), verjaardagscadeaus (-18%) en een jubileumattentie (-13%). Ook op kerstgeschenken wordt in 2015 bezuinigd (-8%). Dit blijven werkgevers, net als in 2014, wel het belangrijkste extraatje vinden (78%)."

Hij vervolgt: "Omdat werkgevers het kerstgeschenk zo belangrijk vinden is het zaak om nu al rekening met deze uitgave te houden. Dat voorkomt dat je straks voor een vervelende keuze komt te staan: accepteer ik een 80% eindheffing of stel ik mijn personeel teleur.”

Antimisbruikbepaling

Onder de werkkostenregeling kan het niet alleen interessant zijn om bepaalde loonbestanddelen onder te brengen in de (belasting)vrije ruimte van 1,2% van de loonsom. Ook kan het financieel voordeel opleveren om de loonbestanddelen te belasten met de eindheffing van 80%. Daarom bevat de werkkostenregeling een antimisbruikbepaling.

Staatssecretaris Wiebes is van mening dat de antimisbruikbepaling niet goed werkt. Hij wil deze bepaling daarom per 1 januari 2016 verscherpen. Vanaf dan zouden alleen nog vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte mogen worden ondergebracht of met eindheffing worden belast: ‘Voor zover de omvang van de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen niet in belangrijke mate groter is dan de omvang van de vergoedingen en verstrekkingen die in voor het overige overeenkomstige omstandigheden in de regel worden aangewezen.’ Met deze omschrijving wil de staatssecretaris voorkomen dat gewoon loon lager (of niet) wordt belast. En voorkomen dat dit ook gebeurt met extreem hoge vergoedingen of verstrekkingen. (Bron: BDO, 21 okt. 2015)

Oud-medewerkers tellen mee voor vrije ruimte

Oud-werknemers kunnen van invloed zijn op de toepassing van de werkkostenregeling. Dit geldt bijvoorbeeld voor een ontslagvergoeding, kerstpakket, korting voor producten van het bedrijf en een eventuele VUT- of pensioenuitkering.

Als voorwaarde om deze bedragen in de vrije ruimte te plaatsen, geldt dat het totaal van deze bedragen lager is dan 10% van de totale fiscale loonsom. (Bron: HLB Accountants en Belastingadviseurs, 16 dec. 2015)

Naslag

Meer informatie is te vinden in Handboek Loonheffingen. Ga naar subrubriek Loon- en inkomstenbelasting en klik bij Handboeken Loonheffingen op het door u gewenste jaar.

Rekenvoorbeeld

De werkgever wil aan werknemer A en werknemer B een fietstas en een degelijk slot van in totaal € 100,- vergoeden. Stel dat het topbelastingtarief van werknemer A 37% is en van werknemer B 52%.

Als er ruimte is in de zogeheten vrije ruimte dan kunnen A en B de € 100 netto ontvangen. Is de vrije ruimte al overschreden dan moet de werkgever behalve de twee aankoopbedragen van € 100 voor beide € 80 eindheffing betalen.

Is dit wat de wetgever bedoelde? 

Twee bedrijven:
  1. Schoonmakers bedrijf, 90 werknemers, gemiddeld inkomen € 25.000, loonsom € 2.250.000, vrije ruimte is (2250000 x 1,2% =) € 27.000. De helft, 45 werknemers, wil een fiets voor het woon-werkverkeer, kosten fiets p.p. € 1.000. De werkgever wil niet boven de vrije ruimte uitkomen. Gevolg: helaas, er moet dus geloot worden want met 27 fietsen blijft de werkgever nog net binnen de vrije ruimte.
  2. ICT bedrijf, 90 werknemers, gemiddeld inkomen € 70.000, loonsom € 6.300.000, vrije ruimte is (6300000 x 1,2% =) € 75.600. De helft, 45 werknemers, wil een fiets voor het woon-werkverkeer, kosten fiets p.p. € 1.000. Gevolg: de 45 werknemers krijgen allen een fiets. Tot aan de vrije ruimte blijft er p.p. zelfs nog ((75600-45000):90 =) € 340 ruimte over voor een kerstpakket en nog meer leuks.

Werkkostenregeling: bonussen in vrije ruimte niet toegestaan

Op 25 januari 2018 heeft het Gerechtshof Amsterdam uitspraak gedaan in een door Meijburg & Co gevoerde procedure over de vraag of de toekenning van (bonus)aandelen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling mag worden ondergebracht. Het Hof oordeelde dat in het licht van de werkkostenregeling de toekenning van bonusaandelen aan een selecte groep van werknemers naar algemene maatschappelijke opvatting ongebruikelijk is.

De Hoge Raad zal het uiteindelijke oordeel moeten vellen.

Redactie: Een belangrijk argument voor het Hof was de gebruikelijkheidstoets, waarbij de waarde van de vergoeding in de vrije ruimte niet meer mag zijn dan  € 2.400,00. Een toets die kennelijk niet aan de orde kwam is dat 3/4 van de populatie in principe aan de regeling mee moet kunnen doen. Omdat slechts een selecte groep zich kwalificeerde, gaat ook hierin de verstrekking mank.

Wanneer afrekening WKR?

Als in het afgelopen jaar de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR) is overschreden, dan is de werkgever een eindheffing verschuldigd van 80% over deze overschrijding in euro's.

De eindheffing moet worden aangeven gelijk met de eerste aangifte loonheffingen van het nieuwe jaar. Oftewel uiterlijk eind februari indienen en betalen. (Bron: HR-kiosk)

Vrije ruimte werkkostenregeling naar 1,3 procent?

Hoeveel kost een verhoging van 0,1%-punt van de vrije ruimte in de werkkostenregeling? Deze vraag beantwoordt staatssecretaris Snel van Financiën naar aanleiding van de brief Fiscale beleidsagenda. Hoe staat het kabinet tegenover een verhoging van de vrije ruimte? Wat blijkt uit de evaluatie van de werkkostenregeling?

Een verhoging van de vrije ruimte met 0,1 procentpunt leidt naar schatting tot een budgettaire derving van € 92 miljoen in 2019. Deze inschatting is gebaseerd op de totale loonsom en de ontvangsten aan eindheffing. Dit is geen vaste sleutel: bij grotere wijzigingen van de hoogte van de vrije ruimte, moet een nieuwe berekening gemaakt worden. 

Redactie: Het kabinet vindt dat een verruiming niet nodig is en baseert dat op een oneigenlijke conclusie.
Op basis van het beperkte aantal organisaties dat eindheffing moet betalen voldoet de vrije ruimte van 1,2% in combinatie met de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen. Er wordt dus geen extra budget vrijgemaakt voor de werkkostenregeling. Een belachelijke stelling!


Lees meer in de Beantwoording Kamervragen over Fiscale beleidsagenda d.d. 9 mei 2018

Verruiming WKR: tot 2000 euro hogere onbelaste vergoedingen

Werkgevers kunnen vanaf € 2020 tot € 2000 hogere onbelaste vergoedingen geven aan hun werknemers. De werkkostenregeling, waarmee werkgevers bijvoorbeeld een kerstpakket of een bedrijfsuitje kunnen geven, wordt verruimd. Dit wordt gedaan op zo’n manier dat kleine werkgevers relatief het meeste voordeel hebben*.

Het percentage vrije ruimte van 1,2% van de totale fiscale loonsom wordt verhoogd naar 1,7% voor de eerste 400.000 euro van het totale fiscale loon. Dit betekent bij een loonsom van 400.000 euro dat werkgevers in de nieuwe situatie 6800 euro onbelast beschikbaar kunnen stellen in plaats van 4800 euro nu. Voor het bedrag boven 400.000 euro blijft het percentage van 1,2% gelden. Met name midden-en kleinbedrijven (MKB) hebben hier voordeel van.

Daarnaast wordt de vergoeding die de werkgever aan de werknemer geeft voor het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG) voortaan toegevoegd aan de lijst vrijstellingen.

De verruiming is een uitwerking van de 100 miljoen euro die door het kabinet augustus 2018 beschikbaar is gesteld voor lagere lasten op arbeid voor het MKB. De verruiming is in nauw overleg met vertegenwoordigers van het MKB vormgegeven. Het is de bedoeling dat de verruiming gaat gelden vanaf 1 januari 2020. (Bronnen: Rijksoverheid, TaxLife en SalarisNet, 1 feb. 2019)

Redactie: Het is verwarrend dat de Rijksoverheid in haar bericht in de kop spreekt over 'kleine werkgevers', d.w.z. organisaties met minder dan 15 werknemers. In de uitwerking blijken alle werkgevers, ongeacht het aantal werknemers, voor de verruiming in aanmerking te komen, zij het dat kleine werkgevers in verhouding er het meeste baat bij hebben.
Maar de onrechtvaardigheid voor lage lonen (grote of kleine) werkgevers blijft gewoon vanaf de introductie van de WKR bestaan. Immers 1,2% van de totale loonsom is in de Zorg een stuk minder dan in het Bank- en verzekeringswezen.

Details onbelaste Arbo-vergoedingen 

Arbovoorzieningen zijn gericht vrijgesteld. Hierbij maakt het niet uit of deze worden vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld, en of de voorzieningen op de werkplek worden gebruikt of niet. In de volgende situaties geldt een gerichte vrijstelling die niet ten koste gaat van de vrije ruimte.

Het gaat om de volgende voorzieningen:
  • arbovoorzieningen op de werkplek;
  • arbovoorzieningen buiten de werkplek (bijvoorbeeld een medische keuring).

De werknemer betaalt geen eigen bijdrage voor de voorzieningen. Voorbeelden zijn:

  • een veiligheidsbril met geslepen glazen voor een laborant of lasser;
  • een zonnebril voor een chauffeur of piloot;
  • speciale isolerende of beschermende kleding;
  • een verplichte medische keuring;
  • een aanstellingskeuring;
  • een geneeskundig of arbeidsgezondheidskundig onderzoek, een second opinion of een griepprik in het kader van preventie- en verzuimbeleid;
  • een door de werkgever geïnitieerd preventie- en gezondheidsprogramma;
  • een EHBO-cursus die in redelijkheid deel uitmaakt van een arboplan.

De volgende voorzieningen zijn gericht vrijgesteld onder de voorwaarde dat deze voorzieningen deel uit maken van een arboplan:

  • stoelmassage of reflexzonemassage, op de werkplek en tijdens werktijd;
  • cursus stoppen met roken;
  • arbovoorzieningen in de werkruimte thuis, die samenhangen met verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet.
Bron en meer: Visma/Raet, mei 2019. Zie ook Fiscale aspecten vitaliteitsprogramma.

Mogen (bonus)aandelen als eindheffingsbestanddeel WKR worden aangewezen?

De Hoge Raad heeft arrest gewezen in de procedure over de vraag of de toekenning van (bonus)aandelen als eindheffingsbestanddeel voor de werkkostenregeling mag worden aangewezen. Hierbij geeft de Hoge Raad ook zijn visie op de € 2.400 vuistregel van de Belastingdienst (juli 2019).

De Hoge Raad aan het woord: "Een redelijke bewijslastverdeling brengt met zich mee dat de inspecteur feiten en omstandigheden dient te stellen die het standpunt kunnen dragen dat niet aan het gebruikelijkheidsvereiste wordt voldaan. De bewijslast dat het aanwijzen van een beloningsvoordeel als eindheffingsbestanddeel voor de werkkostenregeling ongebruikelijk is, komt hiermee bij de inspecteur te liggen." Daarnaast stelt de Hoge Raad dat gelet op de tekst en totstandkomingsgeschiedenis van de bepaling aan deze stelplicht niet worden voldaan door uitsluitend te verwijzen naar de door de Belastingdienst gehanteerde doelmatigheidstoets van € 2.400 per werknemer per jaar. De doelmatigheidstoets van de Belastingdienst strandt hiermee. 


Ga terug naar rubriek Werkkostenregeling

Gerelateerde artikelen en/of partner bijdragen:
Gerelateerd nieuws en/of opinies:


 Uitkeringen bijzondere gebeurtenissen    Werkkostenregeling (inleiding)