Arbeidsvoorwaarden aanpassen agv invoeren WKR    Buitenland situaties 


BTW (werkkostenregeling)

Datum laatste wijziging: 17 januari 2019  |  Trefwoorden: Werkkostenregeling, WKR, BTW, BUA, Drempel, Aftrekbaar

Inhoud

  1. Praktische oplossing
  2. Administratie aanpassen
  3. BTW vergoedingen en verstrekkingen
  4. BTW aftrek bij o.a. een WKR toepassing
  5. Naslag

Praktische oplossing

Om te voorkomen dat van alle vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) de prijs inclusief én exclusief BTW moet worden geadministreerd, stelt staatssecretaris Wiebes van Financiën een praktische oplossing voor, letterlijk:
'Tot slot wil ik nog ingaan op een punt dat in de brede consultatie naar voren is gekomen en dat in het voorgenomen pakket niet terugkomt. Het gaat daarbij om vastleggingen inclusief BTW, zoals dat in het loondomein als uitgangspunt geldt. Vergoedingen zijn naar hun aard altijd inclusief BTW, immers voor een werknemer speelt aftrek geen rol. Ook de waarde van loon in natura is naar haar aard inclusief BTW.

Vastleggingen in de financiële administratie van werkgevers in de profitsector geschieden exclusief BTW. Het verzoek is om een wettelijke maatregel te treffen om de doorboeking naar de vrije ruimte dan ook exclusief BTW te laten plaatsvinden. Dit leidt tot minder administratieve lasten voor deze werkgevers. Dit verzoek komt sympathiek over, maar heeft in de uitwerking als nadeel dat de vrije ruimte dan gecorrigeerd moet worden met de BTW-druk. Dat zou dan weer onredelijk uitpakken voor de non-profitsector.

Het probleem van het doorboeken exclusief BTW kan evenwel in de praktijk worden opgelost, zonder dat een wetswijziging nodig is. Bij het berekenen van het bedrag dat in de vrije ruimte moet worden ingeboekt, kan de werkgever met de inspecteur afspreken dat hij de gemiddelde BTW-druk over de verschillende voorzieningen uit de vrije ruimte in aanmerking neemt.' (Bron: Rijksoverheid, 3 juli 2014)

Administratie aanpassen

Werkgevers die voor de werkkostenregeling (WKR) kiezen - vanaf 2014 moet iedere werkgever op de WKR zijn overgegaan - moeten in de financiële (salaris)administratie een aparte registratie bijhouden van de kosten welke vallen onder het forfait van de werkkostenregeling inclusief de BTW. In de oude situatie werden in de grootboekrekeningen de bedragen exclusief BTW (zowel hoog 19% BTW als laag 6% tarief door elkaar) genoteerd, onder het regime van de werkkostenregeling mag dat dus niet meer.

De aparte administratie van de WKR is nodig om te kunnen beoordelen of de organisatie binnen de vrije ruimte van 1,2% van het fiscale loon blijft. Staat in de financiële administratie geen BTW bij de boekingen voor de vergoedingen en verstrekkingen, dan moet de BTW er alsnog aan worden toegevoegd.

BTW vergoedingen en verstrekkingen

De WKR gaat zoals gezegd uit van kosten inclusief BTW. Hieronder geven we in alfabetische volgorde een opsomming van die vergoedingen en verstrekkingen, waarbij ook de BTW moet worden vermeld.
  • Beeld en geluidsinstrumenten
  • Computer en bijbehorende apparatuur (organizer, e-readers, pocket-pc’s, tablet computers, mini-notebooks en navigatieapparatuur
  • Fiets
  • Gereedschap
  • Kinderopvang buiten de werkplek
  • Loon in natura (bijvoorbeeld kerstpakket)
  • Muziekinstrumenten
  • Personeelsfeesten
  • Telefoon e.d.
  • Telewerkvergoeding (werkruimte thuis)
NB: Het is mogelijk dat de bovenstaande lijst niet compleet is. Voorbeeld: moet een verstrekking van 'producten eigen bedrijf' nu wel of niet incl. BTW. worden berekend?

Btw-aftrek bij o.a. een WKR toepassing

Personeelsvoorzieningen

Personeelsvoorzieningen zijn faciliteiten die u aan uw personeel beschikbaar stelt, zoals huisvesting, fitness, ontspanning of loon in natura. Ook een kerstpakket of jubileumgeschenk valt hier dus onder.
Voor dit soort zakelijke kosten bent u wellicht geneigd de BTW volledig als voorbelasting in aftrek te brengen. De Wet BUA beperkt echter de BTW vooraftrek.

Bepaal zakelijk gebruik

U koopt mobiele telefoons en laptops vanuit zakelijk oogpunt en dus niet om uw personeel iets extra’s te geven zoals bij een kerstpakket. Bij aanschaf moet u het feitelijke privégebruik inschatten. Als u dat inschat op 25%, kunt u 75% van de BTW volgens de normale btw-regels als voorbelasting in aftrek brengen.
Ook voor de kosten van gebruik, zoals de abonnements- en gesprekskosten, moet zo’n splitsing worden gemaakt.

BUA en Drempelbedrag

BUA staat voor Besluit Uitsluiting Aftrek omzetbelasting.
De BTW op uitgaven voor personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken is niet altijd aftrekbaar als voorbelasting. U kunt de btw over deze uitgaven alleen aftrekken als de uitgaven per begunstigde per jaar niet meer dan € 227 (exclusief btw) zijn.
Het ingeschatte privégebruik wordt als ‘loon in natura’ beschouwd. Dat deel van de kosten (privé gebruik) telt mee in uw BUA-berekening. U moet controleren of u jaarlijks voor maximaal € 227,- (excl. BTW) per persoon aan personeelsvoorzieningen of verstrekkingen aan uw personeel geeft. Is het totaal lager dan € 227,-? Dan geldt er geen aftrekbeperking en is alle BTW in principe aftrekbaar. Komt u hierboven? Dan is de BTW voor deze kosten niet aftrekbaar.
Naast goederen en diensten die door personeel zowel zakelijk als privé worden gebruikt, tellen mee: kerstpakketten en vergelijkbare cadeaus, kosten van sport en ontspanning en (openbaar) vervoer.

Drempelbedrag personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken

Giften en relatiegeschenken zijn meestal persoonsgebonden. Personeelsvoorzieningen kunnen voor meerdere medewerkers bestemd zijn, zoals een bedrijfsfitnessruimte.
De persoonsgebonden uitgaven, rekent u toe aan de desbetreffende personen. Uitgaven die u doet voor een groep medewerkers, deelt u door het aantal personen dat van de voorziening gebruik maakt of gebruik kan maken. U kunt nu per medewerker vaststellen of u het drempelbedrag hebt overschreden. Voor de gevallen waarin het maximum bedrag aan BTW van € 227,00 per medewerker is overschreden, kunt u het meerdere niet als voorbelasting aftrekken.

Hoe bepaalt u de uitgaven per medewerker?

U geeft al uw personeel een kerstpakket van € 75 exclusief btw. Voor de helft van uw personeel hebt u bovendien een uitje verzorgd: kosten € 400 (excl. BTW) per persoon. Aan 1 werknemer hebt u een jubileumhorloge van € 150 (excl. btw) cadeau gegeven. Hierbij geldt dan het volgende:
U mag de BTW aftrekken van het kerstpakket dat u geeft aan personeel waarvoor u geen uitje hebt verzorgd.
U mag de BTW van het horloge aftrekken, als u voor dit personeelslid geen uitje hebt verzorgd. De kosten (€ 225) blijven dan onder het drempelbedrag van € 227.
U mag geen BTW aftrekken van de kosten van het uitje.

Naslag

Meer informatie is te vinden in Handboek Loonheffingen. Ga naar subrubriek Loon- en inkomstenbelasting en klik bij Handboeken Loonheffingen op het door u gewenste jaar.

Ga terug naar rubriek Werkkostenregeling

Gerelateerde artikelen en/of partner bijdragen:
Gerelateerd nieuws en/of opinies:


 Arbeidsvoorwaarden aanpassen agv invoeren WKR    Buitenland situaties