De gecompliceerde regelingen voor de telefoon, tweede telefoon, kabel/ADSL, ISDN en internet zijn per 1 januari 2007 vervangen door één eenvoudige regeling. De vergoedingen of verstrekkingen van internet, telefoon, andere communicatiemiddelen (bijvoorbeeld een smartphone en een BlackBerry) en gesprekskosten zijn onbelast 'indien er sprake is van meer dan 10% bijkomstig zakelijk gebruik'. Datzelfde geldt voor een tweede telefoonaansluiting. Als de werkgever deze communicatiemiddelen zelf aan de werknemer beschikbaar stelt, gelden dezelfde regels.
De bewijslast of het zakelijk gebruik van telefoon en internet meer dan 10% is, ligt bij de werkgever.
Als de werknemer deze communicatiemiddelen voor 10% of minder zakelijk gebruikt, is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon voor alle loonheffingen. De waarde van dit loon bepaalt de werkgever als volgt:
Een probleem blijft wanneer de provider voor de (mobiele) telefoon en/of gesprekskosten, internet en een tv-abonnement één totaalbedrag in rekening brengt. De vraag is dan welk deel van het abonnement belastingvrij kan worden vergoed. In een aantal gevallen kunnen daarover afspraken met de Belastingdienst worden gemaakt.
Een vergoeding voor een telefoon is gericht vrijgesteld mits voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium. Zie Werkkostenregeling, Gerichte vrijgestelde kosten.
Wordt niet voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium dan is 'een vergoeding voor internet thuis en dergelijke communicatiemiddelen (onder meer de telefoon)' belastbaar loon voor de werknemer. De werkgever kan deze vergoeding ook onderbrengen in het forfait. Zie Werkkostenregeling, Overige kosten en voordelen in geld of natura onder forfait.
De werkgever kan aan de werknemer onbelast een mobiele telefoon en dergelijke communicatiemiddelen (bijvoorbeeld een smartphone en een BlackBerry) ter beschikking stellen als de werknemer aan de volgende 2 voorwaarden voldoet:
Als de werknemer niet aan deze voorwaarden voldoet, is de factuurwaarde van de mobiele telefoon en dergelijke communicatiemiddelen (inclusief btw) loon van de werknemer. Maar de werkgever kan dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in het forfait.
Het verstrekken (de werknemer wordt eigenaar) of vergoeden van een mobiele telefoon en dergelijke communicatiemiddelen is belast: de factuurwaarde van de mobiele telefoon en dergelijke communicatiemiddelen (inclusief btw) of het bedrag van de vergoeding is loon van de werknemer. Maar de werkgever kan dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in het forfait.
Als de werknemer zijn eigen mobiele telefoon gebruikt, mag de werkgever het telefoonabonnement belastingvrij ter beschikking stellen bij een zakelijk gebruik van meer dan 10%. Een vergoeding voor het telefoonabonnement is belast loon. De werkgever kan deze verstrekking ook onderbrengen in het forfait (vrije ruimte).
In haar Besluit van 25-11-2011, nr. BLKB2011/1828M (rubriek 3.8) gaat de Belastingdienst in op 'Mobiele telefoon en dergelijke communicatiemiddelen'. In de uitvoeringspraktijk bestaat behoefte aan duidelijkheid over de begrippen 'telefoon, internet en dergelijke communicatiemiddelen' (hierna: communicatiemiddelen) en 'computers en dergelijke apparatuur en bijbehorende apparatuur' (hierna: computers e.d.). Daarbij gaat het om apparaten met de uiterlijke kenmerken van een mobiele telefoon die tevens bruikbaar zijn voor andere functies dan mondelinge communicatie.
De wettelijke regeling zegt dat werkgevers een vrije vergoeding of verstrekking kunnen geven voor communicatiemiddelen als het zakelijke gebruik daarvan van meer dan bijkomstig belang is, dat wil zeggen groter is dan 10%. Bij computers e.d. is een vrije vergoeding of verstrekking pas mogelijk bij nagenoeg geheel zakelijk gebruik, dat wil zeggen 90% of meer.
Onder het begrip communicatiemiddelen vallen ook bepaalde toestellen waarbij de communicatie (zoals telefonie, sms, en e-mail) een centrale rol speelt. Voorbeelden daarvan zijn smartphones (zoals een BlackBerry of een iPhone). De Belastingdienst gaat er bij deze apparaten vanuit dat sprake is van een communicatiemiddel als het beeldscherm een diagonaal heeft van niet meer dan 7 inch (17,78 cm). Het beeldscherm en de invoermogelijkheden zijn bij deze apparaten te beperkt voor langdurig gebruik als computer. Wel staat het werkgevers vrij om aannemelijk te maken dat een specifiek apparaat met een groter scherm toch een communicatiemiddel is. Pocket-PC's, mini notebooks, netbooks, e-readers en navigatieapparatuur vallen niet onder het begrip communicatiemiddelen. Dergelijke apparatuur is hetzij geschikt voor algemeen gebruik, hetzij voor een specifiek ander gebruik dan als communicatiemiddel. Deze apparatuur valt hierom onder de regeling voor computers e.d. Afhankelijk van technische ontwikkelingen zal naar verwachting het onderscheid tussen computers en communicatiemiddelen (verder) vervagen. Nader wordt bezien in hoeverre dit onderscheid in de fiscale regelgeving aanpassing behoeft.
Het voorgaande staat overigens los van de vraag of bij een telefoontoestel sprake is van voldoende zakelijk gebruik voor een vrije vergoeding of verstrekking. Als een telefoontoestel extra functies heeft (bijvoorbeeld fotografie, muziek, video of GPS) kan toch sprake zijn van een communicatiemiddel. Door zulke extra functies kan evenwel eerder sprake zijn van ander dan zakelijk gebruik. De Belastingdienst kan in concrete gevallen vragen het zakelijke gebruik aannemelijk te maken. Dit geldt temeer als de werkgever het toestel aanbiedt via een cafetariaregeling.
Werknemers kunnen in het kader van de vanaf 2015 verplichte invoering van de Werkkostenregeling (WKR) gemakkelijker laptops, tablets en smartphones krijgen van hun werkgever. Staatssecretaris Wiebes (Financiën) versoepelt de fiscale regels die hiervoor gelden. De maatregelen komen in het Belastingplan 2015. Momenteel hoeft geen belasting te worden betaald als een apparaat van het werk voor 90 procent zakelijk wordt gebruikt.
De werkgevers gaan onder meer hiervoor wel betalen, de vrije ruimte in de WKR is vanaf 2015 1,2%, zie subrubriek Werkkostenregeling (inleiding).
NB: De Hoge Raad oordeelde op 11 september 2015 dat een iPad moet worden aangemerkt als ‘computer en dergelijke apparatuur'.
De Belastingdienst heeft aangegeven dat de kosten van een vaste aansluiting in de woning niet langer onbelast* te vergoeden zijn. De vrijstelling geldt slechts voor mobiele communicatiemiddelen; de mobiele telefoon dus wel (mits noodzakelijk), de vaste telefoon dus niet. (Bron: Accountantweek / BDO, 6 mrt. 2015)
* De kosten mogen uiteraard wel als eindheffingsloon worden ondergebracht in de vrije ruimte.
Meer informatie is te vinden in Handboek Loonheffingen. Ga naar subrubriek Loon- en inkomstenbelasting en klik bij Handboeken Loonheffingen op het door u gewenste jaar.