Vertrouwenspersoon en klachtencommissie

Datum laatste wijziging: 26 juni 2023  |  Trefwoorden: , , , , , , , ,

Inhoud

  1. Vertrouwelijke melding
  2. Klachtencommissie
  3. Ondernemingsraad
  4. Waarom een vertrouwenspersoon?
  5. Certificaat
  6. Opleiding
  7. Klachten melden bij Arbodienst
  8. Bedrijfsarts niet toegankelijk
  9. Landelijke vereniging
  10. GroenLinks wil vertrouwenspersoon verplichten
  11. Vertrouwenspersonen: #Metoo heeft niet geleid tot echt resultaat
  12. Nieuwe Wegwijzer Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen
  13. Taken van de vertrouwenspersoon
  14. Geheimhoudingsplicht
  15. Wetsvoorstel vertrouwenspersoon

Vertrouwelijke melding

Om ongewenst gedrag - agressie en geweld, seksuele intimidatie, pesten, discriminatie et cetera - vertrouwelijk te kunnen melden of daarover met een deskundige te spreken, hebben (grote) organisaties vaak een vertrouwenspersoon in het leven geroepen. De vertrouwenspersoon kan een interne werknemer zijn of bijvoorbeeld een functionaris van een Arbodienst.
 
NB: Op basis van de wetgeving (Arbowet, Burgerlijk Wetboek, et cetera) is de werkgever niet verplicht een vertrouwenspersoon te benoemen. Vakbonden hebben meermalen er voor gepleit deze verplichting in de Arbowet vast te leggen. De werkgever is wel verplicht een vertrouwenspersoon te benoemen als dat in een CAO is overeengekomen.

Klachtencommissie

Vertrouwenspersoon en klachtencommissie zijn aparte begrippen. De vertrouwenspersoon werkt meer informeel, het probleem kan soms via enkele gesprekken (dus zonder rapportage) worden opgelost en afgesproken kan worden dat de naam van de betreffende werknemer geheim blijft.
De interne klachtencommissie pakt de klacht formeel aan. Op basis van een onderzoek gaat zij na of de klacht gegrond is. Als dat het geval is, adviseert zij de werkgever over het nemen van (tijdelijke) orde- of strafmaatregelen (Red.: Berekent zij ook de kosten?). Tenslotte controleert zij of de genomen maatregelen geholpen hebben de klacht(en) te verminderen c.q. te doen verdwijnen.

Ondernemingsraad

De aanstelling van een vertrouwenspersoon moet de instemming van de OR hebben.

Waarom een vertrouwenspersoon?

Iedere organisatie heeft zijn eigen cultuur en omgangsvormen, maar in geen enkele organisatie mogen ongewenste omgangsvormen worden geaccepteerd. Met ongewenste omgangsvormen worden agressie tegen medewerkers, seksuele intimidatie, pesten (mobbing) en discriminatie bedoeld.

Door ongewenste omgangsvormen niet aan te pakken, komen verhoudingen op de werkvloer onder druk te staan, kunnen medewerkers niet meer optimaal functioneren en presteren en betaalt de organisatie een hoge prijs door tijdverlies van leiding, ziekteverzuim, personeelsverloop en aantasting van het imago. Zie: www.vertrouwenszaken.nl
Een vertrouwenspersoon kan ook geraadpleegd worden voor persoonlijke situaties, zoals schulden etc.

Certificaat

Door middel van een persoonscertificaat kunnen vertrouwenspersonen aantonen dat zij aan de gestelde beroepseisen voldoen. Een onafhankelijke certificatie instelling (CRP) controleert elke vier jaar of de vertrouwenspersoon aan de eisen voldoet en of deze voortdurend kennis en vaardigheden ontwikkelt. Het verstrekte certificaat geeft belanghebbenden het vertrouwen dat de vertrouwenspersoon daadwerkelijk aan die eisen voldoet.

Opleiding

Om ervoor te zorgen dat meer vertrouwenspersonen aan de gestelde eisen voldoen, komt er een nieuwe gecertificeerde opleiding. Deze opleiding wordt in de toekomst waarschijnlijk verplicht gesteld voor iedereen die als vertrouwenspersoon aan de slag wil. In 2012 gaat de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen dan ook – in samenwerking met opleidingsinstituten – een gecertificeerde opleiding ontwikkelen voor deze functie. (Bron: Opzij)

Een organisatie die diverse opleidingen voor vertrouwenspersoon organiseert, is Rendement. Zie onder meer www.rendement.nl/prev.

Klachten melden bij Arbodienst

Klachten kunnen ook gemeld worden bij een Arbodienst zelf. Wordt de klacht volgens de werknemer door de Arbodienst niet of niet goed genoeg behandeld, kan hij hoger bij de Geschillencommissie Arbodiensten. Is een werknemer het oneens met een beslissing van een bedrijfsarts, dan bestaat de mogelijkheid om een second opinion aan te vragen.

Bedrijfsarts niet toegankelijk

De vakcentrales CNV, FNV en MHP* willen dat het kabinet werk maakt van een fatsoenlijke toegang tot een bedrijfsarts voor alle werkenden. Dat staat in een gezamenlijke brief, die zij naar staatssecretaris Paul de Krom (Sociale Zaken) hebben gestuurd. Uit onderzoek van het ministerie zelf bleek dat circa een op de vijf werknemers niet op eigen houtje naar de bedrijfsarts kan stappen bij bijvoorbeeld beginnende klachten. Pas als daadwerkelijk sprake is van verzuim, komt op initiatief van de werkgever de arbo-arts in actie (Bron: Centraal Beheer, 2011).

* MHP is in april 2014 overgegaan in de Vakcentrale voor Professionals (VCP).

Landelijke vereniging

Zie de site van Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV).

GroenLinks wil vertrouwenspersoon verplichten

GroenLinks-Kamerlid Wim-Jan Renkema wil dat iedere organisatie wordt verplicht een vertrouwenspersoon aan te wijzen. Nu gebeurt dat op veel plaatsen nog op vrijwillige basis en is de functie onderwerp van discussie.

Werkgeverskoepel VNO-NCW bepleit afschaffing vanwege 'onnodige regeldruk'. (Bron: Brisk, 3 dec. 2018)

Vertrouwenspersonen #Metoo heeft niet geleid tot echt resultaat

Van de vertrouwenspersonen die zijn aangesloten bij de Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen deelt slechts veertien procent de mening dat de #Metoo-beweging tot voldoende verandering heeft geleid.

Maar liefst twintig procent van de vertrouwenspersonen voert jaarlijks drie tot vier gesprekken over seksueel grensoverschrijdend gedrag, 66,5 procent een of twee gesprekken. #Metoo heeft volgens 84 procent van de vertrouwenspersonen niet geleid tot meer meldingen dan voorheen over dit onderwerp. Dit blijkt uit een peiling onder vertrouwenspersonen. (Bron: Managersonline, 4 dec. 2018)

Nieuwe Wegwijzer Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen

Het doel van de Wegwijzer Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen is om een positieve bijdrage te leveren aan het creëren van een veilige werkomgeving. Iedereen moet zich namelijk veilig kunnen voelen op het werk. De Arbowet verplicht werkgevers beleid te voeren tegen psychosociale arbeidsbelasting waaronder ongewenste omgangsvormen (artikel 3, lid 2). Dit betreft discriminatie, seksuele intimidatie, agressie & geweld en pesten (artikel 1, lid 3 onder e).

De Wegwijzer Vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen bevat informatie over de wettelijke kaders, de taken en verantwoordelijkheden, het profiel, competenties en de positionering van de vertrouwenspersoon. Ook zijn er sprekende voorbeelden opgenomen. (Bron: Min SZW, 18 feb. 2020)

Wat zijn de taken van een vertrouwenspersoon?

  • Eerste opvang verzorgen van werknemers die zijn lastig gevallen en die hulp en advies nodig hebben
  • Onderzoeken of een oplissing in de informele sfeer mogelijk is
  • Het slachtoffer informeren over andere oplossingsmogelijkheden, zoals klachtenprocedures
  • Het slachtoffer begeleiden als deze werknemer de zaak aanhangig wil maken bij een klachtencommissie of directie van de ondernemeing
  • Doorverwijzen naar andere hulpverlenende instanties, bijvoorbeelde een mediator
  • Voorlichting geven over de aanpak van ongewenst gedrag
  • Leidinggevenden en management adviseren en ondersteunen bij het voorkomen van ongewenst gedrag en meldingen van ongewenst gedrag registreren
De vertrouwenspersoon kan ook geraadpleegd worden voor persoonlijke problemen, zoals schulden etc. Dus omstandigheden die liever niet met het management gedeeld willen worden.

Wat staat in het wetsvoorstel waarbij een vertrouwenspersoon verplicht wordt bij meer dan 10 werknemers?

  1. De werknemer die in de arbeidssituatie is geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen, waaronder begrepen direct en indirect onderscheid, intimidatie, seksuele intimidatie, agressie, geweld of pesten, kan zich wenden tot een vertrouwenspersoon.
  2. De werkgever wijst een of meer werknemers aan als vertrouwenspersoon.
  3. Indien de mogelijkheden onvoldoende zijn om de functie van vertrouwenspersoon binnen het bedrijf of de inrichting toereikend te organiseren, wijst de werkgever mede of uitsluitend een of meer externe personen aan als vertrouwenspersoon.
  4. Indien in het bedrijf of de inrichting van de werkgever een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging is ingesteld, geschieden de keuze voor de vertrouwenspersoon en diens positionering alsmede de verlenging en beëindiging van diens aanstelling met instemming van die ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Artikel 27, derde tot en met zesde lid, van de Wet op de ondernemingsraden is van overeenkomstige toepassing.
  5. De vertrouwenspersoon heeft in ieder geval de volgende taken:
    • a) het opvangen, begeleiden en adviseren van de werknemer, bedoeld in het eerste lid, en zo nodig doorverwijzen naar een professionele hulpverlenende instantie of hulpverlener;
    • b) het zo nodig inschakelen van een deskundige of bemiddelaar bij conflicten die verband houden met ongewenste omgangsvormen als bedoeld in het eerste lid;
    • c) het adviseren over en behulpzaam zijn bij eventueel verder te nemen stappen door de werknemer, bedoeld in het eerste lid, en verlenen van nazorg;
    • d) het signaleren van knelpunten in de uitvoering van het beleid, het verstrekken van inlichtingen over de mogelijkheden tot voorkoming en bestrijding van ongewenste omgangsvormen als bedoeld in het eerste lid, en het geven van gevraagd of ongevraagd advies aan de werkgever en de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, bedoeld in het vierde lid, ter zake van bedoelde ongewenste omgangsvormen;
    • e) het geven van voorlichting ter zake van ongewenste omgangsvormen als bedoeld in het eerste lid, en informatie over de inhoud van de functie van de vertrouwenspersoon en diens bereikbaarheid; 
    • f) het jaarlijks uitbrengen van een verslag van bevindingen aan de werkgever en de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, bedoeld in het vierde lid.
  6. De werkgever waarborgt de onafhankelijke positie van de vertrouwenspersonen en stelt hen in staat de functie zelfstandig te vervullen.
  7. De werknemer, bedoeld in het tweede lid, wordt uit hoofde van een juiste functievervulling niet benadeeld in diens positie in het bedrijf of de inrichting. Artikel 21, vierde zin, van de Wet op de ondernemingsraden is van overeenkomstige toepassing.
  8. De vertrouwenspersonen beschikken over een zodanige deskundigheid en ervaring, zijn zodanig in aantal, gedurende zoveel tijd beschikbaar en worden zodanig ondersteund, dat zij de functie van vertrouwenspersoon naar behoren kunnen vervullen, waarbij in het bijzonder het vertrouwelijke karakter van de functie is gewaarborgd. In de risico-inventarisatie en -evaluatie, bedoeld in artikel 5, worden de maatregelen beschreven die nodig zijn om te voldoen aan de eerste volzin.
  9. De vertrouwenspersoon is verplicht tot geheimhouding ten aanzien van een melding als bedoeld in het eerste lid, en al het overige dat betrokkene bij de uitoefening van de taak bekend is geworden en waarvan deze het vertrouwelijk karakter moet begrijpen.

Geheimhoudingsplicht

Een vertrouwenspersoon gaat altijd vertrouwelijk om met de informatie van werknemers vanwege een geheimhoudingsplicht.
De vertrouwenspersoon is een zelfstandige functie binnen de organisatie en rapporteert bij voorkeur aan de Directeur-HR of de Algemeen directeur, met nog steeds (tenzij niet anders mogelijk is) een geheimhoudingsplicht.

Ga terug naar subrubriek Arbeidsomstandigheden.