Sociale leven    Tweede Kamer 


Thuiswerken en de fiscus

Datum laatste wijziging: 1 oktober 2020  |  Trefwoorden: Thuiswerken, Woon-werkverkeer, Reiskostenvergoeding, Meubilair, Arbobeleid, Kamerbrief, Noodmaatregel, Coronacrisis, 2021, Thuiswerkvergoeding, WKR, Werkkostenregeling

Inhoud

  1. Noodmaatregelen Coronacrisis
  2. Vaste reiskostenvergoeding voor 2020
  3. Vaste reiskosten en Arbo voorzieningen 2021
  4. Thuiswerkvergoeding voor de Rijksoverheid

Noodmaatregelen Coronacrisis

Veel werknemers werken op dit moment al thuis. En na de oproep van het kabinet zullen nog meer werknemers volgen. Een werkgever mag niet zomaar deze werkplek belastingvrij vergoeden. Hiervoor gelden allerlei voorwaarden.

Voorwaarden thuiswerkplek voor werknemers

Los van het feit dat een werkplek moet voldoen aan ARBO-voorwaarden, zijn er ook fiscale regels. Een laptop, smartphone, beeldscherm, gereedschap of stoel ter beschikking stellen is alleen belastingvrij mogelijk als voldaan wordt aan het noodzakelijkheidscriterium, wat echter praktisch nauwelijks een probleem hoeft te zijn.
De fiscus is (helaas) wel van mening dat wanneer de werkgever voor o.a. voorzieningen als een laptop of meubilair een vergoeding gaat geven dit wel belastbaar is.
Een vergoeding wordt namelijk belast, behalve wanneer deze uit de vrije ruimte van de WKR wordt bekostigd, maar deze pot is toch al niet rijkelijk gevuld. Dus is het niet zo handig om de vrije ruimte van de WKR aan te spreken.
Maar wanneer de werkgever vindt dat op grond van het noodzakelijkheidscriterium of de Arbowetgeving een voorziening noodzakelijk is, dan mag de werkgever deze voorzieningen gewoon onbelast beschikbaar stellen.

Wat zijn dan de voorwaarden:

  • De werkgever moet de voorziening betalen.
  • De kosten mogen niet aan de werknemer worden doorberekend.
  • De voorziening moet naar het redelijke oordeel van de werkgever noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking.
  • De werknemer moet de voorziening na enige tijd teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan de werkgever betalen.

Internet thuis belastingvrij

Ook de internetaansluiting bij uw werknemer thuis moet voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Nu is thuiswerken zonder internet lastig of zelfs onmogelijk. De vergoeding van het internetabonnement is gericht vrijgesteld als deze noodzakelijk is voor uw werknemer. Meestal heeft uw werknemer een zogenaamd combinatie pakket met TV, radio, bellen en internet. In dit geval mag u een deel van de kosten vergoeden, derhalve enkel voor de internetaansluiting. Deze vergoeding is belastingvrij en gaat niet ten laste van de vrije ruimte.
Maar ook een vergoeding voor verwarming, elektra en kleine is door de fiscus geaccepteerd. Er worden hiervoor verschillende bedragen genoemd.

In de cao voor Rijksoverheid is een bedrag netto van € 363 afgesproken voor de periode 13 maart t/m 31 december. Dus omgerekend € 38,21 per maand.
Bij de overheid zelf wordt ook een bedrag van € 81,00 per maand genoemd en het NIBUD noemt bedragen van € 43.30 per maand. Maar, zolang er geen sprake is van een forfaitair bedrag is feitelijk ieder bedrag goed, mits het maar aangetoond kan worden. Meestal door een paar “maatmannen” te nemen en de kosten 3 maanden vast te leggen.
Ons advies is om een redelijk bedrag hiervoor te vergoeden. Het gaat dan puur om kosten zoals energie, water, koffie etc.

Hoe staat het dan met de gebruikelijke reiskosten?

Ook hier constateren we dat de verwarring vrij groot is en er geen eenduidig beleid is op dit gebied.
Er zijn werkgevers, die de lopende maand en de maand erop nog de volle reiskosten doorbetalen bij ziekte en thuiswerken.

Twee bekende uitzonderingen

De mogelijkheid om een werknemer een vaste reiskostenvergoeding te geven voor woon-werkverkeer is per 1 januari 2007 aanzienlijk verruimd
Voor de berekening van de reiskosten per maand is indertijd echter uit praktische overwegingen het aantal werkdagen vastgesteld op 214 dagen per kalenderjaar. Met andere woorden: indien een werknemer met een vijfdaagse werkweek in het kalenderjaar op tenminste 150 dagen (60%) naar de vaste arbeidsplaats reist, kan aan hem een onbelaste reiskostenvergoeding worden betaald alsof hij op 214 dagen naar de werkplek reist. De aantallen van 214 en 150 worden in geval van werkweken van minder dan vijf dagen naar rato berekend. Ook dient er herrekend te worden als de omstandigheden op grond waarvan de berekening is gemaakt wijzigen.
Als de werknemer op minstens 60% (was 70%) van het aantal werkdagen per kalenderjaar naar zijn vaste werkplek reist, kan aan hem een vaste onbelaste vergoeding worden betaald alsof hij op alle werkdagen naar deze plaats reist.
Dus bij minder dan 64 dagen thuiswerken mag de werkgever de volledige reiskosten onbelast blijven vergoeden.

Noodmaatregelen Coronacrisis

De Belastingdienst keurt het doorbetalen van reiskosten (OV en € 0.19) goed op basis van het besluit “Noodmaatregelen Coronacrisis” zie hieronder:
Maar er is ook een zogenaamde Kamerbrief van staatssecretaris Vijlbrief waarin hij het volgende stelt:

"Voor reiskosten bestaat de mogelijkheid een vaste onbelaste vergoeding af te spreken, bijvoorbeeld voor het woon-werktraject. Voor veel werknemers leiden de maatregelen rondom de coronacrisis wat betreft de kosten van vervoer tot een verandering van hun reispatroon. Die verandering kan meebrengen dat een werkgever de vaste reiskostenvergoeding moet aanpassen of geheel of gedeeltelijk tot het loon moet rekenen. Dit vind ik in deze bijzondere omstandigheden ongewenst. Daarom wordt in het beleidsbesluit geregeld dat de werkgever die een vaste reiskostenvergoeding aanbiedt hier nu in deze thuiswerktijden geen gevolgen aan hoeft te verbinden. Dit betekent dat de werkgever voor deze periode mag blijven uitgaan van het reispatroon waar de vergoeding al op gebaseerd was."

N.B. Indien niet in de cao of in het personeelsreglement c.q. de arbeidsovereenkomst nadrukkelijk geregeld, zijn reiskosten niet afdwingbaar

Vaste reiskostenvergoeding voor het jaar 2020 

Officiële mededelingen van Ministerie van Financiën (Belastingdienst)
"Voor reiskosten met een vast en gelijkmatig karakter bestaat de mogelijkheid een vaste onbelaste vergoeding af te spreken, bijvoorbeeld voor het woon-werktraject (zie onderdeel 4 van het besluit van 20 maart 2015, nr. BLKB2015/0188M (Stcrt. 2015, 8385)).
Voor veel werknemers leiden de maatregelen rondom de coronacrisis wat betreft de kosten van vervoer tot een verandering van hun reispatroon. Die verandering kan meebrengen dat een werkgever de vaste reiskostenvergoeding moet aanpassen of geheel of gedeeltelijk tot het loon moet rekenen.
Dit vind ik (staatssecretaris) in deze bijzondere omstandigheden niet doelmatig en ongewenst. Daarom keur ik voor zoveel nodig het volgende goed."

Goedkeuring 1
Ik keur voor zoveel nodig goed dat een werkgever gedurende het jaar 2020 voor een vaste reiskostenvergoeding geen gevolgen verbindt aan een wijziging in het reispatroon van een werknemer. De werkgever kan deze goedkeuring ook toepassen voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Dit betekent dat de werkgever voor deze periode mag blijven uitgaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is.

Andere vaste vergoedingen
Voor andere vaste vergoedingen kunnen de maatregelen rondom de coronacrisis zonder nadere maatregel overeenkomstige gevolgen hebben. Dit vind ik in deze bijzondere omstandigheden ook niet doelmatig en ongewenst. Daarom keur ik voor zoveel nodig het volgende goed.

Goedkeuring 2
Ik keur voor zoveel nodig goed dat een werkgever gedurende het jaar 2020 ook andere vaste vergoedingen ongewijzigd voortzet en daarvoor blijft uitgaan van de aangenomen feiten waar de vergoeding op gebaseerd is

Toelichting
Deze goedkeuringen gelden niet voor een vergoeding voor extraterritoriale kosten volgens de bewijsregel als bedoeld in artikel 10ea van het Uitvoeringsbesluit loonbelasting 1965. Deze goedkeuringen zien alleen op vaste vergoedingen waarop de werknemer uiterlijk op 12 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht kreeg.

Voorbeeld
Als een recht op een vaste reiskostenvergoeding afhankelijk was van een keuze van de werknemer (bijvoorbeeld bij een cafetariasysteem) moet deze zijn keuze uiterlijk op 12 maart 2020 hebben gemaakt.

Opmerkingen redactie
Arbovoorzieningen voor thuiswerkers
Voorzieningen zoals meubilair (zoals een bureau/tafel en een ergonomische bureaustoel mag de werkgever beschikbaar stellen, maar niet vergoeden.
Een netto vergoeding kan dit jaar alleen of
  • uit de vrije ruimte van de WKR of
  • de vergoeding voor meubilair wordt aangemerkt als loon en moet worden belast.
Reiskosten
De gebruikelijke reiskosten die tot maart werden betaald, hoeven dus niet gekort te worden in het hele jaar 2020, wanneer de medewerker minder reisbewegingen maakt vanwege thuiswerken.
N.B. de werkgever is dit niet verplicht. M.a.w. de werkgever mag de reiskosten dus wel relatief verlagen, maar is dit fiscaal niet verplicht.

Vaste reiskosten en Arbo voorzieningen 2021

Fiscale tegemoetkomingen (2021) naar aanleiding van de coronacrisis; (Besluit noodmaatregelen coronacrisis) dd. 29 september 2020

Vanaf 1 januari 2021 komt de vrijstelling te vervallen om vaste reiskosten en/of kostenvergoedingen netto te mogen betalen aan thuiswerkers. Een eventuele thuiswerkvergoeding gaat dan eventueel ten laste van de vrije ruimte van de WKR;

Arbo voorzieningen vergoeden mag netto indien het is voor thuisgebruik en geen eigen bijdrage van de werknemer wordt verlangd en voldoet aan het beleid van de werkgever o.b.v. de Arbowet. Algemene voorzieningen vallen hier niet onder.

Opmerkingen redactie
Vanaf 1-1-2021 mag de werkgever dus geen onbelaste reiskostenvergoeding meer betalen over dagen dat de medewerker niet naar zijn locatie reist.
Maar hoe zit het dan met de 60% regel?
Nogal curieus is het feit dat in 2021 de werkgever nu wel een onbelaste vergoeding mag geven voor o.a. meubilair voor thuisgebruik. In 2020 mag de werkgever namelijk wel meubilair beschikbaar stellen, maar geen onbelaste vergoeding daarvoor geven. De rechtvaardiging voor deze beslissing (2020) is, dat wanneer op basis van het "Noodzakelijkheidscriterium" de werkgever een communicatiemiddel of meubilair mag verstrekken, de werkgever voor deze voorziening ook de factuur moet betalen en de voorziening beschikbaar moet stellen. Een vergoeding hiervoor aan de werknemer rechtstreeks wordt (tot nu toe) door de fiscus belast.

Thuiswerkvergoeding voor de Rijksoverheid

Vanwege de coronacrisis zijn de meeste werknemers (N.B. ambtenaren) momenteel thuis aan het werk. Zij maken daardoor extra kosten die zij niet gemaakt zouden hebben als zij hun werk op de werklocatie zouden verrichten. Het Nibud heeft berekend hoe hoog deze kosten zijn. *1
Partijen willen werknemers via een eenmalige vergoeding compenseren voor deze extra kosten die zij vanwege het thuiswerken hebben gemaakt.
Partijen zijn het eens over de volgende tijdelijke regeling voor gemaakte kosten vanwege het thuiswerken van 14 maart 2020 tot en met 31 december 2020:
  • Werknemers hebben recht op een thuiswerkvergoeding van netto € 363, *2 en 3
  • Tenzij zij door hun werkgever zijn aangewezen om het werk op de werklocatie te verrichten.
  • De thuiswerkvergoeding van werknemers die in deeltijd werken, wordt naar rato van de arbeidsduur berekend.
  • Daarnaast wordt de thuiswerkvergoeding van werknemers die later dan 13 maart 2020 in dienst zijn getreden naar rato van de thuisgewerkte maanden berekend.
  • Uitbetaling van de thuiswerkvergoeding geschiedt eenmalig in december 2020.
De thuiswerkvergoeding wordt door de werknemer aangevraagd en de leidinggevende controleert of de werknemer recht heeft op de thuiswerkvergoeding.

De onbelaste thuiswerkvergoeding wordt gewoon uit de WKR betaald

Partijen onderkennen dat cumulatie met bestaande vergoedingen voor thuiswerken moet worden voorkomen.
Werknemers die op grond van de CAO Rijk reeds recht hebben op de telewerkvergoedingen bij verplicht telewerken van € 81,83 (bruto) per maand, hebben daarom geen recht op de bovengenoemde vergoeding. Ook zullen eventuele decentraal afgesproken maandelijkse vergoedingen die zijn vastgelegd in het Personeelsreglement in mindering worden gebracht op deze vergoeding.

1. https://www.nibud.nl/beroepsmatig/thuiswerken-kost-e-2-per-dag/.
2. De thuiswerkvergoeding wordt onder de Vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) gebracht, waardoor werknemers een netto vergoeding ontvangen.
3. Partijen baseren dit totaalbedrag op basis van de berekeningen van € 2,- per dag van het Nibud, aangepast aan de feitelijke situatie binnen het Rijk, vermenigvuldigd met de periode van 14 maart 2020 t/m 31 december 2020 en gebaseerd op een voltijd dienstverband.


NB: Het onderwerp "Thuiswerken" treft u ook aan in subparagraaf Thuiswerken.

 

Gerelateerde artikelen en/of partner bijdragen:
Gerelateerd nieuws en/of opinies:



 Sociale leven    Tweede Kamer 


Zuivere koffie


De gratis versnapering voor de thuiswerker! Enjoy life arrangementen.
Bestel direct   |   Kerstpakketten