Declaratie wethouder wel ruim maar niet onterecht
Een meerderheid van de Utrechtse gemeenteraad wil dat wethouder Mirjam de Rijk (Milieu, Financiën) de als woon-werkverkeer gedeclareerde reiskosten naar haar gezin in Amsterdam terugbetaalt. Fractievoorzitters vinden het niet logisch dat De Rijk, die twee huizen heeft, de reiskosten bij de burger neerlegt.
Laten we dit geschil nu eens analyseren:
Het is aan de werkgever of deze de reiskosten wel of niet wil vergoeden, tenzij een regeling of de CAO dat voorschrijft. Nu de werkgever de kosten heeft vergoed, nemen wij aan, dat dit op basis van de gangbare richtlijn is. De vraag is wel: kunnen we de woning in Amsterdam als vaste woon- en verblijfplaats aanmerken en is de woning in Utrecht alleen tijdelijk (pied a terre). In feite hoort de woonplaats en de werklocatie in de vaste aanstelling vermeld te worden.
Als de belastingplannen m.b.t. de 128-dagenregeling en de thuiswerkvergoeding aangepast en ingevoerd gaan worden in 2022, hoe berekent u dit dan?
Stel een werknemer werkt 5 dagen per week, waarbij hij 3 dagen per week naar zijn werklocatie reist en 2 dagen thuiswerkt. De enkele afstand woon-werk is 30 km.
De werknemer voldoet dan aan de 128-dagenregeling.Hierdoor kan de werknemer een onbelaste vergoeding krijgen van 3/5 van 214 dagen = 128 dagen. De vergoeding is dan onbelast (128 x 60 x € 0,19) per jaar € 1.459,20. Is per maand € 121,60.
Voor de thuiswerkvergoeding mag 86 x € 2,00 = € 172 per jaar worden betaald. De totale vergoeding per maand is dan € 135,93.
Met ingang van 1 januari 2022 vervalt het overgangsrecht voor vaste reiskostenvergoeding. Dit betekent dat werkgevers opnieuw moeten beoordelen of het mogelijk en gewenst is om een vaste reiskostenvergoeding te betalen. Werkgevers moeten bepalen of hun werknemers in 2022 voldoen aan de voorwaarden voor een vaste reiskostenvergoeding.
Maar wat zijn dan de voorwaarden voor een vaste reiskostenvergoeding? De wettelijke regeling zegt dat een werknemer die in een kalenderjaar op tenminste 128 dagen naar een vaste werkplaats reist, een vergoeding mag ontvangen op basis van 214 dagen. Dit geldt voor vijf reisdagen. Reist een werknemer minder dagen, dan moet de vergoeding vanaf 2022 naar rato worden berekend.
Een voorbeeld:
Jan reist in 2022 vier dagen naar zijn werk. De enkele reisafstand is 20 kilometer. Jan moet minimaal 128 x 4/5 = 103 dagen naar zijn werk reizen. Hier voldoet hij aan. Hij reist namelijk vier dagen x 52 weken = 208 dagen naar zijn werk. Bij deze 208 dagen is geen rekening gehouden met vakantie en kortdurende ziekte. Maar de verwachting is dat Jan in 2022 zeker minimaal 103 dagen naar zijn werk reist.
Aan Jan kan in 2022 een reiskostenvergoeding worden uitbetaald voor 214 x 4/5 = 172 dagen. Dit leidt tot een vergoeding van 172 x 20 x € 0,19 x 2 = € 1.307,20.
Vanaf 1 januari 2022 is de nieuwe gerichte vrijstelling voor thuiswerken van kracht. Werkgevers kunnen aan hun werknemers een vergoeding uitbetalen van € 2,- per thuisgewerkte dag. Het is mogelijk om een vaste vergoeding te geven voor thuiswerken. Hiervoor wordt aangesloten bij de 128-dagenregeling.
Een voorbeeld:
In 2022 werkt Jan twee dagen thuis en reist hij drie dagen naar kantoor. De enkele reisafstand is 20 kilometer. De 128-dagen toets houdt in dat Jan minimaal 128 x 2/5 = 52 dagen thuis moet werken voor een vaste vergoeding. En daarnaast minimaal 77 dagen naar kantoor moet reizen.
Een vergoeding voor thuiswerken is mogelijk voor 214 x 2/5 = 86 dagen. Dit leidt tot een vergoeding van 86 x € 2,- = € 172. Daarnaast is een reiskostenvergoeding mogelijk van 214 x 3/5 = 129 x 20 x € 0,19 x 2 = € 980,40.
Met betrekking tot bovenstaande regelingen gelden een aantal bijzonderheden:
1. Samenloop thuiswerken en op reizen
In de praktijk komt het voor dat werknemers op een dag zowel thuiswerken als naar kantoor reizen. In dat geval mag er maar één van beide vergoedingen uitbetaald worden. Samenloop is niet toegestaan. Werkgever en werknemer bepalen in onderling overleg welke vergoeding wordt betaald. Het omslagpunt ligt rond de vijf kilometer enkele reis.
Het is wel toegestaan om zowel een reiskostenvergoeding als een thuiswerkvergoeding te geven op een dag waarop deels wordt thuisgewerkt en gereisd wordt naar een andere plek dan de vaste werkplek. Deze praktische invulling maakt het mogelijk om een werknemer een reiskostenvergoeding op declaratiebasis te geven voor een zakelijk reis vanuit de woning. Denk bijvoorbeeld aan een klantbezoek. De vaste thuiswerkvergoeding hoeft daarvoor niet aangepast te worden.
2. Vervoer vanwege de werkgever
Als er sprake is van vervoer vanwege de werkgever, dan is een thuiswerkvergoeding alleen mogelijk als er op de thuiswerkdag geen gebruik wordt gemaakt van dat vervoer. Vervoer vanwege de werkgever is onder andere een auto of fiets van de zaak en het vergoeden, ter beschikking stellen of verstrekken van een OV-abonnement.
3. Schriftelijk afspraak
Voor het geven van een vaste vergoeding is het noodzakelijk om schriftelijke afspraken te maken. Werkgever en werknemer maken zo aannemelijk op hoeveel dagen wordt thuisgewerkt en/of gereisd. Deze schriftelijke afspraken zijn vormvrij. Hierdoor is het niet nodig om een registratie bij te houden of periodiek te declareren.
Het is toegestaan om incidenteel af te wijken van de afspraken zonder dat er een aanpassing nodig is. Dat volgt uit de 128-dagenregeling. Als er structurele veranderingen zijn, dan moeten de vergoedingen opnieuw worden bekeken.
4. Reiskosten 2022 versus 2021
Voor het bepalen van een vaste reiskostenvergoeding (en ook thuiswerkvergoeding) is de 128-dagenregeling aangepast. Vanaf 2022 geldt deze regeling voor vijf reisdagen. Reist iemand minder dagen, dan moet deze regeling naar rato van het aantal reisdagen worden toegepast. In 2021 en eerder werd deze regeling toegepast naar rato van het aantal werkdagen.
Een voorbeeld:
Kees werkt in 2022 vijf dagen waarvan vier op kantoor en één dag thuis. De afstand woon-werk bedraagt 15 kilometer en Kees krijgt geen thuiswerkvergoeding.
Kees kan in 2022 een vaste reiskostenvergoeding ontvangen als hij voldoet aan de 128-dagenregeling. In zijn geval wil dat zeggen dat hij op 128 x 4/5 = 103 dagen naar kantoor moet reizen. Dat haalt hij ruimschoots want Kees reist namelijk 4 x 52 weken = 208 dagen naar kantoor. In deze berekening van dagen is geen rekening gehouden met vakantie en ziekte. In een normaal jaar waarin zich geen rare gebeurtenissen voordoen, haalt Kees de 103 dagen ruimschoots.
Dat wil zeggen dat Kees in 2022 een reiskostenvergoeding mag ontvangen voor 214 x 4/5 = 172 dagen. Dit is een vergoeding van 172 x 15 x € 0,19 x 2 = € 980,40.
In 2021 en eerder wordt gerekend met werkdagen. Als we dit toepassen op bovenstaand voorbeeld kan Kees in 2021 een vergoeding krijgen voor 214 dagen als hij 128 dagen naar kantoor reist. Kees reist per jaar 208 dagen naar kantoor. Ook als hij rekening houdt met vakantiedagen en ziektedagen kan hij de 128 reisdagen nog steeds halen. Dat wil zeggen dat in 2021 een vergoeding mogelijk is van 214 x 15 x € 0,19 x 2 = € 1.219,80.
Overgangsrecht vaste reiskostenvergoeding eindigt per 1 januari 2022
Met ingang van 2022 moeten werkgevers hun reiskostenvergoedingen opnieuw in kaart brengen. Voor een deel van hun werknemers zal deze vergoeding lager worden, omdat er vanaf 2022 gerekend wordt met reisdagen in plaats van werkdagen. In de beoordeling van een reiskostenvergoeding kunnen werkgevers daarom de gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding meenemen voor de thuiswerkdagen.
Werkgevers moeten goede schriftelijke afspraken maken met hun werknemers over de verdeling van thuiswerken en kantoordagen. Hierdoor maken ze aannemelijk dat er recht bestaat op een vaste vergoeding. Voor het bepalen van deze vaste vergoedingen moet ingeschat worden hoe de coronacrisis zal verlopen en welk effect dit heeft op het bedrijf. Op basis daarvan kan gekozen worden voor vergoeden op declaratiebasis of vaste vergoeding.
Door het thuiswerken hebben de Nederlandse Spoorwegen (NS) op werkdagen consequent een kwart minder reizigers. Dat brengt hoofdbrekens met zich mee: op maandag, woensdag en vrijdag is het ‘extreem rustig’, op dinsdag en donderdag juist extra dringen.
Veel sectoren zijn inmiddels bekomen van de coronadreun, maar bij de NS galmt de klap nog steeds na. Het spoorbedrijf vervoert nu dagelijks gemiddeld één miljoen reizigers, ongeveer 18 procent minder dan voor corona. Wie alleen naar de cijfers van werkdagen kijkt, ziet een nog groter verschil: doordeweeks tellen de Spoorwegen maar liefst 25 procent minder reizigers ten opzichte van 2019.
De oorzaak is volgens NS-baas Wouter Koolmees evident: het thuiswerken. ‘We zien een compleet ander reisgedrag. Op maandag, woensdag en vrijdag is het ontzettend rustig. Maar op dinsdag en donderdag, tussen 07.45 en 08.45 uur en tussen 17.00 en 18.00 uur, is het juist dringen geblazen. Veel drukker nog dan de spits voor corona. Dat zijn bij veel organisaties vaste overlegdagen, dus dan neemt iedereen de trein.’
Dat thuiswerken is voor werknemers een prettige bijkomstigheid van de coronapandemie, maar heeft grote gevolgen voor het spoorbedrijf. Net als in de eerste twee coronajaren schrijft de NS ook in 2022 weer rode cijfers. Het ging vorig jaar om een operationeel verlies van 304 miljoen euro. Dat is volgens de NS grotendeels te wijten aan de achterblijvende reizigersaantallen. Omdat men vreest dat het thuiswerken aanhoudt, denkt het bedrijf ook in 2023 en 2024 verlieslatend te zijn.
Bovendien moet de NS ook zijn bedrijfsvoering aanpassen. Koolmees: ‘Voor corona wilden we op iedere werkdag dezelfde dienstregeling rijden. Nu blijkt dat we op sommige trajecten juist meer treinen kunnen gebruiken, en op andere juist minder. Dat moeten we heel precies leren afstellen op de veranderde vraag.’
Koolmees verwacht dat de reizigersaantallen pas in 2026 weer op het oude niveau zitten. Hij wijst bijvoorbeeld op de demografische ontwikkeling, waardoor Nederland in 2035 19 miljoen inwoners telt, een miljoen meer dan nu. Toch is die prognose nog hoogst onzeker, zegt financieel directeur Bert Groenewegen. ‘Als werkgevers over een jaar eisen dat personeel weer vaker naar kantoor moet komen, dan kan het beeld weer rap veranderen. Dat brengt voor de NS veel onzekerheid met zich mee.’
1 maart 2024
Casus 1:
Een werknemer verblijft elk weekend in het voorjaar op de camping. Alleen reizen tussen zijn kantoor en woonplaats komen in aanmerking voor vrijstelling als woon-werkverkeer.
Casus 2:
Een werknemer verblijft gedurende de zomer op een camping en reist dagelijks van de camping naar kantoor en vice versa. Als de camping kwalificeert als verblijfplaats, zijn deze reizen vrijgesteld als woon-werkverkeer, onder voorbehoud van redelijkheid.
De gerichte vrijstelling is van toepassing als sprake is van:
Er is sprake van een woonplaats als alle omstandigheden van het geval erop wijzen dat er een duurzame band van persoonlijke aard met deze plaats bestaat. Dit is bijvoorbeeld het geval als het sociale leven van iemand zich voornamelijk afspeelt in deze plaats met de bedoeling daaraan een vast karakter te geven en de persoon in deze plaats bij de gemeentelijke basisregistratie staat ingeschreven.
De woonplaats van een werknemer kan een andere plaats zijn dan de verblijfplaats van de werknemer. Een werknemer kan dus zowel een woon- als verblijfplaats hebben.
Of een camping als een (duurzame) verblijfplaats kan worden aangemerkt, is afhankelijk van de feiten en omstandigheden. Het kan een verblijfplaats zijn als iemand meerdere maanden verblijf houdt op de camping (zie casus 2).
Als sprake is van een verblijfplaats, kunnen de reizen van de camping naar kantoor worden aangemerkt als woon-werkverkeer als de werknemer zowel heen als terug reist binnen een tijdsbestek van 24 uur. Dit geldt ook voor eventuele reizen tussen de camping, de plaats van werkzaamheden en de woonplaats (en vice versa).
Het is van belang op te merken dat de gerichte vrijstelling niet van toepassing is indien de vergoeding niet voldoet aan de redelijkheidseis. Dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn als de verblijfplaats veel verder van de plaats van werkzaamheden ligt dan de woonplaats en de oorzaak van de reis niet binnen de perken der redelijkheid ter wille van de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking ligt.
Een camping is geen verblijfplaats als iemand slechts tijdelijk voor alleen de weekenden op de camping verblijft; de vereiste duurzaamheid ontbreekt (zie casus 1). De reizen van kantoor naar de camping op vrijdag en van de camping naar kantoor op maandag kwalificeren om die reden niet als woon-werkverkeer.
De reizen op maandagmiddag van kantoor naar de woonplaats tot en met de reis van vrijdagochtend van zijn woonplaats naar kantoor kwalificeren als woon-werkverkeer, omdat de werknemer dan zowel heen als terug reist binnen een tijdsbestek van 24 uur.
NB: de Belastingdienst is redelijk autonoom bij het beoordelen en toepassen van de wetgeving. Ik ben van mening dat een werkgever, indien hij ervoor kiest om kosten te vergoeden, dit zonder aarzeling zou moeten doen. Tegelijkertijd heeft de werkgever ook de mogelijkheid om te definiëren wat er precies wordt bedoeld met 'woonplaats' in het kader van de reiskostenvergoeding. De woonplaats wordt hierbij gedefinieerd als het adres waar de medewerker officieel staat ingeschreven in het register van de burgerlijke stand.
M.a.w. om iedere discussie met werknemers en belastingdienst te voorkomen is ons advies om de regeling reiskosten in de personeelsgids duidelijk te formuleren.
Ga terug naar Reiskosten.