Reis- en verblijfkosten    Reiskosten (vaste vergoeding) 


Reiskosten (inleiding)

Datum laatste wijziging: 6 januari 2019  |  Trefwoorden: Reiskosten, Openbaar vervoer, Reiskostenvergoeding, OV-kaart

Inhoud

  1. Fiscaal
  2. Reiskostenvergoeding
  3. Variabele kilometervergoeding
  4. Gedeeltelijk eigen vervoer en openbaar vervoer
  5. Voordeelurenkaart
  6. Traject- of OV-jaarkaart
  7. Bewaarplicht bij reiskosten per openbaar vervoer
  8. OV-chipkaart
  9. Vergoeding parkeergelegenheid
  10. Werkkostenregeling
  11. Bedragen
  12. Nieuw besluit over reiskostenvergoedingen gepubliceerd
  13. Naslag
  14. Is mijn auto zó duur?
  15. Declaratie-calculator
  16. Nog een calculator
  17. Jurisprudentie reisaftrek inkomstenbelasting alleen bij openbaar vervoer
  18. Prijs van treinkaartje explosief gestegen
  19. Hogere reiskostenvergoeding gewenst
  20. Prijsontwikkeling ov en autokosten vergelijkbaar

Fiscaal

Wat vergoedingen betreft, maakt de fiscus geen onderscheid tussen woon-werk en zakelijk verkeer.

Reiskostenvergoeding

Als een werknemer met het openbaar vervoer reist, kan de werkgever kiezen uit drie mogelijkheden:
  1. hij kan maximaal € 0,19 per kilometer vergoeden;
  2. de werkelijke reiskosten belastingvrij vergoeden;
  3. hij vergoedt niets.
Ad 1: kiest de werkgever voor een vergoeding, dan mag hij aan een werknemer die de reisafstand¹ gedeeltelijk aflegt met eigen vervoer en gedeeltelijk met het openbaar vervoer, voor de volledige reisafstand een belastingvrije vergoeding mag geven van € 0,19 per kilometer. De € 0,19 per gereden kilometer is ongeacht de wijze van vervoer en ongeacht de reisafstand of werkelijke kosten openbaar vervoer.

¹ Reisafstand is de afstand tussen woning of verblijfplaats en de plaats van werkzaamheden, gemeten langs de meest gebruikelijke weg.

NB1: Uit privéoverwegingen gereden omrijkilometers (bijvoorbeeld om een kind naar de crèche te brengen) mag de werkgever niet onbelast vergoeden.

Ad 2. In plaats daarvan mag de werkgever ook de werkelijke kosten van het openbaar vervoer vergoeden, vermeerderd met maximaal € 0,19 per kilometer die de werknemer met eigen vervoer heeft afgelegd. Het bedrag van € 0,19 per kilometer is een all-in vergoeding. Dit betekent dat de werkgever naast deze € 0,19 geen andere vrije vergoedingen voor autokosten mag verstrekken.

Als gekozen wordt voor het vergoeden van de werkelijke kosten van het openbaar vervoer, dan moet de werkgever de vervoersbewijzen van de werknemer bewaren in de loonadministratie. Hoe, dat mag de werkgever zelf bepalen.

In de vergoeding voor woon-werkverkeer mogen de kosten van een OV-fiets - een fiets die de NS verhuurt aan treinreizigers die een deel van hun reis per fiets afleggen - worden meegenomen.

NB2: De belastingvrije vergoeding geldt ook als de werknemer binnen een straal van 10 kilometer van zijn werk woont.
 

Reiskostenvergoeding

Voorbeeld 1
Uw werknemer reist van maandag tot en met woensdag met uw personeelsbusje vanaf de opstapplaats tot aan de vaste arbeidsplaats. Hij reist met zijn eigen auto van zijn woning naar de opstapplaats (afstand 9 kilometer). Op donderdag en vrijdag reist hij met zijn eigen auto van zijn woning naar de vaste arbeidsplaats (afstand 42 kilometer), omdat op die dagen het personeelsbusje niet beschikbaar is. Op vrijdag moet hij 10 kilometer omrijden om zijn kind naar de crèche te brengen. U mag uw werknemer dan de volgende onbelaste reiskostenvergoeding
betalen:

  • Maandag tot en met woensdag: 3 dagen x 18 kilometer x € 0,19 = € 10,26
  • Donderdag en vrijdag: 2 dagen x 84 kilometer x € 0,19 = € 31,92

U mag geen onbelaste vergoeding betalen voor de omrijkilometers op vrijdag, omdat deze omrijkilometers een privékarakter hebben.

Voorbeeld 2
U hebt aan uw werknemer voor heel 2011 een personenauto ter beschikking gesteld. Hij heeft ook een eigen auto. Hij rijdt met zijn eigen auto in 2011 400 zakelijke kilometers. Als uw werknemer uit privéoverwegingen zijn eigen auto gebruikt, mag u hem geen onbelaste vergoeding betalen. Als uw werknemer om zakelijke redenen zijn eigen auto gebruikt (bijvoorbeeld omdat de auto van de zaak voor een onderhoudsbeurt in de garage is), mag u hem een onbelaste vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer betalen. (Bron: Belastingdienst 2011)

Variabele kilometervergoeding

Bij variabele kilometervergoedingen mag de werkgever per werknemer het gemiddelde nemen van de kilometervergoedingen om te bepalen of de vergoeding gemiddeld meer is dan € 0,19 per kilometer. Dat mag alleen als schriftelijk is vastgelegd dat hogere kilometervergoedingen ook bedoeld zijn voor reiskosten waarvoor een lagere kilometervergoeding dan € 0,19 is gegeven. Deze regelingen voorzien in een aanvulling op de (collectieve) arbeidsovereenkomst of vergoedingsregeling.

Gedeeltelijk eigen vervoer en openbaar vervoer

Aan de werknemer die de reisafstand gedeeltelijk aflegt met eigen vervoer en gedeeltelijk met openbaar vervoer, mag voor de volledige reisafstand een belastingvrije vergoeding van € 0,19 worden verstrekt. Alternatief is een belastingvrije vergoeding van de werkelijk kosten van het openbaar vervoer, vermeerderd met een belastingvrije vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer die met eigen vervoer is gereisd.

Voordeelurenkaart

Aan werknemers mag de werkgever een voordeelurenkaart geven. Deze geeft recht op korting reizen tot maximaal 50% voor reizen tijdens voordeeluren met Nederlands openbaar vervoer en kan vrij worden verstrekt of vergoed. Voorwaarde daarvoor is dat de voordeelurenkaart mede gebruikt wordt voor zakelijke reizen en/of voor woon-werkverkeer.

Traject- of OV-jaarkaart

De werkgever mag belastingvrij een trajectkaart of een OV-jaarkaart voor vrij reizen met het Nederlandse openbaar vervoer vergoeden of verstrekken. De trajectkaart is alleen geldig op een bepaalde route, meestal het woon-werktraject. Als de werknemer voor privédoeleinden een trajectkaart krijgt voor een langer of groter traject dan nodig is voor het werk, is dat fiscaal ook toegestaan. De trajectkaart is alleen geldig op een bepaalde route, meestal het woon-werktraject. Als de werknemer voor privédoeleinden een trajectkaart krijgt voor een langer of groter traject dan nodig is voor het werk, is dat fiscaal ook toegestaan. De vrijstelling geldt alleen als de trajectkaart (mede) voor zakelijke reizen of woon-werkverkeer wordt gebruikt.
Bij uitsluitend privégebruik moet de werkgever de waarde in het economisch verkeer van de trajectkaart tot het belastbare loon van de werknemer rekenen en hierover loonheffing inhouden en afdragen.

Tot en met 2006 moest de werknemer voor de OV-jaarkaart een eigen bijdrage betalen. Omdat de eigen bijdrage maar een fractie is van de kosten van een OV-jaarkaart en de administratieve lasten groot waren, is de eigen bijdrage per 1 januari 2007 vervallen. Met deze maatregel hoopt het kabinet bovendien het reizen per openbaar vervoer te stimuleren. Als de werkgever de OV-jaarkaart ook aan de leden van het gezin van de werknemer heeft gegeven, geldt opnieuw bovengenoemde vrijstelling.

Staat er in de omgeving van een onderneming groot onderhoud aan de wegen gepland (zie www.vanAnaarBeter.nl) met de daaraan verbonden dreigende verkeershinder, dan kan het voor de werknemers interessant zijn van de werkgever een OV-kaart te ontvangen. De werknemers kunnen in deze periode zonder fiscale gevolgen tijdelijk een grotendeels door de overheid gefinancierde vervoerskaart krijgen, terwijl ze daarnaast van de werkgever een onbelaste reiskostenvergoeding voor het reguliere woon-werkverkeer kunnen blijven ontvangen. Voor de werkgever scheelt dit de nodige administratie in verband met de samenloop van reiskostenvergoedingen en vervoerbewijzen.

Bewaarplicht bij reiskosten per openbaar vervoer

De vrije vergoeding voor openbaar vervoer is aan een aantal voorwaarden gebonden. Zo heeft de werknemer een wettelijke overhandigingsplicht van de originele vervoerbewijzen aan de inhoudingsplichtige. Indien een werknemer tijdens een reis vertraging oploopt, kan tegen inlevering van het originele vervoersbewijs bij de vervoerder een vertragingsvergoeding worden verkregen.

OV-chipkaart

Sinds 2006 lopen een aantal experimenten met de invoering van een elektronisch vervoerbewijs, de OV-chipkaart. Met het gebruik van de OV-chipkaart kan de werkgever niet langer voldoen aan de overhandigingsplicht, omdat hierop geen aanduiding staat van de per openbaar vervoer gemaakte reis. De fiscus heeft goedgekeurd dat door of vanwege het vervoerbedrijf gemaakte transactieoverzichten met de OV-chipkaart worden gelijkgesteld met vervoerbewijzen voor de overhandigingsplicht.

NB: Vergeten uit te checken? In dat geval kan de werknemer de te veel betaalde kosten terugvragen met een claimformulier of restitutieformulier. Het kan ook dat er een te hoog bedrag is afgeschreven of de betaling bij een automaat is mislukt. In deze gevallen moet een claimformulier of restitutieformulier van het OV-bedrijf worden ingevuld.

Vergoeding parkeergelegenheid

Zie Parkeren (fiscaal).

Werkkostenregeling

Ook onder werkkostenregeling per 1 januari 2011 ingaat - met een overgangstermijn tot 2015 - blijft de onbelaste vergoeding € 0,19 per gereden kilometer.  

Bij variabele kilometervergoedingen mag de werkgever per werknemer het gemiddelde nemen van de betaalde kilometervergoe­dingen om te bepalen of de vergoeding gemiddeld meer is dan € 0,19 per kilometer. Dat mag alleen als de werkgever schriftelijk heeft vastgelegd dat hogere kilometervergoedingen feitelijk ook bedoeld zijn voor reiskosten waarvoor een lagere kilo­metervergoeding is gegeven dan € 0,19. De werkgever kan de regeling bijvoorbeeld vastleggen in een aanvulling op de (collec­tieve) arbeidsovereenkomst of de vergoedingsregeling.

De werkgever moet het gemiddelde van de hogere kilometervergoedin­gen en de lagere kilometervergoedingen berekenen in december van het lopende kalenderjaar. Als de dienst­betrekking in de loop van het kalenderjaar eindigt, moet de berekening van het gemiddelde van de hogere en lagere kilometervergoedingen maken in de maand waarin de dienstbetrekking eindigt. In die maand moet de werkgever ook loonheffingen betalen als er sprake is van loon van de werk­nemer. De werkgever mag dit loon ook onderbrengen in het forfait.
 
Voorbeeld van afrekening in december

U betaalt aan uw werknemer in 2011 de volgende kilometervergoedingen
voor reizen voor het werk:
3.000 km à € 0,30 per km  € 900
1.000 km à € 0,10 per km € 100
Kilometervergoeding € 1.000
Berekening van het loon in december 2011:
U hebt vergoed in 2011 € 1.000
Onbelast te vergoeden in 2011: 4.000 km à € 0,19 per km - € 760
Loon € 240

Andere vergoedingen: vergoedingen voor reiskosten die de werkgever naast de € 0,19 per kilo­meter betaalt, zijn ook belastbaar loon. Dat zijn bijvoorbeeld vergoe­dingen voor parkeer­-, veer­- en tolgelden, voor (extra) afschrijving en slijtage van de auto, voor het inbouwen van een carkit, voor extra benzineverbruik door een aanhang­wagen of voor schade aan de auto. De werkgever mag dit loon ook onderbrengen in het forfait.

Navigatieapparatuur valt onder de regeling voor computers (zie Computer of tablet). De werkgever mag navigatieapparatuur onbelast ter beschikking stellen als de werknemer deze voor 90% of meer zakelijk gebruikt. Een vergoeding of verstrekking van navigatieapparatuur is belastbaar loon voor de werknemer. De werkgever mag dit loon ook onderbrengen in het forfait.

Openbaar vervoer: voor het vergoeden van de kosten voor het openbaar vervoer heeft de werkgever de volgende mogelijkheden:
  • als de werknemer met het openbaar vervoer reist, mag maximaal € 0,19 per kilometer onbelast worden vergoed. De werkgever kan er ook voor kiezen om de werkelijke reiskosten te vergoeden, ook dat is onbelast;
  • als de werknemer gedeeltelijk met eigen vervoer reist en gedeeltelijk per openbaar vervoer, mag de werkgever voor de volledige reisafstand een onbelaste vergoeding geven van € 0,19 per kilometer. Hij mag ook de werkelijke openbaarvervoerskosten onbelast vergoeden en daarnaast maximaal € 0,19 per kilometer voor het eigen vervoer onbelast vergoeden;
  • de werkgever mag de werknemer een vaste vergoeding voor reizen geven als de werkgever kiest voor vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer;
  • de werkgever kan aan de werknemer een ­abonnement geven, bijvoorbeeld een jaartrajectkaart, een OV­-jaarkaart of losse kaartjes, hieraan zijn wel voorwaarden verbonden waaronder die van een nacalculatie.
OV-jaarkaart
De Belasting gaat in haar notitie van 19 juli 2011 dieper in op de OV-jaarkaart. Op de vraag 'Hoe kan ik mijn werknemer een ov-kaart ter beschikking stellen, terwijl de kaart op naam van de werknemer staat?' is haar antwoord:
'Dat de kaart op naam van uw werknemer staat, speelt geen rol. Het gaat erom dat de kaart uw eigendom blijft. Dit betekent dat uw werknemer de kaart bij u inlevert bij ingrijpende veranderingen in zijn reisomstandigheden. Bijvoorbeeld:
  • Uw werknemer krijgt een auto van de zaak en gebruikt deze auto voor zijn zakelijke reizen.
  • U of uw werknemer verhuist, waardoor uw werknemer het abonnement of de kaart niet meer voor zakelijke reizen gebruikt.
  • De dienstbetrekking met uw werknemer eindigt.
NB: Uit het Nationaal Beloningsonderzoek 2014 bleek dat 98% van de deelnemende organisaties een vergoeding woon-werkverkeer kent; alleen eigen auto wordt vergoed 8,7%, alleen OV-kaart 1,7 en beide 89,6%. De vaste km-vergoeding bedroeg gem. 18,3 ct/km en zakelijke km-vergoeding gem. 23,6 ct/km.    

Bedragen

De bedragen van de reisaftrek worden genoemd in Reisaftrek openbaar vervoer (tabellen).

Nieuw besluit over reiskostenvergoedingen gepubliceerd

Staatssecretaris Wiebes van Financiën heeft een nieuw besluit gepubliceerd (2014) over reiskostenvergoedingen en privégebruik auto. Hierin wordt goedgekeurd dat belastingplichtigen met de ‘vrije bewijsleer’ kunnen voldoen aan hun bewijslast bij het reizen met openbaar vervoer.

Nieuw is de goedkeuring over de bewijslast bij reizen met openbaar vervoer. Wiebes keurt goed dat belastingplichtigen die gevraagd worden om het bewijs voor reisaftrek te leveren, ook op een andere wijze dan met plaatsbewijzen of overzichten van transacties, nl. met de ‘vrije bewijsleer’, aan het verzoek van de inspecteur kunnen voldoen. Hij stelt daaraan de volgende voorwaarden:
  1. De reiziger overlegt een reisverklaring van de werkgever waaruit blijkt welk reispatroon hij heeft gehad in het desbetreffende jaar.
  2. De reiziger maakt aannemelijk dat de reizen zijn gemaakt. Dat is bijvoorbeeld mogelijk met betalingsbewijzen voor de OV-chipkaart of de reisgegevens van TLS.

Naslag

Meer informatie is te vinden in Handboek Loonheffingen 2017.

Is mijn auto zó duur?

Liefst 85 procent van de autorijders kent de werkelijke autokosten niet. Apart, want autorijden is een van de grootste kostenposten voor bedrijven én particulieren. Een auto kost elke maand tussen de 450 en 700 euro. Om u beter inzicht te geven in de werkelijke kosten van uw auto, zette De Zaak alle autokosten op een rij.

Declaratie-calculator

In de meeste organisaties declareren medewerkers regelmatig hun kilometers en andere reiskosten, waarschijnlijk via één of ander papieren of digitaal declaratieformulier. Dit proces is niet alleen tijdrovend, maar ook behoorlijk foutgevoelig. Voor de medewerker, maar ook voor de organisatie. En medewerkers betalen waarschijnlijk te veel belasting over hun declaraties. Met de declaratie-calculator kan men berekenen wat de verwerking van declaraties in de organisatie kost en hoeveel hierop kan worden bespaard.

Nog een calculator

Een treinkilometer levert ongeveer 31 gram CO2-uitstoot op, 75% minder dan een gemiddelde autokilometer. Plus dat iemand op de OV-kosten kan besparen, dit alles met de OV-calculator.

Jurisprudentie reisaftrek inkomstenbelasting alleen bij openbaar vervoer

Om de reisaftrek in de inkomstenbelasting te mogen toepassen, moet een werknemer met het openbaar vervoer reizen. De omstandigheid dat de werknemer niet met het openbaar vervoer kan reizen, is geen reden om de voorwaarden voor de reisaftrek buiten beschouwing te laten.
In een zaak voor Hof Den Bosch meende een vrouw die met de auto naar haar werk reed dat zij toch de reisaftrek mocht toepassen. Gezien de reisafstand tussen haar woning en de plaats van haar werkzaamheden, de aansluiting van bus en trein en aanvangstijden van haar werk, was het gebruik van openbaar vervoer niet mogelijk. Volgens de vrouw was het daarom in haar geval in strijd met de redelijkheid en billijkheid om aan de reisaftrek het gebruik van openbaar vervoer als voorwaarde te stellen. Hof Den Bosch achtte zichzelf echter niet bevoegd om op grond van de redelijkheid en billijkheid een juiste wetstoepassing achterwege te laten. De vrouw stelde vervolgens dat de Belastingdienst in soortgelijke gevallen wel reisaftrek verleende maar in haar geval niet (Zie Wet: artikel 3.87 Wet IB 2001). 

De inspecteur wees erop dat in de soortgelijke gevallen die de vrouw noemde wel met het openbaar vervoer was gereisd. Het hof constateerde dat de fiscus geen gelijke gevallen ongelijk had behandeld en verklaarde het beroep van de vrouw ongegrond. Lees de jurisprudentie.

Prijs van treinkaartje explosief gestegen

De prijs van een treinkaartje is sinds de invoering van de ov-chipkaart in 2008 bijna twee keer zo hard gestegen als de inflatie. Treinkaartjes werden tot wel 35 procent duurder.

Wie in 2008 een retourtje Amsterdam - Rotterdam kocht, was 23,10 euro kwijt. Wie nu heen en weer reist, betaalt 30,40 euro. (+32 procent). Maand- en jaarkaarten werden tussen de 25 en 30 procent duurder. De prijsstijgingen zijn veel forser dan de inflatie. (Bron: AD, 14 mrt. 2017)

Hogere reiskostenvergoeding gewenst

De Nederlandse werknemer geeft best veel geld uit aan het woon-werkverkeer: gemiddeld 5 procent van het nettoloon. Bijna een verdubbeling ten opzichte van 2010. Door een fatsoenlijke reiskostenvergoeding te geven houd je je medewerkers binnenboord.

Er zijn nogal wat regelingen die alle te maken hebben met de reiskosten. Allereerst gaat het om een berekening van de werkelijke kosten en vergoeding in geld. Daarnaast zijn er mogelijkheden de kosten voor de werknemer te beperken, denk aan de Werkkostenregeling (WKR), belastingaftrek en carpooling. Meer weten, ga naar de site van Sprout.

Prijsontwikkeling ov en autokosten vergelijkbaar

De prijsontwikkeling van openbaar vervoer (ov) en autokosten tussen 2009 en november 2018 is nagenoeg gelijk. Beide soorten vervoersprijzen stegen in die periode meer dan de gemiddelde consumentenprijzen. Dit meldt het CBS naar aanleiding van vragen van de media. De meest recente ontwikkelingen van de brandstofprijzen en het openbaar vervoer zijn in deze analyse niet meegenomen.

In november 2018 was het openbaar vervoer 23 procent duurder dan in 2009. Een rit in de bus, tram en taxi steeg gemiddeld harder in prijs dan een treinkaartje. In dezelfde periode stegen de autokosten met 22 procent. De algemene stijging van consumentenprijzen bedroeg 15 procent. Hierbij zijn de prijzen en kosten vergeleken met het jaargemiddelde van 2009. (Bron en nog meer cijfers: CBS, 4 jan. 2019)

Ga terug naar Reiskosten.

Gerelateerde artikelen en/of partner bijdragen:
Gerelateerd nieuws en/of opinies:


 Reis- en verblijfkosten    Reiskosten (vaste vergoeding)