Reiskosten (inleiding)    Reiskosten (vergoeding bezoek aan) 


Reiskosten (vaste vergoeding)

Datum laatste wijziging: 12 augustus 2018  |  Trefwoorden: Reiskosten, Vaste kostenvergoeding, Vaste vergoeding, Reisafstand, Gerichte vrijstelling, Woon-werkverkeer

Inhoud

  1. Vaste reiskostenvergoeding
  2. Rekenvoorbeeld vaste arbeidsplaats
  3. Rekenvoorbeeld variabele arbeidsplaats
  4. Rekenvoorbeeld langere afstanden
  5. Berekening
  6. Misverstand formule 214 werkdagen
  7. Langdurige afwezigheid
  8. Werkkostenregeling
  9. Zakelijke kilometer kost meer dan 19 cent
  10. Naslag
  11. 1 op 3 Nederlanders krijgt geen reiskostenvergoeding

Vaste reiskostenvergoeding

De werkgever mag een vaste vergoeding geven voor woon-werkverkeer en zakelijke reizen met een bepaalde vaste regelmaat. Voorwaarde is dat de kosten naar aard en veronderstelde omvang gespecificeerd moeten zijn. Er zijn twee methodes:
  1. Een werknemer heeft bij deze methode een vaste arbeidsplaats als hij in een jaar vermoedelijk in minstens 36 weken (70% van 52 weken) naar zijn arbeidsplaats reist. Voor de berekening van de vaste onbelaste vergoeding gaat men uit van 214 werkdagen in een jaar, hierbij is rekening gehouden met afwezigheid wegens vakantie, ziekte (gemiddeld ziekteverzuim) en verlof. Het aantal werkdagen vermenigvuldigt men met het totale aantal kilometers per dag. Het totale aantal kilometers voor een jaar vermenigvuldigt men met de onbelaste kilometervergoeding van € 0,19. Voor de vaste vergoeding per maand of per week deelt men de uitkomst door 12 of 52.
Voorwaarden zijn:
• 214 is het aantal werkbare dagen per jaar. De werknemer mag hiervan slechts afwijken als het aantal werkbare dagen 25% hoger is.
• de dagelijkse reisafstand (heen en terug) mag maximaal 150 kilometer zijn. Is het meer, dan mag de methode ook worden toegepast, maar dan is wel een nacalculatie verplicht. De uitkomst is het onbelaste bedrag dat op jaarbasis kan worden vergoed. Voor een werknemer die in deeltijd werkt of een aantal dagen per week naar een vaste arbeidsplaats reist, moet de uitkomst naar evenredigheid worden toegepast.
 
 

Rekenvoorbeeld vaste arbeidsplaats


Voorbeeld 1
Uw werknemer werkt in 2011 op 2 dagen per week. De enkele reisafstand van zijn woning naar de vaste arbeidsplaats is 25 kilometer. De onbelaste vaste reiskostenvergoeding is dan voor het hele jaar maximaal 85 dagen (2/5 x 214) x 50 kilometer x € 0,19 = € 807,50. Per maand kunt u uw werknemer voor deze reizen een onbelaste vergoeding betalen van € 67,29, als hij in 2011 op minstens 51 dagen (2/5 x 128) naar de vaste arbeidsplaats reist (Bron: Belastingdienst).

  1. Als de werknemer niet altijd naar zijn vaste arbeidsplaats reist - deze methode is speciaal bedoeld voor werknemers die een aantal keer of een korte periode naar een andere arbeidsplaats moeten reizen, verlof hebben of thuis werken - mag de werkgever de vaste reiskostenvergoeding ook volgens een ruimere methode vaststellen. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:
  • de werknemer krijgt een onbelaste reiskostenvergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer;
  • er zijn 214 werkdagen per kalenderjaar. Bij dit aantal is rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte en vakantie en zorgverlof
  • de werknemer reist op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste arbeidsplaats. Hierdoor kan de werknemer tot twee dagen per week thuiswerken met behoud van de onbelaste reiskostenvergoeding.
 

Rekenvoorbeeld variabele arbeidsplaats


Voorbeeld 2
Uw werknemer werkt in 2011 op 5 dagen per week. De enkele reisafstand van zijn woning naar de vaste arbeidsplaats is 25 kilometer. De onbelaste vaste reiskostenvergoeding is dan voor het hele jaar maximaal 214 dagen x 50 kilometer x € 0,19 = € 2.033. Per maand is dat € 169,42.
Uw werknemer wordt op 15 juli 2011 langere tijd ziek. Per 1 september 2011 stopt u de vaste reiskostenvergoeding. Op 1 december 2011 gaat uw werknemer weer aan het werk en vanaf 1 december 2011 betaalt u de vergoeding weer. Volgens deze regeling moet uw werknemer voor de onbelaste vergoeding van € 169,42 per maand in de periode januari tot en met augustus 2011 op minstens 85 dagen (8/12 x 128 dagen) naar de vaste arbeidsplaats reizen en in december 2011 op minstens 10 dagen (1/12 x 128 dagen). Als uw werknemer hieraan niet voldoet, mag u maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden over de werkelijk afgelegde woon-werkkilometers. Voor eventueel te veel gegeven onbelaste vergoedingen waarmee u rekening hebt gehouden bij de al ingediende aangiften loonheffingen, moet u correcties insturen (Bron: Belastingdienst).

Nacalculatie

Werkgever en werknemer kunnen een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie overeenkomen, is de totale reisafstand (heen en terug) meer dan 150 km, dan is de nacalculatie verplicht. Een eventuele nacalculatie moet plaatsvinden aan het einde van het kalenderjaar.
 

Rekenvoorbeeld langere afstanden


Werknemer C reist 4 dagen per week naar zijn werk. Zijn totale reisafstand is 168 km (84 km enkele reis). Zijn werkgever betaalt hem per periode van 4 weken een reiskostenvergoeding van 4/52 x 4/5 x 214 x 168 x € 0,19 = € 420. Op het moment dat een nieuwe periode van 4 weken begint kan de werknemer wegens ziekte drie weken niet werken. In de vierde week reist hij achtereenvolgens op 7 dagen naar zijn werk. Daarna eindigt de dienstbetrekking.

In dit geval is een vaste vrije vergoeding voor reiskosten mogelijk. Maar omdat de totale reisafstand per dag meer bedraagt dan 150 kilometer is nacalculatie hier verplicht.

Over een periode van 8 weken heeft de werknemer 2 x € 420 = € 840 ontvangen. Hij is in deze periode 23 keer naar zijn werk gereisd. Op basis van zijn werkelijke reizen is een vrije vergoeding mogelijk van 23 x 168 x € 0,19 = € 735. Hierom moet de werknemer het verschil van € 105 aan zijn werkgever terugbetalen, ofwel moet de werkgever dit bedrag tot zijn loon rekenen (Bron: Belastingdienst). 

Berekening

De vaktool van het ADP biedt een handige berekening waarbij iemand door het invullen van enkele gegevens direct te zien krijgt op hoeveel dagen hij de reis naar de vaste werkplek moet maken en hoe hoog de vaste onbelaste reiskostenvergoeding kan zijn.
 

Misverstand over gebruik van fictief 214 werkdagen


De formule, waarbij fictief 214 werkdagen mogen worden aangehouden, mag helaas niet toegepast worden, wanneer de enkelvoudige afstand meer dan 75 kilometer per dag is. Deze kilometervreters mogen alleen de werkelijk gereden werkdagen vergoed krijgen.
Wel is het mogelijk om voor deze werknemers het hele jaar een vast bedrag gebaseerd op de werkelijke afstand aan te houden en één maal per jaar een correctie toe te passen. U dient dus het aantal werkdagen per jaar te verlagen met de niet-gewerkte dagen, vanwege bijvoorbeeld ziekte en verlof. Overigens kan na deze correctie het aantal ‘gewerkte’ dagen zelfs boven de fictieve 214 uitkomen.
Er zijn ook werkgevers die correcties vermijden door maximaal 75 kilometer te vergoeden.
Het is dus een misverstand dat fiscaal maar maximaal 75 kilometer mag worden vergoed. Dat is dus onjuist.

Langdurige afwezigheid

De werkgever mag de vaste reiskostenvergoeding doorbetalen tijdens maximaal 6 aaneensluitende weken waarin de werknemer afwezig is. Wordt een langdurige afwezigheid van de werknemer verwacht, dan mag de werkgever de vaste onbelaste reiskostenvergoeding nog uitbetalen tijdens de lopende en de eerstvolgende kalendermaand. De werkgever mag de vaste reiskostenvergoeding daarna pas weer betalen vanaf de maand na de maand waarin de werknemer weer gaat werken.

Werkkostenregeling

In de werkkostenregeling die per 1 januari 2011 is ingegaan – met een overgangstermijn tot 2015 –  is het bovengenoemde (inclusief de rekenvoorbeelden 1 en 2) van toepassing.
Als een werkgever aan de werknemer voor reizen met een eigen vervoer­middel meer vergoedt dan € 0,19 per kilometer, is de ver­goeding boven die € 0,19 belastbaar loon voor de werknemer. De werkgever mag dit bedrag ook onderbrengen in het forfait.

In een schrijven d.d. 19 juli 2011 zegt de Belastingdienst nog het volgende: 'U mag uw werknemer voor zakelijke reizen die hij maakt met zijn eigen auto, maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. Als u hem € 0,28 per kilometer vergoedt, is € 0,09 per kilometer loon van uw werknemer. Maar u mag dit loon ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte. Als u meer vergoedt dan € 0,19 per kilometer, dan kan het gebruikelijkheidscriterium een rol spelen (zie ook: Gebruikelijkheidstoets). Als de vergoeding ongebruikelijk is, kunt u het deel van de vergoeding boven de € 0,19 per kilometer niet in uw vrije ruimte onderbrengen.' (Bron: Belastingdienst / 2011).

Zakelijke kilometer kost meer dan 19 cent

De Vereniging Auto van de Zaak (VAVDZ) heeft in kaart gebracht wat een (zakelijke) kilometer werkelijk kost. Dat is gemiddeld zo’n 53 cent. Werknemers mogen van hun werkgevers echter vaak niet meer dan de door de Belastingdienst vastgestelde onbelaste kilometervergoeding van 19 cent declareren. Aan elke zakelijke kilometer die werknemers in hun eigen auto maken, betalen ze daardoor zelf gemiddeld 34 cent. Werkgevers mogen wel meer vergoeden, maar houden zich in de praktijk vaak vast aan 19 cent. (Bron: Reiskostenblog, 2 dec. 2014)

Naslag

Meer informatie is te vinden in Handboek Loonheffingen. Ga naar subrubriek Loon- en inkomstenbelasting en klik bij Handboeken Loonheffingen op het door u gewenste jaar.

1 op 3 Nederlanders krijgt geen reiskostenvergoeding

Een derde van de werkende Nederlanders krijgt geen reiskostenvergoeding, ov-kaart of leaseauto van de baas. Van de medewerkers die 20 kilometer of meer van huis naar werk reizen moet 22% in eigen buidel tasten, omdat zij geen enkele vorm van vergoeding ontvangen. Dit blijkt uit onderzoek van mobiliteitsprovider Athlon onder ruim 1.000 Nederlanders uitgevoerd door Multiscope.

Onder Nederlanders is voor woon-werkverkeer de eigen auto het populairst. Slechts 13% reist met de trein, tram of metro naar het werk. Een extra vergoeding of bonus voor het gebruik van een alternatief vervoermiddel zou 23% van de werknemers stimuleren uit de auto te komen. Maar de meeste winst valt te behalen in de totale tijd die werknemers kwijt zijn aan de reis. Afscheid nemen van de auto is voor 81% van de werknemers geen probleem, wanneer dit de reistijd verkort. (Bron: Athlon, 11 jun. 2018)

Ga terug naar Reiskosten.              

Gerelateerde artikelen en/of partner bijdragen:
Gerelateerd nieuws en/of opinies:


 Reiskosten (inleiding)    Reiskosten (vergoeding bezoek aan)