Vrije ruimte in de WKR gaat aanmerkelijk dalen vanwege een vermeende verruiming

Opinie  |  zo 13 jul 2014  |  Auteur: Andries Bongers  |  Trefwoorden: WKR, Vrije verstrekking

Staatssecretaris Wiebes van Financiën heeft onlangs een rijtje vereenvoudigingsmaatregelen naar de Tweede Kamer gestuurd die hij per 1 januari 2015 in de werkkostenregeling wil doorvoeren.
De werkkostenregeling wordt per die datum verplicht voor alle werkgevers.
Ook de werkgevers die al zijn overgestapt zullen de effecten van de aanpassingen moeten bestuderen. Want de aangekondigde wijzigingen waaronder de verlaging van de vrije ruimte kan ook hen mogelijk raken.
 

Werkgevers die niets of weinig hebben aan de verruimingen gaan er hierdoor flink op achteruit.

De vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) daalt namelijk per 2015 naar 1,2% van de fiscale loonsom. Dit is kennelijk nodig om ervoor te zorgen dat de vijf maatregelen ter vereenvoudiging van de WKR budgetneutraal blijven. Wat krijgt u voor deze verlaging terug?

Wat zijn die vereenvoudigingen?

Om ervoor te zorgen dat de navolgende maatregelen de overheidsinkomsten niet in gevaar brengen, daalt de vrije ruimte per 2015 van 1,5% naar 1,2% van de fiscale loonsom. Werkgevers die niets of weinig hebben aan de verruimingen gaan er hierdoor flink op achteruit. Zij zullen opnieuw moeten kijken of ze binnen de nieuwe vrije ruimte blijven en niet worden beboet met een heffing van 80%!

In het kort weergegeven:
1. beperkte invoering van het noodzakelijkheidscriterium;
2. invoering van één jaarlijkse afrekensystematiek;
3. invoering van een concernregeling;
4. een vrijstelling voor branche-eigen producten;
5. wegnemen van onderscheid tussen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen.

Laten we wat uitvoeriger ingaan op deze nieuwe  maatregelen, die net als bij de annoncering van de WKR de administratieve lasten van organisaties zouden moeten verlichten.

1. Beperkt noodzakelijkheidscriterium

Het eerder voorgestelde noodzakelijkheidscriterium wordt (voorlopig) beperkt tot gereedschappen en computers, telefoons en verwante apparatuur. Dat betekent dat de werkgever deze aan werknemers kan verstrekken zonder rekening te houden met een eventueel privévoordeel, op voorwaarde dat ze het apparaat ook zakelijk gebruiken.           

In hoofdlijnen houdt het noodzakelijkheidscriterium in:

1. De werknemer moet de tablet e.d. in redelijkheid nodig hebben en ook feitelijk gebruiken voor zijn  werkzaamheden;
2. De werkgever moet deze zelf 'extra' betalen en niet verrekenen met loon- of vakantie uren van de werknemer. Ze mogen ook worden vergoed of verstrekt.

2. Vrije ruimte één keer per jaar afrekenen

U hoeft in de toekomst nog maar één keer per jaar vast te stellen of en in hoeverre uw onderneming de vrije ruimte heeft overschreden. U hoeft dit niet meer ieder aangiftetijdvak te toetsen en af te rekenen, maar doet dit in één keer na afloop van het kalenderjaar. U doet de aangifte en betaling in het eerste tijdvak van het nieuwe kalenderjaar. Een vereenvoudiging: pas in januari van het volgende jaar moet de rekening worden opgemaakt en moet eventueel een eindheffing worden afgedragen.
Veel bedrijven zullen, ook al hebben zij de WKR nog niet ingevoerd, wel hun boekhouding hierop hebben ingericht. Zij zullen die echter wel op een paar punten moeten aanpassen!

3. Vrije ruimte per concern

Door de invoering van een nieuwe concernregeling kunnen verschillende ondernemingen die onder hetzelfde moederbedrijf vallen een gezamenlijke vrije ruimte aanhouden. Dat maakt het afrekenen een stuk eenvoudiger, vooral als er veel werknemers zijn die voor verschillende werkmaatschappijen werken. Dat betekent dat er één vrije ruimte geldt voor het hele concern. Van een concern is sprake als de (klein)dochtermaatschappij(en) voor tenminste 95 procent eigendom is (zijn) van de moeder.

4. Producten eigen bedrijf,  personeelskorting

De fiscale regeling voor 20% onbelaste personeelskorting, die in de oude regels voor vergoedingen en verstrekkingen staat, verhuist mee naar de WKR, door de invoering van een gerichte vrijstelling voor personeelskorting. De oude regeling voor producten uit het eigen bedrijf ('branche-eigen producten') wordt ook ingevoerd in de WKR. Onder de oude regels mocht de werkgever 20 procent personeelskorting met een maximum van € 500 per jaar geven op producten en diensten uit het eigen bedrijf. Als het om producten of diensten van een verbonden vennootschap ging, mocht dat ook. Een verbonden vennootschap is een vennootschap waarin de werkgever voor ten minste een derde belang heeft of omgekeerd. Die regeling gaat vanaf 1 januari 2015 ook onder WKR gelden.

5. Vergoeden, verstrekken, ter beschikking stellen?

In de werkkostenregeling kunnen bedrijfsmiddelen die de onderneming ter beschikking stelt, nu vaak onbelast blijven, terwijl een vergoeding en verstrekking van hetzelfde middel belast moet worden. Een aantal werkplek gerelateerde zaken worden echter ook onbelast bij vergoeding of verstrekking.
Het verschil tussen vergoeden, verstrekken en ter beschikking stellen vervalt. Met betrekking tot een aantal werkplek gerelateerde zaken geldt nu een nihilwaardering als de werkgever ze ter beschikking stelt. Dat betekent dat de werkgever de zaken moet aanschaffen en er eigenaar van moet blijven. Als hij ze vergoedt of verstrekt  is dat belast, of het moet dan geregeld worden via de vrije ruimte.
 

Een open norm heeft echter als nadeel dat zij minder rechtszekerheid biedt

Voor een aantal zaken (maar mogelijk niet alle) zal worden geregeld dat deze ook onbelast zijn, als ze vergoed of verstrekt worden. Door vergoedingen en verstrekkingen die in redelijkheid noodzakelijk zijn voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking buiten het fiscale loonbegrip te houden, sluit het fiscale loonbegrip beter aan bij wat maatschappelijk als loon wordt ervaren. De flexibiliteit van deze open norm wordt als een voordeel gezien omdat deze “meegroeit” met maatschappelijke ontwikkelingen. Daarnaast sluit een open norm beter aan bij de verschillen tussen branches in de omvang van de vergoedingen en verstrekkingen die noodzakelijk zijn voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Een open norm heeft echter als nadeel dat zij minder rechtszekerheid biedt. Nadere objectivering is daarom gewenst of misschien wel helemaal niet?

Een redelijkheidscriterium is echter een veel ruimer begrip dan een noodzakelijkheidscriterium.

Het noodzakelijkheidscriterium gaat immers uit van een redelijk handelende werkgever. Acht een redelijk handelende werkgever de vergoeding of verstrekking noodzakelijk voor de behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking, dan is er geen sprake van een voordeel ergo geen loon.
Een redelijkheidscriterium is echter een veel ruimer begrip dan een noodzakelijkheidscriterium. Wat een willekeurige werkgever redelijk zal vinden om beschikbaar te stellen, zal menige belastinginspecteur de noodzaak niet van inzien . . . . . .