Studiekosten terugbetalen of verruilen met bruto of netto loon?

Opinie  |  do 20 dec 2018  |  Bron: HR-kiosk  |  Auteur: Andries Bongers  |  Trefwoorden: Studiekosten, Realiteitswaarde, Brutoloon, Nettoloon, Studieovereenkomst, Gerichte vrijstelling, Cafetariaregeling

De afgelopen jaren kregen we steeds weer de vraag: wanneer studiekosten terugbetaald moeten worden, omdat bijvoorbeeld de medewerker de organisatie verlaat of de studie niet heeft afgemaakt, moet dit met netto loon of mag het ook met bruto verrekend worden.

Studiekosten zijn gerichte vrijstelling

Voor vergoedingen of verstrekkingen voor het volgen van een opleiding of studie met het oog op het verwerven van inkomen uit werk en woning geldt een gerichte vrijstelling mits de kosten zijn aangewezen als eindheffingsloon. Let wel, de inhoudingsplichtige moet deze aanwijzing vastleggen in de (salaris)administratie vóór het fiscale genietingsmoment.

Voorwaarde voor een gerichte vrijstelling is dat de opleiding of studie wordt gevolgd met het oog op het verwerven van inkomen uit werk en woning. Hierbij kan het zowel gaan om een studie die de werknemer volgt om zijn huidige kennisniveau in stand te houden, als om een studie die zijn kennisniveau verhoogt en waarmee hij zijn financiële situatie kan verbeteren. De studie hoeft niet te maken te hebben met de huidige dienstbetrekking, maar kan ook zien op een ander beroep.
Dat de opleiding of studie moet worden gevolgd met het oog op het verwerven van inkomen uit werk en woning, impliceert dat kosten van een studie of opleiding die wordt ondernomen als hobby of uit persoonlijke interesse of die behoort tot de algemene ontwikkeling niet onder de noemer studiekosten kunnen vallen. Tot zover de officiële tekst.

Terugbetalen van studiekosten

Maar nu gaat de medewerker uit dienst, wat dan? Voor het terugvorderen van door de werkgever betaalde c.q. vergoede studiekosten zijn strikte criteria verbonden, ook al is er een overeenkomst die dat regelt.
Om kort te gaan: wanneer een medewerker niet zelf ontslag neemt, dus ingeval hij wordt ontslagen c.q. zijn arbeidsovereenkomst niet wordt verlengd, kan de studieschuld niet worden teruggevorderd.
Maar aangenomen dat de studieschuld wel terugbetaald moet worden, is steeds weer de vraag, moet de inhouding dan van het netto of van het bruto loon?

Moet het terugbetalen met netto of bruto loon?

Alhoewel wij van HR-kiosk  van mening zijn dat bij een duidelijk cafetariareglement het terugbetalen met bruto loon kan, zijn er belastinginspecteurs en fiscalisten, die menen dat dit niet mogelijk is. Daarom willen wij de oude oorspronkelijke richtlijn nog eens in herinnering roepen.
De Belastingdienst keek indertijd (rond 2000) nauwlettend toe, dat een inhouding voor een doel (bron geheten) niet zichtbaar mocht zijn op de salarisspecificatie. Het mocht dus beslist geen inhouding zijn, maar een verlaging van het loon. De Belastingdienst noemde dat de “realiteitswaarde”. Met realiteitswaarde werd bedoeld dat een wijziging van een arbeidsvoorwaarde feitelijk een nieuwe arbeidsovereenkomst inhield en dat de consequenties daarvan moesten doorwerken in andere gerelateerde emolumenten, zoals de vakantietoeslag, pensioen en het uurloon.
Veel salarisadministrateurs vonden dat ondoenlijk en communicatief zwak, omdat voor de medewerker, maar ook voor de organisatie, de salarisspecificatie hét document is om de inhoudingen te controleren en te communiceren. De Belastingdienst hield echter vast aan haar uitgangspunt, totdat de cafetariaregeling voor de Overheid (IKB) werd ingevoerd en men de onhandigheid van de eerdere maatregel ook zelf doorhad. Vanaf dat moment werden alle handelingen, die het salaris bruto en netto beïnvloeden op de strook vermeld. Maar dat doet niets af aan het principe dat het nog steeds niet een bruto inhouding is, maar een bruto verlaging van het loon. Het eerste is een fiscale zaak, het tweede een arbeidsrechtelijke beslissing.

Verlaging bruto loon

Speciaal om die reden werd door de Staatssecretaris op 8-9-2008, als uitzondering besloten, dat een verlaging van het bruto loon niet per definitie zou hoeven te betekenen, dat ook de pensioengrondslag zou moeten worden verlaagd.
Nu weer terug naar het onderwerp terugbetalen van studiekosten. Stel dat de werkgever een studieschuld die onbelast vergoed mocht worden kwijtscheldt. Betekent dat dan dat deze vergoeding/verstrekking als belastbaar loon moet worden aangemerkt. Neen toch?
En wanneer de werkgever en werknemer samen overeenkomen dat het bruto loon (op grond van een overeenkomst) verlaagd wordt, is dat toegestaan? Ja toch?
Dus spreken we in het vervolg af, dat de studieschuld wordt kwijtgescholden en tegelijkertijd wordt in de overeenkomst vastgelegd dat het loon dienovereenkomstig wordt verlaagd. Maar, denk dan wel aan de realiteitswaarde en een correcte beschrijving van de regeling.