Cloud    Exit-interview 


e-HRM

Datum laatste wijziging: 3 november 2018  |  Trefwoorden: e-HRM, Personeelsinformatiesysteem, Arbeidsvoorwaarden

Inhoud

  1. Ondersteuning
  2. Verschil e-HRM en personeelsinformatiesysteem
  3. Zelfservice
  4. Kanalen
  5. Afdeling Personeel & Organisatie
  6. HRM-portal
  7. Application service providing (ASP)
  8. ERP
  9. HR-apps voor smartphones
  10. Woordenlijst
  11. Personal branding
  12. Terug naar de mens
  13. Narrow casting systeem
  14. Aan de slag met e-HRM
  15. E-recruitment steeds meer belangrijk
  16. Digitale HR revolutie
  17. Zorginstellingen blijven achter
  18. e-HRM onderzoeksrapport
  19. HR vaker betrokken bij aankoop e-HRM
  20. Indienen reis- en onkostendeclaraties self-driving
  21. Benut voordelen e-HRM
  22. E-solliciteren in opmars
  23. Medewerkers willen HR-zaken zelf digitaal regelen
  24. HR blijft achter bij automatisering
  25. Ongeschreven regels van de e-mailaanhef
  26. HR denkt nog te weinig digitaal
  27. IT-woordenboek
  28. AFAS Software lanceert HR-scan

Ondersteuning

Electronic Human Resource Management (e-HRM) ondersteunt de activiteiten van Personeel Organisatie (PO) door gebruik te maken van internettechnologie. De ondersteuning betreft onder meer:
  • instroom: werving, selectie en aanstelling van werknemers;
  • doorstroom: beoordelen, belonen, loopbaanbegeleiding, opleidingen en interne mobiliteit;
  • uitstroom: pensioen, vervroegd uittreden en overig beëindiging dienstverband;
  • digitaal beschikbaar stellen van een handboek personeel, nieuwsbrief tot CAO;
  • functiebeschrijvingen;
  • organogrammen en smoelenboek.

Verschil e-HRM en personeelsinformatiesysteem

Een personeelsinformatiesystemen is primair gericht op de werknemers van afdeling HRM. Bij e-HRM hebben ook derden toegang tot (bepaalde) HRM-informatie, die derden zijn het management, leidinggevenden en werknemers. Die toegang wordt aangeduid als ‘zelfservice', zie volgende alinea.

Zelfservice

Instrumenten gericht op de zelfbediening van managers t.b.v. het maken van personele overzichten, roosters, goedkeuren van verlof aanvragen et cetera. Deze instrumenten worden Managers Self Service (MSS) genoemd. De zelfbediening van werknemers betreft het muteren van persoonlijke gegevens, het aanvragen verlof en invullen van een cafetariasysteem et cetera.

Kanalen

e-HRM maakt gebruik van de kanalen als internet, intranet en extranet.
  • internet: een wereldwijd computernetwerk waar allerhande op staat;
  • intranet*: het maken, opslaan en raadplegen van gegevens binnen een bedrijf of instelling. Deze gegevens zijn alleen beschikbaar voor degenen die binnen het bedrijf daartoe bevoegd zijn. Voorbeelden van personele onderwerpen op intranet zijn de toegang tot het Handboek Personeel, (indien aanwezig) het cafetariasysteem, een PO Nieuwsbrief en (voor grote ondernemingen) de interne vacaturebank;
  • extranet: de mogelijkheid voor buitenstaanders (klanten, leveranciers) om bepaalde vrijgegeven informatie van het intranet te kunnen raadplegen.
* De PO-afdeling maakt vaak gebruik van een eigen intranet, een personeelsinformatiesysteem (PI-systeem), dat desgewenst ook met andere geautomatiseerde systeem binnen de organisatie verbonden kan zijn.

NB: Een personeelsinformatiesysteem is de computerprogrammatuur voor HRM. Het PI-systeem houdt talrijke gegevens van de medewerkers bij zoals naam, geboortedatum, datum in dienst, salaris, beoordelingen, opleidingen et cetera. In een PI-systeem kan (soms) de salarisadministratie worden gevoerd, liggen autorisatiegegevens en tekenbevoegdheden vast en zijn organogrammen en functiegegevens opgeslagen.

Afdeling Personeel & Organisatie

Voor PO-afdeling maakt e-HRM c.q. een PI-systeem het mogelijk bestanden en overzichten inzake verlof, leeftijdsopbouw, verloop et cetera te maken en bij te houden. Een specifieke activiteit is het berekenen van de salarissen en vergoedingen, loonheffingen in te houden en af te dragen aan de Belastingdienst. Tenslotte draagt e-HRM bij aan het ondersteunen van het management in haar (personele) strategische besluiten, besluiten die gericht zijn op veranderingen en aanpassingen van de organisatie in de komende jaren.

HRM-portal

Portal (Nederlands: portaal) verwijst naar een plaats van waaruit iemand verschillende richtingen kan gaan. Voor PO-functionarissen en andere geïnteresseerden verwijst HRM-portal naar sites op internet die vaak relevante informatie geven. In PO internet sites geven we hiervan vele mogelijkheden.

Application service providing (ASP)

ASP is applicatiesoftware die op huurbasis, op afstand, beschikbaar wordt gesteld. Een voorbeeld is het uitbesteden (outsourcing) van de salarisadministratie, die een organisatie vervolgens weer inhuurt.

ERP

ERP staat voor Enterprise resource planning, waarmee in de regel een computerprogramma ofwel software wordt bedoeld.

HR-apps voor smartphones

Online verlof aanvragen, salarisstroken altijd beschikbaar, eigen personeelsdossier inzien en op ieder gewenst tijdstip handig declaraties doorgeven. Dankzij innovatieve online applicaties voor smartphones, de zogeheten 'apps', kunnen medewerkers altijd en overal makkelijk zelf hun HR-zaken regelen.
Applicaties maken voor smartphones (en pda’s) kan al ruim 10 jaar, maar pas sinds de laatste paar jaar zijn applicaties in iPhone-style eenvoudig toegankelijk voor iedereen. Nu al downloadt ruim 33% van het snel groeiende aantal smartphone- en tablet-gebruikers minimaal 1x per maand een aantal apps. Aangezien steeds meer organisaties het nieuwe werken omarmen, groeit de behoefte om overal en op alle momenten te kunnen werken en wordt er dus meer en meer gewerkt via mobile portals, tablets en smartphones.
Ook de nieuwste toepassingen binnen e-HRM komen nu beschikbaar in de vorm van apps. Medewerkers kunnen hiervan gebruikmaken om bijvoorbeeld intern nieuws te lezen, verlof aan te vragen, declaraties in te dienen, bruto- en netto berekeningen uit te voeren en de nieuwste interne vacatures te bekijken. (Bron: Forrester Research)

Woordenlijst

  • e-beoordelen: feedback van 360-graden (collega’s, leidinggevenden, klanten, afnemers) beoordelingen met behulp van continue vormen van performance management;
  • e-benefits: Online je beloning samenstellen. Voorbeeld hiervan is bijvoorbeeld Individueel keuzebudget (IKB);
  • e-coaching: digitale vorm van begeleiding. Denk aan chatten tussen coach en werknemer of door communicatie tussen twee e-mailadressen;
  • e-competence: competentiemanagement met behulp van software, waarmee werknemers zelf hun competenties kunnen vaststellen;
  • e-health gaat over digitale toepassingen in de zorg: het gebruik van informatie- en communicatietechnologie ter ondersteuning of verbetering van de gezondheid en de gezondheidszorg; 
  • e-herkenning: hiermee kan iemand zich op een veilige en eenvoudige manier identificeren als hij elektronisch zaken doet met de overheid, bijvoorbeeld een subsidie aanvragen of het doen van een belastingaangifte. e-Herkenning vervangt sinds 2011 DigiD (Digitale identiteit). Een verschil met DigiD voor bedrijven is dat er bij e-herkenning meerdere betrouwbaarheidsniveaus zijn. Een hoger betrouwbaarheidsniveau houdt in dat de eisen hoger zullen zijn voor het vaststellen van de identiteit en de bevoegdheid van de gebruiker;
  • e-HRM¹: het ondersteunen van de P&O-activiteiten door ICT-middelen (ICT is de afkorting van Informatie- en communicatietechnologie);
  • e-learning: verzamelnaam voor alle soorten opleidingen en onderwijs met behulp van ICT;
  • e-onboarding: Toepassen van game-elementen en simulaties tijdens de onboardingsfase
  • van nieuwe medewerkers;
  • e-recruitment: het (meestal) via vacaturesites werven van nieuw personeel;
  • e-recruitment: Sollicitanten Self Service. Vooral ondersteunend bij automatisch scoren op selectiecriteria en objectieve eisen;
  • e-working: hiermee wordt Het Nieuwe Werken aangeduid.

¹ e-HRM = Electronic Human Resource Management dat de activiteiten van Personeel & Organisatie (PO) ondersteunt. Maar pas op, EHRM = Europees Hof voor de Rechten van de Mens. Leuk voor een quiz.

Generaties

Wat de geboortedata van de diverse typeringen betreft is het chaos. In artikelen en/of op internet (Wikipedia) nemen we grote verschillen waar:
  • Babyboomers: geboren tussen 1946-1960, 1940-1954 of nog iets anders?;
  • Generatie X: geboren tussen 1955-1969, 1960-1975, 1960-1980, of ?;
  • Generatie Y (ook wel Einstein, Millennials, Internetgeneratie of Grenzeloze generatiev): geboren tussen 1970-1984, 1985-1995, 1975-1990 of ? Een goed artikel over de generatie Y is te vinden op de site van Mercer.
  • Generatie Z, ook wel Generatie M, Net Generatie of Internet Generatie genoemd: geboren na 1990 of na 1995, 1997-2010 of moet die generatie nog geboren worden?
  • Generatie Alpha: geboren na 2010.
Aan de verschillende generaties worden onderscheiden karaktertrekken toegeschreven (bron: Alles over HR / 3 jan 2013):
  • Babyboomers zijn idealistisch en gedreven, zoeken draagvlak voor ‘het idee’ en hebben een voorkeur voor (her)structureren;
  • Generatie X is bescheiden en nuchter, willen constructief verbinden en zijn proces georiënteerde-professionals;
  • Generatie Y zijn gedreven netwerkers die snel concrete resultaten willen, zijn gericht op kennis benutten en toepassen en leren snel in het werk²;
  • Generatie Einstein is grenzeloos actief, authentieke multi-taskers, willen zich snel en overal thuis voelen.
En dan is - los van leeftijd - er nog de Generatie Flux. Dit zijn werknemers die kunnen en willen omgaan met turbulentie en verandering. Zij zoeken naar mogelijkheden om hun vaardigheden uit te breiden en gebruiken daarvoor in ruime mate de sociale media.

Hoewel er tussen generaties ongetwijfeld verschillen bestaan, moet men waken voor generalisatie: niet alle personen die in een bepaalde periode zijn geboren hebben dezelfde behoefte, gedrag, vermogen om te presteren, motivatie et cetera.

² Een leesbaar artikel over de generatie Y is te vinden op de site van PW De Gids, 28 juli 2014)

Personal branding

Nauw verbonden aan de Generatie Z is het begrip 'personal branding' dat uit de USA is komen overwaaien. Personal branding is blijven winnen aan populariteit als een instrument om de reputatie online te beheren, met name via sociale netwerksites zoals Facebook , LinkedIn en Twitter. (Bron: Wikipedia)

De laatste jaren wint het begrip ook in Nederland aan populariteit. Een vertaling van de term is helaas niet mogelijk. Een vertaling zou al snel het woord ‘merk’ in zich hebben. En dat roept weer de reactie bij mensen op “ik ben geen merk!”. Toch roepen wij mensen, net als merken, ook beelden op als anderen onze naam horen, een afbeelding van ons zien, of aan ons denken. Wij laten, net als merken, ook indrukken achter ‘in de hoofden’ van de mensen in onze omgeving.

Generatie Z, de internetgeneratie, wacht niet af hoe ze beloond wordt. Als organisaties hen beperken of geen ruimte bieden om hun talenten verder te ontwikkelen zoeken zij hun heil elders of beginnen ze voor zichzelf. Vooruitstrevende bedrijven doen er daarom verstandig aan jonge professionals gelegenheid te bieden om binnen het bedrijf te werken aan hun eigen personal branding.

Terug naar de mens

Terug naar de mens is een uitgave van AFAS Software waarin negen HR-professionals met je delen hoe jij de administratieve lastendruk binnen jouw organisatie te lijf kunt gaan door de slimme inzet van HRM-software. Download het gratis magazine en laat je inspireren door hun persoonlijke verhalen, ervaringen en praktische tips!

Narrow casting systeem

Flexpoint presenteert een narrow casting systeem voor haar vestigingen en lanceert tevens haar nieuwe mobiele website. Het narrow casting systeem draagt bij aan het verhogen van de efficiency op de vestigingen. “De werving van kandidaten voor onze vacatures verschuift steeds meer van de traditionele uitzendvestigingen naar het internet”.

Op het LED scherm worden de vacatures van de betreffende vestiging getoond door middel van een directe koppeling met het administratieve systeem. Door middel van een QR code, die aan de vacature is toegevoegd, wordt de sollicitant via zijn smartphone gelinked naar de mobiele website van Flexpoint, waar de volledige vacature staat beschreven. De sollicitant kan vervolgens vanaf zijn mobiele telefoon solliciteren.

Aan de slag met e-HRM

Hierin vindt u alle informatie die u nodig heeft om u goed voor te bereiden op e-HRM. Het gratis kennismagazine e-HRM is een gezamenlijke uitgave van Driessen HRM en AFAS Software en biedt ruimte aan de ervaringen van vakgenoten die al eerder met dit bijltje hebben gehakt.

Er zijn genoeg redenen om met e-HRM te beginnen. De belangrijkste voordelen: e-HRM bespaart veel tijd, geld en papier; het professionaliseert HR en kan transparantie creëren in de organisatie en het zorgt voor binding tussen mensen en afdelingen. Bovendien geeft e-HRM medewerkers inzicht en overzicht en maakt het werken op afstand makkelijk. Kortom, de kwaliteit van de HR-dienstverlening neemt op alle fronten toe.

E-recruitment steeds meer belangrijk

De arbeidsmarkt is sinds jaar en dag een veel besproken onderwerp, gekenmerkt door snelle veranderingen en innovatie. 2015 zal ongetwijfeld weer een jaar zijn waarin deze ontwikkeling wordt doorgezet. Recruitment vormt hierin een zeer belangrijk onderdeel. Personato heeft een aantal trends in recruitment op een rijtje gezet.

Digitale HR revolutie

Van industriële revolutie naar digitale revolutie. Door de tsunami aan nieuwe technologieën verandert het werk van de HR professional. Dat voorspelde Adviesbureau Berenschot in 2013 van minder operationeel naar meer adviserend.

Volgens Berenschot heeft de HR afdeling steeds minder mensen nodig. Ook uit internationaal onderzoek van Towers Watson uit 2012 blijkt dat de helft van de bedrijven de HR afdeling wil reorganiseren. Ze willen de komende jaren vooral investeren in HR technologie. Een kwart wil HR diensten outsourcen. HRM en ICT worden steeds vaker op afstand geplaatst omdat ze in elkaars verlengde liggen.

Zorginstellingen blijven achter

Het merendeel van de zorginstellingen voert de personeel gerelateerde processen nog altijd op conventionele wijze uit. Gebrek aan budget en/of tijd wordt daar als voornaamste reden voor aangevoerd.

e-HRM onderzoeksrapport

Uit het onderzoek Raet HR Benchmark 2016 leren we onder meer dat
  • 68% van de medewerkers wil zelf hun HR-zaken kunnen regelen, liefst tijd- en plaats onafhankelijk;
  • 41% wil voor e-HRM een tablet of smartphone gebruiken;
  • ruim de helft van de werkgevers biedt daarom e-HRM aan.

HR vaker betrokken bij aankoop e-HRM

Bij de aankoop van HR-software heeft de HR-afdeling een steeds grotere vinger in de pap. HR is eindelijk op ‘tech-dreef’.

‘Dat doet IT wel’. Als het gaat om het aanschaffen van een nieuw HR-systeem, kom je deze uitspraak steeds minder tegen op HR-afdelingen. Medewerkers van de HR-afdeling nemen namelijk steeds vaker het voortouw als de organisatie een nieuw HR-systeem aanschaft. Steeds beter kan HR zelf beoordelen welke applicatie het beste welk HR-proces ondersteunt. (Bron: PW De Gids, 19 okt. 2016)

Indienen reis- en onkostendeclaraties self-driving

Ingewikkelde declaratieprocessen hebben een negatieve invloed op het gevoel van werknemers, zo blijkt uit een internationaal onderzoek van Unit4. Veel werknemers geven aan dat ze gemaakte kosten soms zelfs helemaal niet indienen, omdat ze het declaratieproces van hun werkgevers te frustrerend vinden. Gezamenlijk levert dit bedrijven in de onderzochte negen landen maar liefst 14 miljard euro per jaar extra op. Voor Nederland alleen al gaat het om een bedrag van jaarlijks een half miljard euro.

Unit4 ontwikkelde een vernieuwde systeem dat zelfsturend is door een combinatie van predictive analytics met een op context gebaseerde gebruikerservaring en proces-automatiserings elementen. Het enige wat medewerkers nu nog hoeven te doen, is hun bonnetjes fotograferen of e-mailen en het systeem doet de rest. (Bron: Unit4, nov. 2016)

Benut voordelen e-HRM

Meer dan de helft van de werkgevers regelt inmiddels een of meerdere processen via e-HRM. De belangrijkste reden hiervoor is een hogere efficiency en daaraan gekoppeld lagere kosten. Het bekijken van het salarisstrookje is het meest gedigitaliseerde HR-proces in ons land. Bij 80 procent van de werkgevers met e-HRM kun je je salarisstrook digitaal inzien, blijkt uit onderzoek.

Maar het levert volgens SalarisNet meer op, samengevat:

  • Verantwoordelijkheid neerleggen op de plaats waar die hoort: bij de medewerker en leidinggevende
  • Medewerkers willen zelf zaken regelen
  • Besparen op de bezetting van de HR-afdeling
  • Verbetering personeelsplanning

E-solliciteren in opmars

Meer dan de helft van de Nederlanders solliciteert het liefst via de e-mail. De populariteit van sollicitatiemails is de afgelopen twee jaar spectaculair gestegen, zo blijkt uit een vergelijking met voorgaande onderzoeken van carrière site StepStone.

Sinds de komst van internet zijn er steeds meer mogelijkheden om direct in contact te komen met potentiële werkgevers. Een nieuwe ontwikkeling op het gebied van e-solliciteren is het plaatsen van een online video sollicitatie, een kort filmpje waarin je jezelf presenteert. Een recent voorbeeld is het videosolliciteren met Red app van Tempo-Team. (Bron: Flex Nieuws, 27 dec. 2016)

Medewerkers willen HR-zaken zelf digitaal regelen

Het percentage organisaties dat e-HRM aanbiedt is de afgelopen twee jaar flink gestegen. Van respectievelijk 46 naar 62 procent. Als deze trend doorzet, vallen bedrijven die dit in 2020 niet aanbieden uit de toon. 61 procent van de medewerkers vindt het namelijk belangrijk om zelf regie te hebben over HR-zaken, zoals het doorgeven van hun beschikbaarheid of het indienen van declaraties. Het liefst doen zij dit tijd- en plaatsonafhankelijk; onderweg in de trein of ’s avonds op de bank (56%).

Dit en meer blijkt uit het jaarlijkse Benchmarkonderzoek van Raet, HR-dienstverlener, onder 1.100 Nederlandse medewerkers. (Bron: Raet, 1 mrt. 2017)

HR blijft achter bij automatisering

Een meerderheid van de Europese bedrijven heeft hun werkplek verregaand geautomatiseerd heeft, blijkt uit onderzoek. Maar de automatisering van de HR-processen steekt hierbij schril af.

HR wordt geschetst als de afdeling ‘die het meeste toe is aan een herstart’. Slechts 33% van de HR-dienstverlening is geautomatiseerd en 29% van de customer service processen. Vergeleken met IT-diensten, waarvan 48% geautomatiseerd is, betekent dit dat er ruimte voor verbetering is. (Bron en meer: PW, 21 sep. 2017)

Ongeschreven regels van de e-mailaanhef

Ook al is de e-mail al jaren ingeburgerd, voor veel werkenden blijft het een dilemma om de juiste toon te vinden in een zakelijke mail, of tegenwoordig ook steeds vaker: in een whatsappje. ‘Geachte mevrouw De Bruin’ (de echt nette mensen houden het trouwens bij ‘Geachte mevrouw’) of ‘Geachte heer Bos’ is weer het andere uiterste. De ‘geachte’- mails ontvang ik meestal van ouderen, of uit de juridische sector, waar de omgangsvormen formeler zijn dan op, zeg, een reclamebureau.

Een etiquettedeskundige aan wie dit alles werd voorgelegd, legde uit dat er geen echte ‘regels’ zijn. De digitale communicatie ontwikkelt zich zo razendsnel dat regels verdwijnen voor ze gemeengoed kunnen worden, was haar conclusie. Het is voorlopig vooral een kwestie van ‘gezond verstand’, zei ze me. En verplaats je in de ontvanger. (Bron en meer: Juistmagazine, 28 aug, 2017)

HR denkt nog te weinig digitaal

HR-afdelingen denken nog te weinig in digitale oplossingen. Meer dan een vijfde (22%) van de Human Capital Management (HCM)–processen wordt nog steeds handmatig uitgevoerd.

Bovendien is de afstemming met IT-afdelingen ver te zoeken: ruim een op de vier (28%) HR-experts geeft aan dat IT slechts enigszins betrokken wordt bij besluiten over HCM-oplossingen. Bij 3 procent speelt IT helemaal geen rol. (Bronnen: AD & PWNet, 25 jan. 2018

IT-woordenboek

U weet niet wat AAA Server, ABAP en ABBH betekent? Kan iedereen gebeuren. Maar als u het wel wilt weten, dan geeft het IT-woordenboek van Marqit uitkomst.   


Red.: Een uitvoerige behandeling van e-HRM treft u aan op de site van TQL, april 2018

AFAS Software lanceert HR-scan 

Welke rol wil je als HR-professional vervullen in de toekomst? Die van voorvechter van technologie, doelgroepenspecialist, businesspartner of zelfs acquisiteur? Om het denken over veranderende HR-rollen op gang te brengen, lanceert AFAS Software de HR-scan.

De scan is ontwikkeld naar aanleiding van recent onderzoek van AFAS en de Tilburg University waaruit blijkt dat een op de vijf HR-professionals (18%) helemaal niet voorbereid is op het digitaliseren van HR. (Bron en meer: Emerce, 30 okt. 2018)  
 

EXPERT

Mark van Assema

Mark van Assema

Mark is zelfstandig HRTech projectleider met een focus op Total Talent Management en oprichter van HRTech Review


Gerelateerde artikelen en/of partner bijdragen:
Gerelateerd nieuws en/of opinies:


 Cloud    Exit-interview