3 redenen om de receptie te digitaliseren en uit te besteden

Artikelen  |  wo 11 jun 2025  |  Trefwoorden: Receptie, Uitbesteden, Thuiswerken, Bereikbaarheid, Autonomie, Kostenbesparing, Digitale receptie




Tijdens corona zijn we met z’n allen aardig gewend geraakt aan verplicht thuiswerken. En hoe overrompeld je ook was door de plotse afwezigheid van collega’s en facilitaire diensten waar je gebruik van kon maken, hoe sneller bleek dat digitale dienstverlening een uitkomst was. Voor de meesten geldt dat we weer op kantoor aan het werk zijn gegaan. Toch zijn er taken die (deels) nog steeds digitaal plaatsvinden. Misschien lopen deze processen nu zelfs wel beter dan van tevoren.

Bereikbaarheid

Een digitale receptie heeft als groot voordeel dat het altijd bereikbaar is. Waar je vroeger wel eens naar de receptie toeliep en er niemand op zijn stoel zat, is er nu altijd iemand via de chat of telefoon te benaderen. Je krijgt direct een reactie en hoeft met een partij die deze services van je overneemt geen eigen receptie meer compleet in te richten. Voor bezoeken van VIP’s en dergelijke kun je nog altijd een personal assistant of secretaresse inschakelen. Voor de rest neemt de digitale receptie de belangrijkste taken en processen van je over.

Kostenbesparingen

Personeel is meestal de grootste kostenpost van een bedrijf. En dat terwijl een receptiemedewerker heel makkelijk te ondersteunen of helemaal te vervangen is door een digitale receptie. Het registreren van bezoekers en het volgen van medewerkers of externen zodra ze inpandig zijn, verloopt idealiter met een doordacht systeem. Digitale receptie software (met een eigen app) voldoet aan de hedendaagse eisen rondom de belangrijkste taken van de receptie.

Automatisering leidt tot autonomie

Door bepaalde processen volledig te automatiseren, wordt de zelfredzaamheid bevorderd. Leveranciers of andere bezoekers aan het bedrijf kunnen zelf een afspraak maken via een digitale receptie functie en bij aankomst op de locatie meldt deze persoon zichzelf digitaal aan. De afspraak wordt vervolgens direct gekoppeld aan een automatische melding naar degene met wie hij of zij een afspraak heeft. Er zijn dus geen handmatige acties of het denkvermogen van een receptiemedewerker meer nodig om deze processen goed in te regelen.

Conclusie

Investeren in een digitale receptie vraagt om een nauwkeurige analyse van de specifieke taken en inhoud die een dergelijk systeem van je bedrijf kan overnemen. Het biedt echter ook veel kansen, doordat het de veiligheid op locatie bevordert en de échte taken, waarbij persoonlijk contact essentieel is, wel door een receptiemedewerker kunnen blijven plaatsvinden. Ontdek de ins en outs van een digitale receptie en hoe deze jouw bedrijf kan ondersteunen bij belangrijke processen.