Wat mag een werkgever onbelast vergoeden bij schade of verlies?

Vraagbaak  |  wo 5 apr 2017  |  Trefwoorden: Schade of verlies persoonlijke zaken, Aansprakelijkheid, Werktijd, Onbelaste vergoeding, Personeelsgids

Vraag

In HR-kiosk staat een Hoofdstuk over schade/verlies van persoonlijke zaken en daar heb ik vraagje over.
De vergoeding daarover mag de werkgever vrijgesteld vergoeden indien het tijdens het uitoefenen van het werk is geweest. 
Maar hoe zit het in de volgende situatie:
Tijdens een zakenlunch wordt de handtas van een vrouw gestolen, de werkgever vergoedt de handtas. Is die vergoeding dan vrijgesteld of behoort dat tot het loon, eventueel WKR? Of kan dat van de situatie afhangen waar de lunch is, werkplek of restaurant?
 
Is de werkgever te allen tijde aansprakelijk als het tijdens werkuren gebeurt?
 

Antwoord

Dit is een moeilijk onderwerp met vele varianten.
Het gaat dus om 2 zaken:
Is de werkgever verplicht de schade te vergoeden?
Mag dit dan (en wanneer) onbelast?             of moet er een eindheffing worden toegepast?
Moet de vergoeding als loon worden geboekt? 

Uitgangspunt moet steeds zijn dat het een schade is, die onder werktijd ontstaat. “Werktijd” is tegenwoordig al een rekbaar begrip.
Daarbij moet de werkgever in veel gevallen ook Arbo verantwoordelijkheid hebben.
 
Een belangrijke voorwaarde is ook dat de werknemer zorgvuldig met zijn spullen omgaat en er geen sprake is van “bewuste roekeloosheid”.
Verder mag verwacht worden dat wanneer de werkgever niet voor een schade aansprakelijk gesteld kan worden en er wel enig risico is, dat de werknemer hiervoor een verzekering afsluit of het risico incalculeert.
 
Er zijn werkgevers die voor dienstreizen (ook een rekbaar begrip) een verzekering afsluiten voor overlijden, invaliditeit en schade/diefstal. Een dergelijke verzekering is geen belastbaar loon.
 
In de casus die u noemt is de eerste vraag: is de werkneemster zorgvuldig omgegaan met haar bezit? Ten tweede moet de werkgever de handtas (inhoud?) dan vergoeden. Ten derde is de vergoeding van de tas belastbaar?
 
Mijn eerste reactie is dat de organisatie op dit punt een reglement moet hebben als onderdeel van de PersoneelsGids. Verder kan er op elke situatie een discussie ontstaan over de zorgvuldigheid en zeker over de vraag of er sprake is van bewuste roekeloosheid. Daarbij is het belangrijk dat de werkgever wanneer deze tot een onbelaste vergoeding overgaat aan een Belastinginspecteur (wanneer dit gevraagd wordt) voldoende argumenten kan aandragen om de onbelaste vergoeding te verdedigen.
In het geval van de handtas tijdens een zakenlunch, zou ik (als ik de werkgever was) deze niet vergoeden. Niet belast en niet onbelast. Hier is vrijwel altijd sprake van onzorgvuldigheid.
 
HR-kiosk heeft als onderdeel van haar dienstverlening het leveren van een complete PersoneelsGids, waarin o.a. opgenomen een Hoofdstuk m.b.t. schade.