Plaatsonafhankelijk werken en Arboregels

Opinie  |  ma 29 jun 2026  |  Bron: HR-kiosk  |  Auteur: Andries Bongers  |  Trefwoorden: Plaatsonafhankelijke arbeid, Remote werken, Kantoorinrichting, Ergonomische accessoires, Verruilen, Fiscaal vriendelijk, Thuiswerkplek



Het is geen geheim dat de manier waarop we werken de afgelopen jaren drastisch is veranderd.
Een van de grootste veranderingen is de verschuiving naar plaatsonafhankelijk (=remote) werken.
Bij plaatsonafhankelijk werken hebben medewerkers, in een functie waar dat kan, de vrijheid om te werken waar ze willen, zonder beperkingen van locatie.
Dit kan variëren van thuiswerken tot werken vanuit een koffiebar, de camping of zelfs vanuit het buitenland op het strand.

Fiscaal Vriendelijk Belonen

Ruim 20 jaar geleden schreef ik voor het eerst het jaarboek “Fiscaal Vriendelijk Belonen” met allerlei mogelijkheden om de medewerker een belastingvrije vergoeding te geven of de kosten te verruilen met bruto loon.
Voor de thuiswerkplek mocht de werkgever zelfs voor 1850 euro, de hele inrichting vergoeden, die de werknemer in een paar jaar tijd eventueel moest terugbetalen (verruilen).
In 2010 kwam de heer Wiebes vertellen, dat er een WKR-regeling werd ingevoerd.
Eigenlijk ging het over de fiscaal vrije ruimte van de WKR. Dat zou een enorm administratief voordeel zijn van miljoenen, betoogde Wiebes.
In feite was het een ordinaire belastingtruc, waarbij vooral de werknemers van kleine bedrijven de dupe werden, ondanks dat later het percentage van de eerste € 400.000,00 (vrije ruimte) werd verhoogd.
Het “verruilen” van een ergonomische thuiswerkplek was hiermee van de baan en vele andere belastingvrije verstrekkingen.

Arbowetgeving voor een deel achterhaald

Naleving van de Arbowet is heel essentieel in industriële omgevingen  o.a. bij chemie- en bouwbedrijven en installatiebedrijven, maar niet bij consultants die remote werken. Zowel regelmatig vanaf het huisadres, maar ook onderweg in een wegrestaurant of gewoon op het strand of zoals veel IT-ers in het buitenland tijdens een vakantie.
Voor remote werken is de Arbowet een theoretische regelgeving en niet te controleren, noch te handhaven

Waarom is plaatsonafhankelijk werken zo belangrijk voor medewerkers?

Ten eerste biedt plaatsonafhankelijk werken meer flexibiliteit en vrijheid. Medewerkers kunnen hun eigen tijd beheren en hun werk inplannen rond hun persoonlijke leven, in plaats van andersom. Dit kan bijdragen aan een betere balans tussen werk en privéleven, waardoor medewerkers minder gestrest zijn en zich beter kunnen concentreren op hun werk.

Meer mogelijkheden

Een van de mogelijkheden bij tijd- en plaatsonafhankelijk werken  is dat werknemers niet op kantoor of thuis, maar onderweg of bij klanten werken. Dit leidt ertoe dat werknemers wanneer zij langer dan twee uur per dag met een beeldscherm werken, in theorie, op dit werk de Arboregels voor een ergonomisch ingerichte beeldschermwerkplek van toepassing zijn.
Dit is wel heel theoretisch bedacht. In veel restaurants en ook in de trein, zie je bezoekers en reizigers hun laptop uitklappen en aan een ongemakkelijke lunchtafel en caféstoel hun werk verrichten

Persoonlijke doelstellingen

Daarnaast kan plaatsonafhankelijk werken bijdragen aan de productiviteit van medewerkers. Het elimineert de stress van het reizen naar het werk en de tijdrovende dagelijkse routine, wat resulteert in meer tijd en energie om aan andere taken te besteden. Medewerkers kunnen zich concentreren op hun werk zonder afleidingen en genieten van een rustige werkomgeving, wat vaak resulteert in een hogere kwaliteit van werk. Dit is tegengesteld aan waar het oude (achterhaalde) denken graag aan vasthoudt.

“Als ik ze niet zie, weet ik niet wat ze doen”.

Terwijl met duidelijke persoonlijke doelstellingen dat helemaal geen issue hoeft te zijn.
Bovendien biedt plaatsonafhankelijk werken meer mogelijkheden voor talentacquisitie. Bedrijven kunnen zich richten op het aannemen van de beste medewerkers, ongeacht waar ze zich (waar ook ter wereld) bevinden. Dit opent de deur voor een grotere pool van talent en kan bijdragen aan de groei van het bedrijf.

Niet rechtstreeks verantwoordelijk

De werkgever is verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek voor zijn werknemers. Verricht de werknemer elders plaatsonafhankelijke arbeid, dan is de werkgever indirect wel verantwoordelijk voor de werkplek op die locatie. Wel dient hij de werknemers voor te lichten.
In de regel zal een andere eigenaar/beheerder verantwoordelijk zijn voor de inrichting van de werkplek elders (kantoorruimte, internetcafé, pand van een klant). Dit ontslaat de werkgever niet van de verplichting om zich vooraf te laten informeren over de locatie waar de werknemer gaat werken. Hij hoort de werknemer vervolgens adequaat te informeren en voor te lichten over veilig werken ter plekke. Onder omstandigheden kan dit er ook toe leiden dat de werkgever geen toestemming geeft voor het verrichten van plaatsonafhankelijk werk op de locatie in kwestie. Dit is uiteindelijk een kwestie van maatwerk en goede onderlinge afspraken

Hoe kun je deze voordelen als (groeiend) bedrijf realiseren?

Het realiseren van deze voordelen start met een duidelijke visie op hoever je wil gaan. Wil je je team zoveel mogelijk stimuleren plaatsonafhankelijk te werken? Overweeg je zelfs je kantoorruimte te verkleinen?
Vervolgens is het belangrijk om te denken aan het digitaliseren van interne processen en het implementeren van virtuele onboarding voor nieuwe teamleden. Een collega buddy kan hierbij helpen als inwerkbegeleider. Zorg ervoor dat alle belangrijke aspecten van de bedrijfscultuur digitaal toegankelijk zijn. Dit omvat communicatiezaken zoals handboeken, (klant)presentaties, sjablonen en andere veelvoorkomende documenten.
Vaak werkt een deel van het team nog steeds graag op kantoor, waardoor er meestal een natuurlijke verdeling ontstaat. Het is belangrijk om concrete en duidelijke afspraken te maken en ervoor te zorgen dat de werkomgeving goed is ingericht.
Plaatsonafhankelijk werken is een belangrijke trend die niet alleen medewerkers meer vrijheid en flexibiliteit biedt, maar ook aanzienlijke bijdrage levert aan de groei en ontwikkeling van bedrijven

Stoel van de zaak

En bij twijfel: biedt een werknemer een ergonomische stoel aan – een stoel van de zaak – fiscaal onbelast. Mag de werknemer zelf uitzoeken uit een aanbevolen assortiment bij een leverancier van de werkgever, die de factuur aan de werkgever stuurt.
De stoel blijft eigendom van de organisatie en kan eventueel, na verloop van tijd, wisseling van baan, tegen de restwaarde worden overgenomen.