Motivatie    Personal (fringe) Benefits 


Onboarding

Datum laatste wijziging: 25 september 2018  |  Trefwoorden: Onboarding, Introductie, Inwerken

Inhoud

  1. Doel
  2. Organisatie
  3. Voorbeeld Google
  4. Mensen vinden nieuwe manier van onboarding veel persoonlijker
  5. De vier C's van onboarding
  6. Meer aandacht voor onboarding in LUMC
  7. Van elkaar leren
  8. Tips voor succesvolle onboarding
  9. Onboardingprogramma: 34% medewerkers kent het niet

Doel

Onboarding is de naam voor de introductie en inwerkproces van nieuwe medewerkers. Het doel is hen te ontwikkelen tot gemotiveerde en succesvolle arbeidskrachten. Een nevendoel is dat voornoemde ontwikkeling zo snel mogelijk tot stand komt. Onboarding is uit de Verenigde Staten komen overwaaien.

Onboarding moet niet worden verward met het begrip 'Inboarding'. Bij inboarding gaat het erom dat werknemers nieuwe kansen pakken, wat ze ook zouden doen als ze op zoek zouden gaan naar een andere werkgever, maar nu bij de huidige werkgever.

Organisatie

Het beste is dat een ervaren werknemer/chef (in USA 'buddy' genoemd) wordt aangewezen die gedurende zekere periode verantwoordelijk is voor onboarding van een nieuwe medewerker. Onderdelen van de onboarding zijn onder meer het kennismaking met de mensen en organisatie (denk aan een organisatieschema), opleiding en regelmatige evaluatie van het inwerktraject.





Voorbeeld Google

Het analytics-team van Google heeft diverse experimenten opgezet om te meten welke factoren bijdragen aan de productiviteit van nieuwe medewerkers. Centraal staan het opbouwen van een ondersteunend sociaal netwerk en regelmatige evaluatiemomenten. Succesfactoren van deze aanpak zorgt er voor dat nieuwe medewerkers 25% sneller productief zijn.

Mensen vinden nieuwe manier van onboarding veel persoonlijker

CEVA Logistics is een van de grootste logistiek dienstverleners met wereldwijd ruim 40.000 werknemers. De organisatie in de Benelux telt ongeveer 3.000 mensen, die op 27 locaties werken. Deze locaties, die wij sites noemen, zijn ingedeeld in regio's en hebben allemaal een eigen Management Team. Elk team had zijn eigen introductie, 'we merkten dat het enthousiasme over de inwerkperiode per site verschilde'.

'Omdat we het ontzettend belangrijk vinden dat mensen bij ons een goede start maken, zijn we gaan onderzoeken hoe we voor het aannemen van collega's een centraal introductieprogramma konden ontwikkelen. De achterliggende gedachte is eenvoudig: we willen dat mensen zich zo snel mogelijk welkom en betrokken voelen en optimaal ingezet kunnen worden. Als je daarin slaagt heb je de halve wedstrijd al gewonnen.'

CEVA Benelux ontwikkelde een onboarding programma dat bestaat uit een online en een offline deel. 'we hebben onder meer een app ontwikkeld die de nieuwe medewerkers een paar weken voor hun eerste werkdag ontvangen. Die app bevat verschillende elementen, waaronder interactieve filmpjes, tips ter voorbereiding op de eerste werkdag en een verhaal van onze managing director. Bovendien kunnen de nieuwe medewerkers een selfie maken en zichzelf voorstellen. Die informatie wordt vervolgens doorgestuurd naar de collega's. En er was meer.' (Bronnen: CEVA & HR Praktijk, juni 2017)

De vier C's van onboarding

Het principe van onboarding is onder te verdelen in vier C's, met soms nog een vijfde eraan toegevoegd. De vier C's zijn:
  1. Compliance1: Wat zijn de basisregels waar iedereen zich aan dient te houden? Dit zijn de wettelijke regels, maar ook het bedrijfsreglement op het gebied van ziekmeldingen, omgangsvormen en anti-pestbeleid, veiligheidsregels en vertrouwelijkheid.
  2. Clarification: Wat is de rol van de nieuwe medewerker? Wat wordt er van hem of haar verwacht? Welke persoonlijke doelen dient hij te halen? En wat mag hij of zij van de organisatie verwachten?
  3. Culture: Nieuwe werknemers moeten vanaf de eerste dag worden ondergedompeld in de bedrijfscultuur. Iedereen moet bekend zijn met de missie, visie en waarden van de organisatie.
  4. Connection: Elke organisatie kent zijn groepen, subgroepen en netwerken. Zorg dat nieuwe werknemers de sociale structuur van de organisatie kennen en er ook bekend mee zijn.
De vijfde C die sommige HR-professionals aan dit rijtje toevoegen is de C van Check back, het vragen om een reactie op de introductie en de daaropvolgende inwerkingsperiode. Managers moeten er volgens dit principe een punt van maken om na dertig dagen, na zestig dagen en na drie maanden te vragen hoe het gaat met de nieuwe werknemer. (Bron: PW Net, 20 jul. 2017)






1 Compliance is het begrip waarmee wordt aangeduid dat een persoon of organisatie werkt in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving. Het is soms ook de aanduiding van de afdeling of cel in een organisatie die de compliancefunctie vervult: het bijstaan van het bestuur bij het in controle houden van de organisatie om in overeenstemming te werken met de geldende wet- en regelgeving. (Bron: Wikipedia)

Meer aandacht voor onboarding in LUMC

Iedere maand starten er gemiddeld 50 nieuwe medewerkers bij het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC). Hoe zorg je dat al die medewerkers goed worden ingewerkt en op de hoogte raken van de normen en waarden waar jij als organisatie voor staat? Het LUMC vernieuwde haar onboardingprogramma en introduceerde een speciale app.

Enkele onderdelen van het programma:

  • Een film waarin de voorzitter van de Raad van Bestuur hen verwelkomt.
  • We vertellen over onze missie en visie. Zo wordt er uitgelegd wat het inhoudt om een universiteit medisch centrum te zijn, wat betekent dat er ook veel aandacht is voor onderwijs en onderzoek.
  • Verschillende collega's vertellen over het werk dat zij doen in het LUMC. Op deze manier is er al een soort kennismaking.
  • Daarnaast heel praktisch: in de app staat ook waar je je fiets kan stallen of je auto kunt parkeren. Maar ook andere praktische zaken worden uitgelegd: waar haal je een badge, waar vind je de witte uniformen.
  • Meer specifieke informatie over waar de protocollen te vinden zijn en wat de betekenis is van afkortingen die in het LUMC worden gebruikt.
  • Hoe we omgaan met gastvrijheid. Tijdens een introductiebijeenkomst komen alle medewerkers bij elkaar. Van magazijnmedewerker tot hoogleraar. We willen dat iedereen zich realiseert dat je over de afdelingsgrenzen heen kunt kijken.
(Bron: Xpert, 26 jan. 2018) 

Van elkaar leren

De juf veranderde na elke schoolvakantie de opstelling in de klas. Dat was niet voor niets. De juf keek goed welke kinderen van elkaar konden leren. Welke drukke kinderen je beter niet naast elkaar kon zetten, wie wel en wie beter niet naast het raam kon zitten.

Juf keek goed naar de kinderen en wist dat de opstelling het verschil kon maken tussen chaos en orde. Gek genoeg doen managers dit helemaal niet. Nieuwe medewerkers worden geplaatst op de stoel van de vertrokken collega en op de afdeling met collega's met hetzelfde takenpakket. En op die plek, blijven ze vervolgens jarenlang zitten.

Het enige moment dat we op kantoor weleens nadenken over de tafelschikking is bij een (interne) verhuizing. Maar dat is niet vaak genoeg. Managers zouden zich net als juf actief moeten bezig houden met het plaatsen van collega's. En net als op school kan het zijn dat het goed is als een medewerker naast een vriendje komt te zitten, maar soms ook juist helemaal niet. (Bron: MT, 6 feb. 2018)

Tips voor succesvolle onboarding

De eerste 90 dagen bepalen of iemand wel of niet slaagt in zijn nieuwe baan. Deze inwerkperiode is niet alleen belangrijk voor het welslagen maar ook voor de binding van de nieuwe werknemer met de organisatiecultuur. Vijf toepasbare tips:
  1. Volg een gestructureerd integratieproces
  2. Denk ook aan pre-boarding
  3. Formuleer doelen voor de eerste 90 dagen
  4. Investeer in leertrajecten
  5. Evalueer continu het onboarding proces
(Bron en uitleg: HR-Praktijk, 19 mrt. 2018

Onboardingprogramma: 34% medewerkers kent het niet

Verrassende bevindingen waren dat 40% van de werknemers niet het absolute minimum aan ondersteuning kreeg dat was vereist om aan hun nieuwe baan te beginnen en dat het voor 43% meer dan een week duurde voordat zij beschikten over de basisbenodigdheden en -hulpmiddelen voor hun werkplek.

Bovendien is er ook nog de gerapporteerde kwestie van een ‘gehaaste’ onboardingprocedure. 52% van de werknemers verklaarde dat hun integratieperiode na de eerste maand in de baan over was, ondanks het feit dat 48% van de HR-professionals het belang van voortdurende onboarding gedurende ten minste de eerste drie maanden bij een nieuw bedrijf begrijpt. (Bron en meer: PW, 24 sep. 2018

Gerelateerde artikelen en/of partner bijdragen:
Gerelateerd nieuws en/of opinies:


 Motivatie    Personal (fringe) Benefits