Hoe lang moeten papieren personeelsdossiers bewaard blijven als er ook een digitale versie is.

Vraag

Hoe lang moeten papieren personeelsdossiers bewaard blijven, als zij al in het digitale personeelsdossier staan? 

Antwoord

In z’n algemeenheid moet u gegevens (in het bijzonder die betrekking hebben op financiële zaken) minstens 7 jaren bewaren. Dat geldt ook voor personeelsdossiers. Wanneer medewerkers het bedrijf hebben verlaten geldt een termijn van 5 jaren nadat het dienstverband is verbroken.
Deze termijnen gelden voor zowel digitale informatie als papieren dossiers. Naar onze opvatting vervangt het digitale dossier de papieren versie.
U hoeft “papier” dus niet te bewaren, wanneer u deze documenten heeft gedigitaliseerd. Er is dus geen onderscheid in papier of digitaal.