Kantoor en kantoorinrichting    Maslow 


Kantoortuin

Datum laatste wijziging: 2 mei 2019  |  Trefwoorden: Kantoortuin, Motivatie

Inhoud

  1. Product jaren 70
  2. Gebrek aan flexibiliteit verpest productiviteit
  3. Psychologisch onderzoek
  4. Samenvatting voor en nadelen
  5. Werkomgeving matcht niet met ons brein en duurzame inzetbaarheid
  6. Zorgt de werkplek voor tevreden werknemers?
  7. Verbetering akoestiek in open kantoor leidt tot 30% minder afleiding en stress
  8. Geluidsoverlast grootste invloed op productiviteit
  9. Werknemers haten kantoortuin in Apple’s nieuwe hoofdkantoor
  10. Ambtenaren BuZa verzetten zich tegen flexplekken en kantoortuin
  11. Weg met de open kantoren
  12. Open kantoor rampzalig voor de samenwerking
  13. Lawaai op de werkvloer op epidemisch niveau
  14. Werken met een open kantoor en het is geweldig
  15. Kantoortuinen, gaan ze ein-de-lijk verdwijnen?
  16. Meer behoefte aan een aangepaste kantoortuin
  17. Ontwikkeling antigeluid-paneel

Product jaren 70

De kantoortuin is een in de jaren 1960 in Duitsland ingevoerde en in de jaren 1970 in de rest van West-Europa in zwang gekomen indeling voor een kantoor, waarbij veel medewerkers (doorgaans meer dan 12) bij elkaar in dezelfde ruimte werkzaam zijn, zonder scheidingswanden. Het concept paste goed bij de "democratisering" en "onthiërarchisering" die in die tijd opgeld deden, en maakte communicatie tussen medewerkers makkelijker en laagdrempeliger. Grote nadelen zijn echter geluidsoverlast van anderen en een gebrek aan privacy.

Gebrek aan flexibiliteit verpest productiviteit

Driekwart van de werknemers zegt het meest productief te zijn als zij zelf de tijd en plek waarop zij hun werk doen mogen veranderen. Ze voelen zich daar echter zelden toe aangemoedigd. Dat meldt het Britse Chartered Management Institute (CMI) op basis van onderzoek door telecombedrijf O2.

Psychologisch onderzoek

Mylonas & Carstairs hebben veel studies naar het effect van kantoortuinen verzameld en met elkaar vergeleken. Hun conclusie is dat, in tegenstelling tot wat vaak geclaimd wordt, kantoortuinen de communicatie tussen medewerkers en de werktevredenheid & productiviteit van medewerkers niet bevorderen.

Het (negatieve) effect verschilt per soort werkzaamheden die iemand uitvoert en iemands persoonlijke eigenschappen. Het lijkt er op dat vooral mensen die complexere taken uitvoeren meer last ervaren van de kantoortuin. Personen met een grotere behoefte aan privacy en personen die moeite hebben met het negeren van stimuli, ervaren de kantoortuin als negatiever.

Samenvatting voor en nadelen

De voordelen van de kantoortuin:
  • verbetert de communicatie
  • meer informele contacten
  • sneller geholpen kunnen worden
  • anderen meer kunnen helpen
  • voor de werkgever besparingsmogelijkheid
De nadelen van de kantoortuin:
  • geluidsoverlast
  • concentratieverlies 
  • geen/minder privacy
  • ruimte ruikt naar etenswaren
  • onpersoonlijk

Werkomgeving matcht niet met ons brein en duurzame inzetbaarheid

Veel werkomgevingen zijn slecht voor de concentratie en productiviteit van medewerkers, omdat ze onvoldoende aansluiten bij de werking van het menselijk brein. Gedurende de dag volgt onze aandachtscurve een natuurlijk ritme en daar wordt bij de inrichting van de werkplekken nog nauwelijks rekening mee gehouden. "Iemand die in een open kantoor aan een concentratietaak werkt, wordt gemiddeld om de elf minuten onderbroken of afgeleid en dan kost het de nodige tijd om weer helemaal in de taak te komen waar hij mee bezig was". (Bronnen: Steelchase & HR Praktijk, 29 dec. 2015)

Zorgt de werkplek voor tevreden werknemers?

Werkplekken in ons land behoren tot de meest progressieve ter wereld. We kennen de meeste flexplekken en gedeelde open kantoren. Zorgt dat voor meer werknemerstevredenheid?

Nee, want slechts 7 procent van de werknemers zich zeer tevreden en sterk betrokken te voelen bij hun werk. Wereldwijd ligt het gemiddelde op 13 procent.

Deze opvallende score komt naar voren komt uit een onderzoek van Steelcase, een Amerikaanse fabrikant van kantoormeubilair onder ruim twaalfduizend werknemers in zeventien landen. (Bron: Overhetnieuwewerken, apr. 2016)

Aanvullend commentaar: 'Werknemers met de hoogste mate van betrokkenheid en tevredenheid zijn de mensen die iets te zeggen hebben over waar en hoe ze werken. Deze groep beschikt zowel over ruimtes waar ze zich goed en makkelijk kunnen concentreren, als over ruimtes waar ze alleen en met collega’s kunnen werken.'

Verbetering akoestiek in open kantoor leidt tot 30% minder afleiding en stress

Nieuw onderzoek van het Stress Research Institute in Stockholm laat zien dat het verbeteren van de geluidsomgeving in een open kantooromgeving zorgt voor 30% minder afleiding en stress. Uit ander internationaal onderzoek bleek al dat kantoormedewerkers elke dag 86 minuten verliezen door afleiding. Er valt met maatregelen ten aanzien van geluid en akoestiek dus veel winst te behalen als het gaat om comfort en productiviteit op de werkvloer.

Het onderzoek is uitgevoerd op twee verdiepingen van het stadskantoor van de gemeente Sundbyberg net buiten Stockholm. 151 medewerkers namen deel aan het onderzoek, dat gebaseerd is op een zogeheten ‘cross-over design’. Op beide verdiepingen werden twee verschillende geluidsomgevingen gecreëerd door gebruik te maken van (geluids)absorberende of juist harde plafonds en wanden. Tijdens het onderzoek zijn de omstandigheden in het weekend – dus zonder dat medewerkers dat wisten – op de twee verdiepingen meerdere keren verwisseld. Dat zorgde ervoor dat de medewerkers op beide verdiepingen tegelijkertijd aan het werk waren in twee compleet verschillende akoestische omgevingen, afwisselend goed en slecht.

Geluidsoverlast grootste invloed op productiviteit

Geluidoverlast door collega’s staat bovenaan als factor die de meest negatieve invloed heeft op de productiviteit. Driekwart van de Nederlandse werknemers werkt in een open kantoorruimte en 61 procent geeft aan middelmatig of veel geluid te ervaren. (Bron: HR Praktijk, 12 apr. 2017)

Werknemers haten kantoortuin in Apple’s nieuwe hoofdkantoor

Apple-medewerkers verhuizen zo langzaamaan naar Apple Park, het gloednieuw hoofdkantoor van de techgigant in Cupertino, Californië met een prijskaartje 4,2 miljard euro. Maar volgens de geruchten zijn niet alle medewerkers even blij met de inrichting van het nieuwe pand. De Amerikaanse en wereldwijde pers raakt niet uitgepraat over het tot in detail uitgedachte hoofdkantoor met als bijnaam ‘het ruimtevaartschip’.

De ingangen zijn zo ontworpen dat werknemers er op maximale snelheid doorheen kunnen lopen, het gebouw bevat gepersonaliseerde stoelen en tafels en een glazen deur van drie etages hoog. Al met al moet het een waar technologisch hoogstandje worden. Maar ook op de werkvloer zelf verandert er het nodige. Volgens WSJ Magazine bevat Apple Park voornamelijk kantoortuinen. Managers en hooggeplaatste ingenieurs werken in lange tafels naast hun werknemers en kunnen zich dus niet afsluiten in hokjes en kantoren.

Het is niet de eerste keer dat er kritiek komt op het plan voor kantoortuinen. Apple’s cloudteam onder leiding van Eddy Cue heeft demonstratief zijn intrek genomen in Apple’s oude hoofdkantoor, Infinite Loop, nu medewerkers vertrekken naar het nieuwe hoofdkantoor. Volgens een artikel van Bloomberg uit 2016 zijn werknemers die prijs stellen op privacy en rust boos over de nieuwe plannen. (Bron: Business Insider, 8 aug. 2017)

Ambtenaren BuZa verzetten zich tegen flexplekken en kantoortuin

Filevorming bij binnenkomst op kantoor om nog snel een werkplek te bemachtigen; medewerkers die werken in de koffiehoek wegens overbezetting of hun toevlucht nemen tot de auto om rustig te kunnen bellen... Dit zijn de verhalen die in de media naar buiten komen als gevolg van de samenvoeging van het ministerie van Buitenlandse Zaken in één gebouw met het ministerie van Infrastructuur en Milieu. Wat gaat hier fout?

Los van ruimte en bezettingsgraad is er ook totaal geen rekening gehouden met de verschillende activiteiten van medewerkers (ooit gehoord van activity based working), hun gedrag en persoonlijke kenmerken én de cultuur op een specifiek ministerie. De diplomaten van BuZa werken met veel vertrouwelijke stukken - op papier. Dat is dus een probleem als papierloos werken de norm wordt: boeken en andere 'ouderwetse' archieven mochten bij de verhuizing niet mee. Sommige diplomaten hebben zelfs journalisten gebeld of zij de laatste versie van een rapport hebben dat ze zelf kwijt zijn, zo viel te lezen in de Volkskrant.

Een probleem als gevolg van het creëren van kantoortuinen met flexibele werkplekken: medewerkers die moeten samenwerken kunnen elkaar niet meer vinden. Killing voor de samenwerking en productiviteit! De overheid heeft nog een lange weg te gaan naar Agile werken... (Bron: F-Facts, 26 okt. 2017)

Weg met de open kantoren

Grote kantoren met bureaus die bij elkaar staan als eilandjes, sta-plaatsen en losse bureaus, en allemaal in een grote ruimte. Het werken op deze manier, zonder privéruimtes, deuren of eigen kantoorruimtes, zou de samenwerking tussen collega’s onderling stimuleren en leiden tot meer goede ideeën. Het tegendeel is echter waar.

Al jarenlang tonen onderzoeken aan dat grote open kantoren niet bijdragen aan een productievere werkomgeving. Mensen klagen over teveel herrie, gebrek aan concentratie en het gebrek aan privacy. Al in 2014 werd het aangetoond, maar ook al in 2011.

Wellicht is het als HR-professional een idee om een (korte) enquête onder je medewerkers te houden en ze eens te vragen of ze tevreden zijn met de inrichting van hun werkruimte. Het is belangrijk om goed naar medewerkers te luisteren en hun wensen serieus te nemen. En neem daarbij geen halve maatregelen zoals het plaatsen van een archiefkast of plantenbak tussen twee bureaugroepen, want dat is niet voldoende. Het wordt tijd dat weer muurtjes of gipswanden worden geplaatst zodat je je even kunt afzonderen of even goed kunt concentreren. (Bron: Visma, 5 nov. 2017)

Open kantoor rampzalig voor de samenwerking

Medewerkers in open kantoren voeren 70 procent minder fysieke gesprekken met elkaar, blijkt uit nieuw onderzoek. Een deel van die communicatie wordt vervangen door e-mail en Slack, wat slecht kan zijn voor de productiviteit en de kwaliteit van werk.

De hoeveelheid face to face (‘F2F’)-communicatie neemt drastisch af, ontdekte hoogleraar Ethan Bernstein, die bij Harvard Business School het gedrag van mensen in organisaties onderzoekt. (Bron: Sprout, 13 jul. 2018)

Lawaai op de werkvloer op epidemisch niveau

Het open kantoor is ontworpen om de samenwerking tussen collega’s te vergroten. Maar uit nieuw internationaal onderzoek blijkt dat geluidsoverlast in het open kantoor epidemische niveaus bereikt. In vergelijking met het onderzoek uit 2015 blijkt bovendien dat de omstandigheden sindsdien flink verslechterd zijn.

Oxford Economics interviewde in 2018 zo’n 500 senior executives en medewerkers die geen managersfunctie hebben uit verschillende sectoren en beroepsgroepen. Deelnemers komen uit het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Denemarken, Zweden, Finland, Noorwegen, de Verenigde Staten, India, China en Australië. Het onderzoek omvat ook gedetailleerde interviews met leidinggevenden die stappen ondernemen om de uitdagingen qua samenwerken en productiviteit aan te pakken. (Bron: HR Square, 15 jun. 2018)

Werken met een open kantoor en het is geweldig

Een openbaring: bij Sprout werken we met een open kantoor en het is geweldig. Alle negatieve verhalen over open kantoren, wij merken er in de praktijk bar weinig van. We zouden er niet aan moeten denken om in verschillende kamertjes te moeten typen aan uw dagelijks proza. Of nog erger: in van die Amerikaanse celvormige blokken.

Sprout noemt 3 manieren om wél goed te kunnen werken in een open kantoor. (Bron: Sprout, 9 aug. 2018)

Kantoortuinen, gaan ze ein-de-lijk verdwijnen?

We doen er al jarenlang onderzoek naar. En eigenlijk weten we het ook al jarenlang: mensen zijn zeer gevoelig voor afleiding. Afleiding zorgt voor concentratieverlies, stress en fouten. En dat maakt bijvoorbeeld kantoortuinen volstrekt ongeschikt als werkplek.

Dat vindt hoogleraar cognitieve psychologie dr. Stefan van der Stigchel (Universiteit Utrecht) ook. Hoewel hij ook twee voordelen ziet: besparing op huisvestingskosten en stimulans onderlinge samenwerking tussen medewerkers. (Bron: Arbo-online 7 dec. 2018)

Meer behoefte aan een aangepaste kantoortuin

Uit onderzoek van Mindspace (2018) blijkt dat werknemers behoefte hebben aan een kantoortuin met voldoende aanpassingen.

In tegenstelling wat velen altijd dachten - een kantoortuin vergemakkelijkt contacten - blijkt dat werknemers vaak meer behoefte hebben aan stilteruimtes waar ze ongestoord kunnen werken. Ook vergaderruimtes om rustig te kunnen overleggen met collega’s en privételefoonruimtes staan op de wensenlijst van vele medewerkers.

Ontwikkelingen antigeluid-paneel

We zijn in 2013 als onderzoekers van het onderzoeksinstituut CTIT van de Universiteit Twente een eerste lichtgewicht paneel hebben ontwikkeld, waarmee je met behulp van antigeluid het lawaai in een vliegtuig kunt verminderen. Doordat de panelen straks zware isolatiematerialen in de wanden van vliegtuigen kunnen vervangen, is er minder brandstof nodig om dezelfde afstand af te leggen. Dit maakt vliegen niet alleen goedkoper, maar ook milieuvriendelijker.

Of vliegtuigen nu uitgerust worden met deze panelen is de redactie van HR-kiosk onbekend. Wel bekend is dat de antigeluid, akoestische of gewoon wandpanelen hun intrede doen in kantoren en daarbuiten om ongewenst lawaai te verminderen. En hierbij kan je ook denken dat een van de bezwaren van de kantoortuin verbeterd wordt.

Gerelateerde artikelen en/of partner bijdragen:
Gerelateerd nieuws en/of opinies:



 Kantoor en kantoorinrichting    Maslow