Veelgestelde vragen over VMS beantwoordt

Artikelen  |  wo 12 nov 2025  |  Trefwoorden: , , ,



Wanneer je actief bent in de HR-sector, dan bestaat er een kans dat je weleens van VMS hebt gehoord. VMS is de afkorting van vendor management system. Met deze software wordt het voor bedrijven, organisaties, instanties en andere sectoren gemakkelijker om relaties te beheren. Denk aan relaties met personeel, maar ook met leveranciers. Maar hoewel je er wellicht van hebt gehoord, bestaat er wel een kans dat je niet precies weet wat je met VMS kunt. Om die reden beantwoorden we in dit artikel enkele veelgestelde vragen omtrent VMS, zodat je er een goed beeld van krijgt en weet of het wat voor je is.

Wat zijn de belangrijkste functies?

Allereerst is het goed om wat dieper in te gaan op de belangrijkste functies van een vendor management systeem. Een belangrijke ‘oplossing' van dit systeem is de centralisatie van vrijwel alle informatie. Een sleutelwoord waarmee alles binnen een organisatie een stuk gemakkelijker wordt gemaakt. Via het systeem kun je gemakkelijk contracten bewaren, maar ook informatie over de tarieven, de facturering, extra info over leveranciers en nog veel meer. In veel organisaties is dit niet overzichtelijk, met als gevolg dat je er meer tijd aan kwijt bent en alles bovendien een stuk foutgevoeliger is. Dat brengt ons ook direct bij de twee andere functies van het systeem. Je kunt namelijk op twee manieren kosten besparen met het systeem. Enerzijds door effectiever te werken, maar ook door meer inzicht te creëren. Wanneer je inzicht krijgt over alle uitgaven, dan wordt het gemakkelijker om gepaste acties te ondernemen.

Voor wie is het systeem bedoeld?

Dan gelijk een andere belangrijke vraag. Voor wie is de inhuurbeheer software dan precies bedoeld? In de eerste plaats is deze software zeer geschikt voor bedrijven die veel externe krachten inhuren. Wat je bijvoorbeeld veel in de IT-sector ziet, maar uiteraard ook in veel andere sectoren. Op de interne afdeling kan dit systeem dan prima worden gebruikt, met als positief gevolg dat alles een stuk soepeler en effectiever verloopt. Ook organisaties die veel inkopen, denk aan groothandels, doen er goed aan om te investeren in een VMS. Aangezien je dan, zoals we in de vorige alinea al aangaven, direct meer inzicht in de kosten krijgt. Ook heb je dan direct alle informatie over de verschillende leveranciers, contracten, tarieven, regelgeving en zo is er nog veel meer waar je aan kunt denken. Ook interne inhuurdesks hebben veel baat bij dergelijke systemen en HR-afdelingen die voor meerdere bedrijven werken.

Waarom wel of niet investeren?

In de twee vorige alinea's hebben we meer algemene informatie gegeven over de belangrijkste functies en voor wie de systemen zijn bedoeld. Maar wanneer is het nu wel of niet de moeite waard om erin te investeren? Het is sowieso de moeite waard wanneer je met veel externe arbeidskrachten werkt, te maken hebt met veel leveranciers, veel regelgeving hebt of meer overzicht over de kosten wilt. Kortom, wanneer je onderneming nogal complex is. Het is minder handig om in VMS te investeren wanneer je een zeer kleine organisatie hebt, je nog niet alle processen goed hebt ingericht of pas bent begonnen. Overigens wil dat uiteraard niet zeggen dat je er in de toekomst dan geen behoefte aan kan hebben. Dat kan namelijk wel degelijk. Daarom is het sowieso handig om je altijd te laten informeren door een professionele leverancier van de software. Een professional gaat in op je persoonlijke situatie met kijk op de toekomst. Hij biedt je een vrijblijvende offerte aan en geeft je over het algemeen meer inzicht. Dan kun je beter de balans opmaken en het voor jouw perfecte systeem uitkiezen.
 

Overzicht Volgende