De onderstaande activiteiten maken deel uit van het totale traject en moeten worden uitgevoerd volgens een strak projectplan:
• een projectleider aanstellen;
• arbeidsvoorwaarden analyseren;
• beloningsstrategie bepalen;
• een enquête houden;
• de doelstelling van het cafetariaplan bepalen;
• het keuzemenu (bronnen en doelen) samenstellen;
• intern en extern overleg voeren met alle betrokkenen;
• contracten voor onder andere verzekeringen, fietsplan en sparen regelen;
• een reglement opstellen en deze toetsen aan de fiscale, sociale en arbeidsrechtelijke wetgeving;
• een Persoonlijk Arbeidsvoorwaardenoverzicht, formulieren, verklaringen en aanvullende arbeidsovereenkomst opstellen;
• analyse-, advies- en helpfuncties regelen;
• het softwaresysteem installeren en implementeren;
• verschillende disciplines opleiden;
• nagaan welke managementrapportages zijn gewenst;
• evalueren;
• helpdesk, online helpfunctie en flexcoördinator instellen;
• een procedureboek maken;
• een promotie- en communicatieplan maken en uitvoeren.
De processen die essentieel zijn voor een succesvolle implementatie zijn verwoord in een stappenplan.
Stappenplan
Omdat het invoeren van flexibele arbeidsvoorwaarden een belangrijke organisatorische verandering binnen de onderneming teweegbrengt, is het essentieel dat het management vanaf het prille begin direct betrokken is bij de vele stappen en beslissingen die genomen moeten worden. Onderstaand geven we een voorbeeld van een stappenplan:
Onderzoeksfase:
Vaststellen strategische doelstelling flexibele arbeidsvoorwaarden
▼
Intentiebesluit Management
▼
Vaststellen huidige pakket arbeidsvoorwaarden
▼
Voorlopige inventarisatie problemen
▼
Opstellen voorlopig budget
▼
Inhuren externe consultant
▼
Benchmark arbeidsvoorwaarden en flexpakketten van vergelijkbare bedrijven in Nederland
▼
Vaststellen strategische waarde van een flexpakket
▼
Voorlopig besluit Management
▼
GO / NO GO
▼
Eerste ontwerp ruilmodel; inventarisatie organisatorische, juridische, fiscale en administratieve implicaties
▼
Informatie aan Ondernemingsraad
▼
Opinie-onderzoek bij personeel
Besluitfase:
Keuze software voor het flexpakket
▼
Definitief budget
▼
Besluit Management
▼
GO / NO GO
▼
Inrichten softwarepakket en koppeling met externe geautomatiseerde bestanden (salarisadministratie e.a.)
▼
Definitief vaststellen organisatorische, juridische, fiscale en administratieve regels en consequenties, rekenregels en limieten van de bronnen en doelen, et cetera
▼
Fiattering Belastinginspecteur en
UWV
▼
Opstellen reglement tbv personeel, aanpassing handboek personeel
▼
Instructies voor o.m. financiële en salarisadministratie, afdeling P&O
▼
Communicatieplan
▼
Instemming Ondernemingsraad
Voorlichtingsfase:
Voorlichtingsbijeenkomsten
▼
Pilotstudy softwarepakket
▼
Bijstelling budget
▼
Uitvoering flexpakket 1e ronde
▼
Behandeling klachten
Evaluatiefase:
Evaluatie; communicatie aan Management, Ondernemingsraad en personeel
▼
Bijstelling flexpakket
▼
Bijstelling budget
▼
Instemming Ondernemingsraad
▼
Informatie aan personeel
▼
Uitvoering 2e ronde
NB: Een originele stappenplan is die van BDO van
23 april 2014.
