Het hebben van een goede personeelsplanning is de fundering van een goed lopend bedrijf. Iedere HR-medewerker weet dit als geen ander. Zonder goede personeelsplanning worden werkzaamheden niet op tijd of helemaal niet afgemaakt. Het kan ook zo zijn dat medewerkers te veel uren maken ten opzichte van het beschikbare werk. Kortom, het hebben van een goede personeelsplanning is van uiterst belang.
Een personeelsplanning is een groot overzicht van het werkende personeel binnen een bedrijf. Allereerst geeft het aan welke werknemers op welke momenten aan het werk zijn. Het is dus een werkrooster. De planning laat ook zien wanneer bepaalde werknemers beschikbaar zijn om te werken, je ziet hoeveel uur er door iedereen gewerkt wordt en hoeveel diensten er nog open staan.
Het is van belang dat de werkplanning van het personeel goed geregeld is. Veel werknemers hebben een contact getekend voor een bepaald aantal uur per maand. Het bedrijf is dan ook verplicht om hen dit aantal uur te laten werken.
Daarnaast is een personeelsplanning van belang voor de lange termijn van het bedrijf. Misschien zijn er te veel medewerkers aan het werk ten opzichte van de beschikbare werkzaamheden. Dit betekent dat het bedrijf meer geld betaalt aan de salarissen van de medewerkers dan dat het verdient aan het werk. Op de lange termijn is dit uiteraard niet winstgevend en moet dit zo veel mogelijk voorkomen worden.
Aan de andere kant kan het ook zo zijn dat er juist te weinig personeel werkt binnen een bedrijf. De werkzaamheden worden hierdoor niet op tijd afgemaakt. In dat geval is het van belang dat er meer personeel wordt aangenomen om alle werkzaamheden te kunnen uitvoeren.
Een personeelsplanning wordt gemaakt op basis van de beschikbare werknemers. Er wordt gekeken naar de hoeveelheid werkzaamheden die er zijn en naar de hoeveelheid werknemers. Per dag of zelfs per uur is er een bepaald aantal werknemers nodig. Een goede werkplanning houdt rekening met alle factoren en zorgt ervoor dat er te allen tijde voldoende mensen op de vloer zijn.
Er zijn verschillende programma’s om de personeelsplanningen te optimaliseren. Ook de urenregistratie kan verlopen via dezelfde programma’s. Deze programma’s houden rekening met alle verschillende factoren: het aantal nodige werknemers, de beschikbaarheid van de werknemers en het aantal uren dat werknemers per week moeten werken. Door een dergelijk programma te gebruiken houden werkgevers meer tijd over om zich bezig te houden met andere zaken.